Tính năng KPI giúp đo lường, đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu, công việc được thể hiện qua số liệu và biểu đồ trực quan. Các chỉ tiêu kết quả được đánh giá tự động và cộng dồn kết quả lên KPI của phòng ban và công ty. Ngay lập tức người lãnh đạo có thể thấy được kết quả hoàn thành chỉ tiêu và bức tranh tổng thể của toàn doanh nghiệp. Biết được các mắt xích yếu kém để có phương án hỗ trợ kịp thời.
1. Xác định mẫu KPI
iHCM là công cụ hỗ trợ quản lý và đo lường KPI một cách hiệu quả, giảm thiểu tối đa thời gian triển khai, dữ liệu thống nhất minh bạch, thống kê, đánh giá, và tổng hợp kết quả KPI chính xác.
Trước khi thiết lập KPI, doanh nghiệp cần xác định được mẫu KPI sử dụng. Mẫu KPI được chọn sẽ được áp dụng thống nhất cho đơn vị trong suốt quá trình xây dựng và sử dụng các chỉ tiêu KPI.
Để thiết lập mẫu KPI, người dùng vào Module “KPI” -> “Quản trị KPI” -> “Mẫu KPI”.
Phần mềm cho phép người sử dụng lựa chọn 2 mẫu KPI:
Mẫu KPI 1: Điểm đánh giá KPI được tính theo thang điểm từ 1-5 tương ứng với hệ số hoàn thành. Điểm KPI cao nhất được đánh giá theo mẫu này là 5.
Mẫu KPI 2: Điểm đánh giá được tính trực tiếp từ chỉ tiêu và kết quả. Phần mềm so sánh kết quả với chỉ tiêu đề ra và tính điểm tương ứng.
2. Thiết lập KPI
Việc thiết lập KPI trên iHCM được thực hiện bằng cách Click vào nút 
trên thanh menu ngang chọn “Tạo KPI”, hoặc vào Module “KPI” -> chọn “Danh sách KPI” -> “Tạo KPI” để thiết lập KPI và nhập các thông tin liên quan đến mục tiêu.
TAB 1: THÔNG TIN MỤC TIÊU
• Chọn mục tiêu: Lựa chọn mục tiêu đã có sẵn (Lựa chọn mục tiêu có sẵn phần mềm sẽ tự động lấy ra các thông tin trong tab Thông tin mục tiêu)
• Loại mục tiêu: Lựa chọn loại mục tiêu cần xây dựng chỉ số đo lường KPI
o Đơn vị: Mục tiêu cho công ty, phòng ban, bộ phận
o Nhân viên: Mục tiêu cho nhân viên
• Đơn vị/ nhân viên: Lựa chọn đơn vị/ nhân viên thực hiện của mục tiêu
• Mục tiêu: Thiết lập tên mục tiêu
• Bảng mục tiêu: Lựa chọn các bảng được thiết lập sẵn trong quản trị dùng để quản lý các mục tiêu theo từng năm hoặc dùng theo mục đích.
• Mức độ chia sẻ: Lựa chọn để cấu hình mặc định các cá nhân có quyền trên mục tiêu đang thiết lập (cấu hình chi tiết tại module quản trị)
o Chung toàn doanh nghiệp/ chung
o Riêng phòng ban bộ phận/ riêng
• Nhóm mục tiêu: Lựa chọn nhóm mục tiêu đã được thiết lập sẵn
• Trọng số: Xác định mức độ quan trọng của mục tiêu.
• Ngày bắt đầu/ hạn hoàn thành: Nhập liệu thời gian cho mục tiêu
• Mô tả: Cập nhập mô tả chi tiết cho mục tiêu
• Liên kết: Liên kết đến mục tiêu cha (Bản đồ mục tiêu sẽ tự động vẽ theo liên kết này)
• Người thực hiện: Click chọn để thêm người tham gia thực hiện cho mục tiêu và check chọn quyền
o Quyền đọc: Được xem mục tiêu
o Quyền thông báo: Được xem và nhận thông báo liên quan đến mục tiêu
o Quyền Thảo luận: Được xem, nhận thông báo, thảo luận trên mục tiêu
o Quyền Báo cáo: Được xem, nhận thông báo, thảo luận, cập nhật mức độ hoàn thành của mục tiêu.
o Quyền ghi: Bao gồm các quyền trên và quyền sửa tên, thay đổi thời gian hoàn thành mục tiêu
TAB 2: THÔNG TIN KPI
• Chọn KPI có sẵn: Lựa chọn KPI đã được thiết lập sẵn trong thư viện KPI (Lựa chọn KPI từ thư viện phần mềm sẽ tự động lấy ra các thông tin đã được thiết lập sẵn)
• Tần suất: Lựa chọn tuần suất, chu kỳ cần đo lường KPI: Ngày, tuần, tháng, quý, năm
• Loại giá trị:
o Kiểu số: Định dạng KPI kiểu số
o Kiểu danh mục: Định dạng KPI kiểu danh mục tự định nghĩa
TAB 2.1: Thông tin KPI Kiểu số
• Chiều hướng tốt: Xác định chiều hướng tốt cho KPI
o Tăng: chiều hướng tăng là tốt (các chỉ số về doanh thu, độ hài lòng khách hàng….)
o Giảm: chiều hướng giảm là tốt (các chỉ số về chi phí, phản hồi xấu từ khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi...)
• Hệ số hoàn thành (K): Dùng để xác định điểm KPI đạt được trong thang điểm KPI
o Kết quả thực hiện: Lấy kết quả thực hiện so sánh với kết quả trong thang điểm
o Kết quả/chỉ tiêu: Lấy % kết quả/ chỉ tiêu so sánh với % trong thang điểm
• Đơn vị đo: Xác định đơn vị đo lường của KPI (triệu đồng, số, %, ...)
• Tính điểm đánh giá KPI: Xác định thang điểm để đánh giá KPI (điểm, xu hướng)
• Chỉ tiêu mặc định: Mặc định sẵn chỉ tiêu cho các chu kỳ thực hiện
• Nhận kết quả từ KPI khác: lựa chọn các KPI nguồn để cộng dồn hoặc tính trung bình lên KPI đích
• Tính chỉ tiêu theo công thức: Chỉ tiêu được tự động tính tổng hoặc trung bình theo công thức
• Thực hiện: Nhấn thực hiện để hoàn tất việc thiết lập KPI
TAB 2.2: Thông tin KPI Kiểu danh mục
• Tính điểm đánh giá KPI: Người dùng tự định nghĩa các danh mục trong thang điểm KPI, tự xác định mực điểm và xu hướng cho từng danh mục
• Chỉ tiêu mặc định: Lựa chọn 1 trong các danh mục đã thiết lập để làm chỉ tiêu mặc định cho các chu kỳ thực hiện
• Thực hiện: Nhấn thực hiện để hoàn tất việc thiết lập KPI
3. Quản lý KPI
3.1. Danh sách KPI
Việc quản lý KPI trên iHCM được phân cấp theo từng cấp độ: KPI cấp công ty, KPI cấp phòng ban và KPI cấp cá nhân.
Người dùng đi từ menu chức năng, bấm chọn “KPI” -> chọn “Danh sách KPI” để theo dõi và quản lý KPI.
• Nhóm: Phân nhóm theo nhóm của mục tiêu
• Mục tiêu: Quản lý các thông tin chung
o Tên mục tiêu
o Số công việc hoàn thành trên tổng số công việc của mục tiêu
o Số lượng comment
o Đơn vị, cá nhân phụ trách mục tiêu
o Thông tin chi tiết KPI
• Đơn vị đo: Đơn vị đo lường KPI
• Tần suất: Tần suất đo lường
• Trọng số tổng: Tổng trọng số theo nhóm
• Trọng số: Trọng số từng KPI
• Chỉ tiêu mặc định: Chỉ tiêu mặc định cho các chu kỳ thực hiện
3.2. Dữ liệu KPI
Tại tính năng Dữ liệu KPI người dùng có thể giao chỉ tiêu, nhập kết quả KPI, kiểm soát xu hướng của 7 chu kỳ gần nhất, kiểm soát điểm số và Ghi chú.
Người dùng đi từ menu chức năng, bấm chọn “KPI” -> chọn “Danh sách KPI” để theo dõi và quản lý KPI.
• Nhóm: Phân nhóm theo nhóm của mục tiêu
• Mục tiêu: Thông tin mục tiêu
• Đơn vị đo: Đơn vị đo KPI
• Trọng số: Trọng số KPI
• Chỉ tiêu: Giao chỉ tiêu KPI theo từng chu kỳ
• Kết quả: Cập nhật kết quả KPI theo từng chu kỳ
• Biểu đồ: Thể hiện thông tin của 7 chu kỳ gần nhất
• Hệ số hoàn thành, điểm: Được tự động tính toán theo thiết lập ban đầu
• Điểm theo trọng số: Được tính theo công thức điểm * trọng số KPI
• Ghi chú: Nhập các thông tin ghi chú theo từng chu kỳ KPI
3.3. Thông tin KPI
Người dùng đi từ menu chức năng, bấm chọn “KPI” -> chọn “Danh sách KPI -> Lựa chọn KPI cần xem chi tiết -> click Thông tin KPI” để quản lý chi tiết thông tin KPI.
Tính năng thông tin KPI giúp người dùng theo dõi chi tiết nội dung từng KPI bao gồm các thông tin:
• Tên mục tiêu
• Thời hạn mục tiêu
• Biểu đồ 7 chu kỳ gần nhất (lựa chọn thời gian để xem thêm các chu kỳ)
• Chỉ tiêu: Chỉ tiêu KPI được giao theo từng chu kỳ
• Kết quả: Kết quả KPI được cập nhật theo từng chu kỳ
• Hệ số hoàn thành, điểm: Được tự động tính toán theo thiết lập ban đầu
• Điểm theo trọng số: Được tính theo công thức điểm * trọng số KPI
• Ghi chú: Nhập các thông tin ghi chú theo từng chu kỳ KPI
• Thông tin KPI: Là các thông tin đã được thiết lập sẵn và không được thay đổi
4. Duyệt kết quả KPI
Sau khi chỉ tiêu được giao và kết quả được cập nhật thì người có thẩm quyền (được phân quyền trong admin) sẽ duyệt mức độ chính xác của KPI.
Người dùng đi từ menu chức năng, bấm chọn “KPI” -> chọn “Dữ liệu KPI -> Lựa chọn đối tượng cần duyệt -> click Duyệt KPI ” để thực hiện duyệt chỉ tiêu hoặc kết quả KPI.
• Click các nút duyệt màu cam để duyệt chỉ tiêu
• Click các nút duyệt màu xanh để duyệt kết quả
• Click duyệt tất cả để duyệt tất cả chỉ tiêu hoặc kết quả cùng lúc
Sau khi nhấn duyệt chỉ tiêu hoặc kết quả, những KPI được duyệt sẽ không được phép thay đổi thông tin, trong trường hợp cần thiết phải thay đổi thì cần bỏ duyệt tại các trường thông tin để có thể thay đổi nội dung.
5. Báo cáo KPI
5.1. Báo cáo KPI nhân viên
Người dùng đi từ menu chức năng, bấm chọn “KPI” -> chọn “Báo cáo KPI -> Lựa chọn Báo cáo KPI nhân viên” Để kiểm soát báo cáo KPI nhân viên.
Người dùng lựa chọn điều kiện tìm kiếm tại trường Thông tin tìm kiếm.
Nhấn kết xuất để kết xuất báo cáo ra excel.
5.2. Báo cáo KPI tổng hợp
Người dùng đi từ menu chức năng, bấm chọn “KPI” -> chọn “Báo cáo KPI -> Lựa chọn Báo cáo KPI tổng hợp” Để kiểm soát báo cáo KPI tổng hợp.
Người dùng lựa chọn điều kiện tìm kiếm tại trường Thông tin tìm kiếm.
Nhấn kết xuất để kết xuất báo cáo ra excel.
Link tải tài liệu hướng dẫn quản lý KPI trên phần mềm iHCM
Hoạch định - Giám sát - Đánh giá
03 giai đoạn giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh
Phần mềm quản lý iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.
Thành lập từ 2003 với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT
Chứng chỉ ISO27001 từ QUACERT cho sản phẩm & dịch vụ
Hyperlogy là thành viên của
Hiệp Hội An Toàn
Thông Tin Việt Nam
Hiệp Hội Phần Mềm Và
Dịch Vụ CNTT Việt Nam
Hiệp hội Internet
Việt Nam
