5 lời khuyên giúp doanh nghiệp quản lý freelancer làm việc từ xa hiệu quả!

Hiện nay, giảm chi phí và tối ưu hóa ngân sách đang là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm đặc biệt là đối với các startup. Một số doanh nghiệp đã nghĩ tới việc thuê freelancer giúp giải bài toán chi phí.

Đây là hình thức sử dụng lao động khá mới mẻ nên nhiều doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc quản lý đội ngũ làm việc từ xa này hiệu quả. Bài viết sau đây là 5 lời nguyên đồng thời cũng là 5 nguyên tắc chủ chốt được chúng tôi tham khảo và tổng hợp nhằm hỗ trợ tận dụng tối đa năng suất làm việc từ nguồn nhân lực này.

1. Duy trì sự giao tiếp liên tục

Duy trì sự giao tiếp liên rục, rõ ràng với các freelancer làm việc từ xa, hãy dùng công nghệ liên lạc bằng hình ảnh như video conferencing. Trong các cuộc họp, hãy chia sẻ màn hình để giải thích tốt hơn những gì nhà quản lý muốn họ thực hiện. Tham khảo ứng dụng chat khi thảo luận nhóm về công việc và dành một chút thời gian tán gẫu với họ sau khi cuộc họp kết thúc.

2. Khuyến khích sự cộng tác

Hãy sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu cho việc chia sẻ tài liệu và file. Đừng phụ thuộc vào email cho việc chia sẻ file, vì chúng có thể bị thất lạc và mọi người có thể phải tốn thời gian, cũng như gặp khó khăn trong việc làm quen với những thay đổi trong các phiên bản mới. 

Hãy giao cho họ những công cụ mà họ cần có để làm việc hiệu quả và bảo đảm rằng mọi thành viên trong nhóm đều sử dụng những công cụ này. Hiện tại cũng có sẵn nhiều công cụ miễn phí và hữu ích khác cho các nhóm làm việc qua mạng như phần mềm quản lý công việc nhóm nhân viên iHCM phiên bản Miễn phí. Nhà quản lý có thể tạo tài khoản sử dụng cho freelancer, giao việc, theo dõi công việc, trao đổi công việc, tài liệu trên phần mềm iHCM. Công cụ này đặc biệt tiện lợi cho những người làm việc từ xa, mọi thông tin thay đổi, comment phản hồi công việc được cập nhật liên tục, theo thời gian thực và có notifications (thông báo) ở mọi thiết bị: PC, tablet hay smartphone.

3. Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng

Gắn những công việc của các freelancer với mục tiêu của nhóm, của phòng ban và cho họ thấy những điều doanh nghiệp kỳ vọng từ họ. Hãy đặt mục tiêu cho họ, thiết lập lịch trình, đưa ra phản hồi về tiến bộ của họ và xây dựng một quy trình chính thức để xem xét hiệu suất làm việc của họ.

Hằng tuần, nhà quản lý nên tổ chức những cuộc họp cập nhật tình hình dự án với các nhân viên làm việc từ xa của mình, cùng xem lại những công việc mà bạn đã kì vọng từ họ. Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không biết họ đang làm việc thế nào thì họ không thể có động lực khiến cho họ trở nên tốt hơn.

4. Thường xuyên theo dõi công việc của họ

Đừng quản lý các nhân viên làm việc từ xa của bạn theo kiểu quá “vi mô”. Thay vào đó, hãy cho họ sự linh động mà họ cần, nhưng đừng để họ hoàn toàn “tự tung tự tác”. Sử dụng phần mềm quản lý công việc iHCM, nhà quản lý hoàn toàn có thể quản lý tiến độ hoàn thành từng công việc của freelancer và có những hỗ trợ nhanh nhất khi họ gặp vướng mắc.

5. Cho họ cảm thấy họ là một phần của công ty

Làm việc với freelancer không có nghĩa là doanh nghiệp không quan tâm đến cuộc sống cá nhân của họ, nhà quản lý trực tiếp hãy thiết lập mối quan hệ gần gửi với họ, cố gắng tìm hiểu họ, thường xuyên cập nhật thông tin về các đồng nghiệp thường xuyên với họ cũng như những chính sách đãi ngộ của công ty và nếu có cơ hội, hãy mời họ trở thành nhân viên chính thức của công ty.

Nguồn tổng hợp