6 Bước để giúp những nhân viên chậm chạp làm việc nhanh hơn

Nhân viên của bạn có đang tiêu tốn nhiều ngày chỉ để hoàn thành một công việc đáng ra chỉ mất có vài giờ để làm? Nếu có, đây chính là một bài viết dành cho bạn. Những chiến lược được giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện tốc độ và chất lượng làm việc của những nhân viên chậm chạp.

Tất cả chúng ta đều thích nghe những lời đường mật và nhân viên của bạn cũng không là ngoại lệ. Bạn có biết ai phải mất đến tận 2 ngày chỉ để hoàn thành một công việc tốn có một giờ? Tuy nhiên, có một tin tốt là: ngoài việc phát triển được chiến lược để gia tăng tốc độ làm việc của các nhân viên chậm chạp, mà bạn còn tăng được chất lượng công việc của họ bằng 06 bước sau:

1. Trả lời câu hỏi vì sao nhân viên lại làm việc chậm chạp 

Phương pháp này rất đơn giản: Bạn chỉ cần cần hỏi thẳng chính nhân viên đó. Hãy giải thích cho họ rằng bạn nhận thấy tốc độ của họ đang ở dưới mức trung bình và hỏi xem điều gì đã khiến họ chậm lại như thế. Họ có thể sẽ lúng túng. Họ có thể sẽ kể rất tỉ mỉ, họ đang bị cuốn vào những thứ mà không phải là vấn đề trọng yếu đối với bạn. Thậm chí, có khi họ cũng biết hiệu suất của mình dưới mức trung bình và còn cảm thấy vui khi được hỏi đến. Trong nhiều trường hợp, có vô vàn vấn đề khiến nhân viên làm việc chậm hơn bạn mong muốn, và bước đầu tiên để giải quyết là xác định được nguyên nhân của vấn đề.

2. Cùng làm việc nhóm với họ

Các nhân viên sẽ phản kháng khi họ cảm thấy bị dồn vào thế bí, và điều này trái ngược với những gì bạn mong đợi. Hãy nói rõ rằng bạn ở đấy để giúp đỡ họ, chứ không phải chỉ là chỉ tay năm ngón và rồi bỏ đi luôn. Hãy hỏi họ, "Chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình?" hoặc "Tôi có thể làm gì để giúp đỡ bạn?". Đôi khi vấn đề sẽ được giải quyết ngay ở những câu trả lời, chỉ cần bạn chịu đặt câu hỏi.

3. Đưa ra deadline rõ ràng với thứ tự ưu tiên cụ thể

Deadline của mỗi công việc được thiết lập rất rõ ràng trên phần mềm iHCM.

Bạn biết đâu là công việc quan trọng nhất, nhưng liệu nhân viên của bạn có biết điều đó? Ngoài đưa cho nhân viên danh sách việc cần làm (to-do list), bạn cũng cần sắp xếp rõ thứ tự ưu tiên công việc, hoặc bạn phải tính đến trường hợp nhân viên của bạn sẽ làm những công việc ít quan trọng và dễ nhất trước tiên. Và đừng quên định Luật Parkinson - Công việc luôn tự phình ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó, vì thế đừng ngại đưa ra các deadline khắt khe và rõ ràng cho nhân sự của bạn. Bạn cũng sẽ không rõ họ có thể hoàn thành các dự án nhanh đến đâu, trừ khi bạn thúc đẩy họ.

4. Hạn chế phiền nhiễu

Những nhân viên cảm thấy quá tải lại chỉ thực hiện được rất ít công việc, nhưng nếu giao cho họ công việc trong từng khoảng thời gian riêng biệt, họ có thể bứt phá năng lượng phi thường của công việc. Hãy tìm cách để cải thiện môi trường của những nhân viên có vấn đề và cho họ cơ hội đạt được thành công. Nên nhớ chúng ta luôn bị phân tâm bởi nhiều thứ khác nhau. Tôi đã học được một bài học, tôi không thể nào vừa giải quyết được đống email khổng lồ, vừa cố gắng hoàn thành một công việc phức tạp trước thời hạn, bởi vì nhiều khả năng tôi sẽ bị chệch hướng bởi hàng tá câu hỏi của khách hàng. Hãy xác định lý do vì sao nhân viên của bạn lại làm việc chậm chạp và tìm cách giải quyết chúng.

5. Tìm hiểu những gì nhân viên của bạn muốn làm

Khi bạn dành thời gian để khám phá những công việc nào sẽ mang lại cảm giác thành tựu cho nhân viên, bạn sẽ tìm ra những gì họ có thể làm tốt. Nếu không giao cho nhân viên những công việc họ ưa thích, nó sẽ tạo cảm giác là bạn đang giao việc dựa trên thế mạnh của nhân viên. Nếu bạn có thể cân bằng giữa công việc mà họ cảm thấy nhàm chán với công việc mà họ yêu thích, nhân viên sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn và ít có khả năng kéo chậm tốc độ. Bạn không cần phải đối xử với họ như các em bé ở trường mầm non, nhưng nhân viên cảm thấy có sự cân bằng giữa thành tựu và thách thức sẽ làm việc hiệu quả nhất.

6. Thường xuyên phản hồi (feedback) công việc

Hãy gặp gỡ các nhân viên làm việc chậm chạp, tìm ra vấn đề đang tồn tại và phát triển kế hoạch để tăng tốc độ hoàn thành công việc của họ. Bước quan trọng cuối cùng là theo dõi quá trình. Hãy lên kế hoạch cho một loạt các cuộc họp để thảo luận về hiệu suất, sự tiến bộ của từng người và ra quyết định về cách mọi thứ nên được tiến hành.

Nhân viên và nhà quản lý có thể trao đổi, phản hồi công việc ngay trên phần mềm iHCM mọi lúc, mọi nơi.

Điều này cũng rất quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu. Khi bạn có nhân viên đơn giản là chỉ tụt hậu một chút, bạn không nhất thiết phải sa thải họ nếu các đánh giá đầu tiên cho thấy họ đã không đạt được hoàn toàn tất cả mọi thứ. Sự tiến bộ đáng kể của mỗi người giúp bạn có một cái nhìn tích cực, trong khi vẫn hướng tới mục tiêu cuối cùng. Hãy phê bình một cách có tính xây dựng và tập trung vào những gì họ đã hoàn thành. Điều này giúp buổi họp đi theo hướng tích cực, chứ không phải là một cái gì đó khiến nhân viên của bạn lo sợ.

Một lợi ích đáng chú ý trong việc giải quyết các vấn đề của người lao động làm việc chậm chạp đó là: đem lại một viễn cảnh tốt đẹp hơn cho họ. Khi nhân viên của bạn thấy rằng bạn có kỳ vọng cao nhưng lại không yêu cầu sự hoàn hảo. Họ sẽ hiểu rằng bạn đánh giá cao họ và đóng góp của họ đủ để hướng tới kết quả tốt hơn. Cảm giác được hỗ trợ và có giá trị sẽ chuyển thành lòng trung thành, nhân viên lâu dài - những người bạn có thể tin tưởng để làm việc kịp thời.

Theo Saga

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.