Khung năng lực là gì?

Theo Cục quản lý nhân sự của Mỹ (Office of Personnel Management), Năng lực (Competency) là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác. Khái niệm về Khung năng lực được bắt nguồn từ định nghĩa về Năng lực đã được nghiên cứu, áp dụng trong quản lý nhân sự ở cả lĩnh vực công và tư tại nhiều quốc gia.

Như vậy, Khung năng lực là hệ thống cụ thể hóa các hành vi cần thiết của năng lực ở các cấp bậc khác nhau, áp dụng với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp để hoàn thành một công việc.

Ngày nay, Khung năng lực đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, được áp dụng trong quản lý, đào tạo nhân sự, cơ cấu tuyển dụng và đánh giá nhân viên cuối năm.

Mô hình năng lực ASK

Với việc ứng dụng Khung năng lực, doanh nghiệp có thể tập trung vào mô hình năng lực ASK với tổ hợp ba yếu tố giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí về thời gian và tài chính.

- Kiến thức (Knowledge): được đào tạo, tự nghiên cứu hoặc tích lũy từ thực tế.

- Kỹ năng (Skill): Khả năng xử lý công việc thực tế thông qua các kỹ năng đã được rèn luyện và thực hiện nhiều lần

- Thái độ (Attitude): Cách nhìn nhận/ tư duy về công viêc, nhiệm vụ, đồng nghiệp, cộng đồng.

Hướng dẫn doanh nghiệp tự xây dựng khung năng lực với 5 bước cơ bản

Phân nhóm năng lực trong doanh nghiệp

Từ đó, Khung năng lực là bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm một cá nhân cần để hoàn thành tốt công việc. Kết cấu của Khung năng lực thường gồm 3 nhóm năng lực chính sau:

- Nhóm năng lực cốt lõi cần thiết cho tất cả các vị trí: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định, giải quyết vấn đề,…

- Nhóm năng lực chuyên môn: Kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể để hoàn thành một công việc, ví dụ như: kỹ năng lập trình, kỹ năng bán hàng,…

- Nhóm năng lực quản lý/lãnh đạo sẽ tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý: Hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực; Kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc

Việc chia làm ba nhóm Khung năng lực như vậy chỉ mang tính chất tương đối bởi vì năng lực giao tiếp là năng lực cốt lõi cho mỗi công việc nhưng nó lại là yếu tố cấu thành trong năng lực chuyên môn của nhân viên bán hàng.

Ứng dụng của Khung năng lực

Tuyển dụng

Khung năng lực thường được sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng đội ngũ nhân viên. Các năng lực trong Khung năng lực sẽ giúp nhà quản lý xây dựng chân dung từng các vị trí công tác cùng với các yêu cầu công việc cụ thể. Thêm nữa, nó còn giúp nhà quản lý xác định những năng lực có thể đào tạo, năng lực cần phải đáp ứng ngay khi tuyển dụng nhân sự và những năng lực khó phát triển.

Đào tạo nhân sự

Khung năng lực cũng là cơ sở quan trọng cho quá trình đào tạo nhân sự như xác định được nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ nhân viên. Khi xây dựng Khung năng lực, doanh nghiệp sẽ phải xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển lên đồng thời thực hiện đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên. Khung năng lực giúp cho doanh nghiệp biết được năng lực của nhân viên mình đang ở đâu? Cần gì và thiếu gì?…

Đánh giá và xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên phù hợp

Khung năng lực hỗ trợ nhà quản lý thiết lập một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ cho nhân viên. Qua Khung năng lực, người quản lý sẽ có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát, đo lường và xác định nhưng gì cần tập trung và thúc đẩy trong thảo luận đánh giá thành tích.

Rào cản khiến các doanh nghiệp thất bại trong xây dựng Khung Năng Lực

Một số doanh nghiệp chưa hiểu rõ tính ứng dụng của bộ Khung năng lực trong đánh giá nhân sự dẫn tới những bất cập khi triển khai và ứng dụng:

- Những kỹ năng, kiến thức mở rộng không được đào tạo chuyên sâu dễ dẫn tới việc hiểu sai, làm sai cách xây dựng Khung năng lực.

- Năng lực đưa ra quá cao hay quá thấp so với thực tế doanh nghiệp.

- Tâm lý sợ sa thải, sợ mất việc do hiểu sai mục đích của việc xây dựng Khung năng lực để đánh giá.

- Tham khảo các chương trình xây dựng Khung năng lực có sẵn mà không tùy biến theo yêu cầu của doanh nghiệp dẫn tới, bộ khung năng lực không đồng nhất về văn hóa, mục tiêu, quy trình đào tạo nhân sự nội bộ của riêng doanh nghiệp.

- Tốn chi phí thuê các đơn vị tư vấn xây dựng Khung năng lực bên ngoài.

Do đó, nhằm giúp nhà lãnh đạo có thể tự xây dựng Khung năng lực theo yêu cầu doanh nghiệp mình, chúng tôi xin giới thiệu cách xây dựng Khung Năng Lực hiệu quả cho đào tạo nhân sự, tuyển dụng hay đánh giá nhân sự.

5 Bước giúp doanh nghiệp tự xây dựng Khung năng lực và ứng dụng thành công

Bước 1: Xác định rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng Khung năng lực

Để xây dựng Khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng Khung năng lực là gì?

- Tuyển dụng nhân viên
- Đào tự nhân sự dài hạn/ngắn hạn
- Phát triển nguồn nhân lực dài hạn
- Đánh giá nhân sự
- …..

Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng Khung năng lực, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định, nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

Bước 3: Xây dựng Khung Năng Lực chung cho doanh nghiệp

- Xây dựng danh mục năng lực cần có.
- Phân chia nhóm hoặc phân chia theo cấp độ nghiệp vụ.
- Tham khảo thêm một số bộ năng lực được phổ biến rộng rãi như từ điển năng lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary), bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh phát triển… sau đó điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp của mình.

Tải ngay tài liệu Bộ từ điển năng lực chuyên môn ngành ITBộ từ điển năng lực hành vi để thảm khảo!

Bước 4: Xác định năng lực và các cấp độ năng lực hay là tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí trong doanh nghiệp

- Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể
- Bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi một chức danh.
- Lưu ý: Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí.

Bước 5: Đánh giá năng lực nhân viên khoa học, hiệu quả hơn với công cụ phần mềm

Sau khi khung năng lực được xây dựng, để khung năng lực có thể được đưa vào sử dụng, các doanh nghiệp cần có các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân, quá đó đưa ra phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực. Tuy nhiên, đây là phần việc đòi hỏi chuyên môn rất cao vì vậy nếu doanh nghiệp không có đủ người với năng lực chuyên môn thì có thể thuê các chuyên gia hoặc các công ty tư chuyên nghiệp thực hiện thay vì tụ phát triển nội bộ.

Hướng dẫn doanh nghiệp tự xây dựng khung năng lực với 5 bước cơ bản

Bản đồ khung năng lực của nhân viên được thể hiện trên phần mềm iHCM

Cuối cùng, quá trình áp dụng Khung năng lực trong quản lý nhân sự sẽ bắt đầu bằng việc thực hiện đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực: chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá. Trên cơ sở kết quả phân tích, so sánh, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp để giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả cũng như thực hiện lộ trình công danh đã đặt ra, khuyến khích, thúc đẩy sự quan tâm của các nhà quản lý, bản thân nhân viên, thậm chí, mục tiêu phát triển năng lực có thể được đưa vào thành chỉ số KPI trong đánh giá cuối năm.

Dưới đây là ví dụ xây dựng Khung năng lực cho vị trí nhân viên Software Developer (nhân viên lập trình):

Hướng dẫn doanh nghiệp tự xây dựng khung năng lực với 5 bước cơ bản

Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí là bước không thể thiếu khi doanh nghiệp thực hiện đánh giá năng lực nhân viên

 

iHCM được thiết kế giúp doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý từ điển năng lực, trong đó đã có sẵn 86 khung năng lực, tương ứng với nó là 102 vị trí công tác cơ bản mà tổ chức thường sử dụng, bao gồm cả năng lực hành vi và năng lực chuyên môn, bộ từ điển năng lực trong phần mềm iHCM được tham khảo từ bộ từ điển năng lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary) và bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD - Anh Quốc), doanh nghiệp tổ chức có thể chỉnh sửa, tùy biến các khung năng lực này theo nhu cầu sử dụng của mình. Quý khách hàng có thể tham khảo mẫu đánh giá năng lực tại đâyVào đây để tải bộ từ điển năng lực hành vi, vào đây để tải bộ từ điển năng lực chuyên môn ngành IT. Đọc thêm tại đây để tìm hiểu thêm các loại năng lực có trong từ điển năng lực, sự khác nhau giữa năng lực hành vi và năng lực chuyên môn.

Phần mềm quản trị iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được Hyperlogy Corporation phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi TÜV NORD, CHLB Đức. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực.

Thành lập từ 2003 với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT

logo-vp

Chứng chỉ ISO27001 từ TÜV NORD cho sản phẩm & dịch vụ

logo-iso

Hyperlogy là thành viên của

logo-vnisa

Hiệp Hội An Toàn
Thông Tin Việt Nam

Hiệp Hội Phần Mềm Và
Dịch Vụ CNTT Việt Nam

Hiệp hội Internet
Việt Nam

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ tới cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCMHoàn toàn miễn phí

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực