Vì sao nên chọn giải pháp phần mềm quản lý dự án Workspace - iHCM?

Để quản lý dự án, bạn sẽ cần trải qua quá trình lập kế hoạch dự án, điều phối nguồn lực, thời gian, quản lý và kiểm soát chặt chẽ tiến độ dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn đã cam kết với khách hàng, sử dụng ngân sách trong phạm vi được duyệt, đạt yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Quản lý dự án là công việc khá phức tạp cần đảm bảo:

- Một kế hoạch đúng đắn để thực hiện các mục tiêu chiến lược;

- Chất lượng công việc được triển khai và hoàn thành đúng như kỳ vọng;

- Đúng người thực hiện làm việc đúng mục tiêu đề ra;

- Tiến độ dự án luôn trong tầm kiểm soát và có báo cáo liên tục;

- Trao đổi và phản hồi trong suốt quá trình thực hiện.

Hiện nay, các phương pháp quản lý dự án truyền thống cũng đã không còn phù hợp, không đem lại hiệu quả cho các doanh nghiệp. Việc ghi chép, lưu trữ giấy tờ, tính toán thủ công gây lãng phí thời gian và tiền bạc, nhầm lẫn, sai sót trong quá trình xử lý thông tin. Khó khăn khi giao việc, theo dõi tiến độ công việc,…

Hiểu được các quy trình đặc thù trong quản lý dự án, mới đây, Hyperlogy đã cho ra mắt gói Giải pháp phần mềm quản lý dự án và cộng tác Workspace – công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp theo dõi cũng như quản lý toàn bộ quy trình của dự án từ A đến Z.

1. Lập kế hoạch dự án nhanh chóng

Giải phóng đầu óc khỏi việc ghi nhớ chi tiết các công việc, nhóm công việc trong dự án, Workspace cho phép nhà quản lý dự án nhanh chóng:

- Lập kế hoạch dự án

- Giao việc, phân công công việc cụ thể tới từng cá nhân

- Tạo các mốc thời gian (Milestone) trên bảng Gantt Chart

- Theo dõi tiến độ công việc, dự án

2. Dễ dàng kiểm soát tiến độ dự án

Giám sát tiến độ dự án theo khối lượng % công việc được hoàn thành. Tiến độ này sẽ được cập nhật liên tục theo thời gian thực qua:

- Hệ thống thông báo (Notifications) khi có người cập nhật kết quả công việc trong dự án. Các notifications này sẽ được gửi qua email hoặc qua thiết bị di động nếu người dùng cài đặt ứng dụng iHCM.

- Dashboard trực quan, đa chiều theo các dạng chart khác nhau như: Pie Chart, Stack Chart, List Chart, Multi Line Chart. Từ các Chart này, nhà quản lý dự án có thể nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của dự án, danh sách công việc chậm tiến độ, danh sách mốc thời gian của dự án, danh sách các công việc tạo và hoàn thành…

3. Hiển thị trực quan dự án

iHCM cho phép phân nhóm công việc thành nhiều cấp và thể hiện rõ trình tự của các công việc trong dự án.

Các công việc được sắp xếp theo mô hình Gantt Chart và Kanban, trong đó có Kanban thông thường và Kanban mở rộng. Kanban mở rộng cho phép người dùng có thể tuỳ chỉnh, thêm, bớt cột tuỳ theo đặc thù công việc dự án của mỗi đơn vị.

4. Cung cấp hệ thống báo cáo đa chiều

- Thống kê công việc của dự án

- Danh sách công việc của dự án

- Danh sách công việc quá hạn

- Danh sách công việc sắp đến han

- Danh sách công việc sắp thực hiện

Với hệ thống báo cáo này, Workspace giúp nhà quản lý dự án và lãnh đạo công ty nắm bắt được tổng quan tình hình thực hiện dự án và kiểm soát tiến độ tốt hơn.

5. Lưu trữ mọi thông tin dự án tập trung trên một hệ thống duy nhất

Thay cho các báo cáo công việc, các tin nhắn giao việc, phân công công việc, nhắc việc rải rác trên email, qua tin nhắn, qua Zalo… Workspace mang đến một không gian làm việc tập trung. Mọi hoạt động đều được lưu lại toàn bộ trong hệ thống. Do đó, khi cần người dùng có thể tìm lại bất kỳ thông tin gì hay bất kỳ dự án nào một cách dễ dàng.

Hoạt động trên một thể thống nhất, từ quản lý đến nhân viên đều cùng nhau làm việc trên Workspace. Hệ thống cũng cho phép tuỳ biến trong phân quyền: quyền xem, quyền sửa… để đảm bảo thông tin trong nội bộ.

6. Thúc đẩy tính cộng tác mạnh mẽ giữa các thành viên tham gia dự án

Giải pháp phần mềm quản lý dự án và cộng tác Workspace của iHCM góp phần trở thành cầu nối gắn kết, chia sẻ, thúc đẩy tinh thần cộng tác hoàn hảo trong các nhóm dự án. Workspace cũng giúp định hướng thông tin, là không gian chung cho nhóm dự án.

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tích hợp các công cụ giao tiếp: nhắn tin, gọi điện, video call, Workspace giúp các thành viên trong dự án kết nối liên tục trong suốt quá trình thực hiện.

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu nội bộ linh hoạt, có thể truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi với tính năng tìm kiếm tài liệu Full Text Search ưu việt.

Với những tiện ích và tính năng như trên, việc sử dụng Giải pháp phần mềm quản lý dự án và cộng tác Workspace để hỗ trợ sự phát triển cho dự án của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết, giúp cho các dự án có cơ hội thành công cao hơn.