Lập bảng mô tả công việc có hiệu quả

Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi bạn tiến hành việc thuê nhân công sẽ giúp lựa chọn các ứng viên tốt nhất trong tập hồ sơ xin việc. Công việc này gồm hai phần – tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc và lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.

Lập bản mô tả công việc chính xác rất cần thiết khi đăng quảng cáo tuyển dụng cũng như thực hiện các công việc đánh giá năng lực nhân viên. Với tuyển dụng, nó giúp bạn thấy một cách rõ ràng là bạn đang tìm kiếm năng lực cụ thể nào và hướng quảng cáo của bạn vào những đặc tính đó để thu hút những ứng viên đáp ứng được yêu cầu một cách tốt nhất. Hãy sử dụng những lời khuyên dưới đây khi bạn lập một bảng mô tả công việc.

Tránh những điều chung chung

Khi mô tả những nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn cần người lao động thực hiện thì cố gắng càng chi tiết càng tốt. Cân nhắc về những lợi ích mà người lao động sẽ mang lại cho tổ chức của bạn hoặc mang lại cho khách hàng của bạn. Ví dụ đừng miêu tả một nhân viên cửa hàng video chỉ đơn giản là người sẽ “cho khách hàng thuê video”. Thay vào đó, bạn sử dụng những từ như “sẽ trợ giúp khách hàng trong việc chọn các bộ phim, chia sẻ những hiểu biết của mình về các bộ phim đương đại hoặc cổ điển”, bạn sẽ biết bạn cần một người yêu thích phim và có thể truyền sự ham thích của mình cho các khách hàng của bạn.

bảng mô tả công việc - phân tích công việc

Đặt thứ tự ưu tiên

Khi mà bạn đã tạo ra một danh sách các trách nhiệm và nhiệm vụ, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Hãy bắt đầu với các kỹ năng cơ bản của công việc sẽ được thực hiện. Bằng cách này bạn sẽ biết những kỹ năng nào cần cho việc thực hiện thành công công việc, điều gì cần thiết và điều gì trên thực tế có thể không thích hợp. Thuê lao động thường là công việc đòi hỏi phải có sự đánh đổi, vì thế việc đặt thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn quyết định cái mà bạn có thể chấp nhận hoặc không thể chấp nhận được.

Sử dụng các tiêu chí có thể đo được

Hãy nói rõ cách thực hiện công việc mà bạn trông đợi ở nhân viên và tìm cách để định lượng các tiêu chí này bằng các con số và thời gian ngay khi có thể. Nếu không, bạn có thể đã thuê một người có thể thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu nhưng với hiệu suất không cao hoặc làm không đến nơi đến chốn. Ví dụ, liệu một kế toán trưởng có phải quản lý một, bốn hoặc mười tài khoản cùng một lúc hay không? Một kế toán viên có cần phải cập nhật tài khoản phải thu hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng hay không?

Biểu đồ năng lực nhân viên - bảng mô tả công việc

Yêu cầu sự giúp đỡ

Dành thời gian tư vấn những người khác trong cơ quan, những người sẽ quản lý hoặc làm cùng với người lao động mới để lấy ý kiến của họ về những nhiệm vụ chính mà người lao động mới sẽ đảm nhiệm làm cơ sở để lập bản mô tả công việc. Những người làm việc trực tiếp với nhau thường sẽ biết rõ hơn về những kỹ năng làm việc hàng ngày cần có để thực hiện tốt công việc. Những ý kiến đó là vô cùng quý giá đối với bạn.

Các thành phần

Một bản mô tả công việc đầy đủ gồm các thành phần sau:

Mục tiêu của vị trí công tác

Bản mô tả công việc cần nêu được mục tiêu của vị trí công việc: “Vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc mà vị trí này đảm nhận. Chẳng hạn, vị trí Trưởng phòng kinh doanh có chức năng đảm bảo doanh thu cho công ty thì mục tiêu có thể là “Đảm bảo doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh”.

Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng của bộ phận. Để thực hiện được từng chức năng, bản mô tả công việc cần chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ. Nhiệm vụ được sử dụng để trả lời câu hỏi “Làm cái gì?” chứ không phải là “Làm như thế nào?”.

Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng từ cao đến thấp, đồng thời được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng. Mỗi nhiệm vụ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ nên có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng cho vị trí công tác. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn đã cho, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực (tài chính, nhân sự, vật chất khác,....) hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu liên quan tới tài sản, tài chính, pháp lý, con người trong quá trình thực thi.

Tiêu chuẩn năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu. Các yêu cầu năng lực có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ. Các tiêu chuẩn năng lực cùng các mức độ của chúng cần thiết cho vị trí công tác cần được định nghĩa rõ ràng để đảm bảo có thể đo lường được năng lực nhân viên như đề cập ở phần trên.

Suy nghĩ về lập bản mô tả công việc một cách hoàn chỉnh là việc đáng để bạn phải tốn thời gian và công sức. Một bản mô tả công việc không rõ ràng, rắc rối hoặc không chính xác có thể khiến bạn khó gắn kết giữa công việc với ứng viên bởi vì bạn không thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi những gì.

Phần mềm Quản lý từ điển năng lực iHCM - Công cụ quản lý năng lực và mô tả công việc cho tổ chức

Phần mềm đánh giá năng lực nhân viên iHCM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý từ điển năng lực mà còn hoạch định nguồn nhân lực, xây dựng đội ngũ kế thừa, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, từ điển năng lực là nền tảng hỗ trợ xây dựng hệ thống lương và phúc lợi.

Đánh giá so sánh năng lực

Thể hiện mức độ kỳ vọng năng lực cho từng vị trí công tác.

Đánh giá năng lực nhân viên

Tải tài liệu "Mẫu đánh giá thành tích và năng lực" hoàn toàn miễn phí!

iHCM được thiết kế giúp doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý từ điển năng lực, trong đó đã có sẵn 86 khung năng lực, tương ứng với nó là 102 vị trí công tác cơ bản mà tổ chức thường sử dụng, bao gồm cả năng lực hành vi và năng lực chuyên môn, bộ từ điển năng lực trong phần mềm iHCM được tham khảo từ bộ từ điển năng lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary) và bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD - Anh Quốc), doanh nghiệp tổ chức có thể chỉnh sửa, tùy biến các khung năng lực này theo nhu cầu sử dụng của mình. Quý khách hàng có thể tham khảo mẫu đánh giá năng lực tại đây. Vào đây để tải bộ từ điển năng lực hành vi, vào đây để tải bộ từ điển năng lực chuyên môn ngành IT. Đọc thêm tại đây để tìm hiểu thêm các loại năng lực có trong từ điển năng lực, sự khác nhau giữa năng lực hành vi và năng lực chuyên môn.