QUẢN LÝ DỰ ÁN: CÁCH THIẾT LẬP MỤC TIÊU DỰ ÁN

Quản lý dự án cũng yêu cầu các mục tiêu rõ ràng. Đầu ra là hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang phát triển hoặc kết quả của việc ứng dụng các sản phẩm, dịch vụ này. Chúng ta càng xác định rõ mục tiêu của dự án thì càng tỷ lệ đạt được càng cao.

Dưới đây là một số típ hướng dẫn cách thiết lập mục tiêu dự án:

Thiết lập: Mô tả ngắn gọn mục tiêu mong muốn đạt được

Phương thức Đo lường: Những chỉ số đo lường sẽ dùng để đánh giá kết quả hoàn thành

Hãy ngắn gọn khi mô tả từng mục tiêu. Nếu bạn dành cả một trang chỉ đề mô tả một mục tiêu duy nhất, chắc chắn mọi người sẽ không đọc nó. Ngay cả khi họ học nó, mục tiêu của bạn cũng sẽ không rõ ràng, có thể dẫn đến nhiều ý hiểu khác nhau.

Không nên sử dụng những thuật ngữ kỹ thuật hoặc từ viết tắt. Mỗi lĩnh vực (như dược phẩm, y tế, viễn thông, tài chính và bảo hiểm) có những vốn từ vựng riêng và mỗi công ty trong ngành đó cũng vậy. Trong công ty sẽ có những phòng ban khác nhau (như kế toán, pháp chế,…), họ cũng có những thuật ngữ riêng. Vậy nếu bạn đặt mục tiêu quá nhiều thuật ngữ, sẽ gây khó khăn trong quá trình hiểu và thi hành mục tiêu. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án. Để tránh những hiểu nhầm trên, hãy diễn đạt mục tiêu của bạn bằng ngôn ngữ thông dụng nhất mà ai cũng có thể hiểu.

Đảm bảo các mục tiêu tuân theo SMART

• Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng, không được gây hiểu nhầm

• Measurable: Thiết lập các phương thức đo lường để đánh giá kết quả hoàn thành

• Aggressive: Thiết lập các mục tiêu mang tính chất thách thức nhằm khuyến khich các thành viên vượt ra ngoài vùng an toàn của mình, đổi mới, bứt phá

• Realistic: Thiết lập mục tiêu mà team dự án của bạn tin có thể hoàn thành được

• Time sensitive: Thời hạn cần hoành thành mục tiêu

Đảm bảo các mục tiêu được kiểm soát. Hãy chắc chắn rằng bạn và các thành viên trong team dự án tin bạn là một phần ảnh hưởng đến thành công của từng mục tiêu. Nếu bạn không tin bạn có thể, bạn không cam kết dồn 100% sức lực để hoàn thành mục tiêu (gần như là bạn không cố gắng), có nghĩa mục tiêu đó với bạn chỉ là mong muốn, không phải là mục tiêu.

Đánh giá tất cả các mục tiêu. Thời gian và nguồn lực là hữu hạn, do đó, nếu không đánh giá và tập trung vào những mục tiêu quan trọng, bạn sẽ không thể hoàn thành cả dự án.

Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong dự án đồng ý với các mục tiêu dự án mà bạn thiết lập. Khi các mục tiêu bạn đặt ra để hoàn thành dự án được sự chấp thuận của Quản lý dự án và các thành viên trong team dự án, điều này sẽ tạo động lực thúc đẩy quyết tâm hoàn thành, hơn nữa, bạn cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ từ mọi người. Một người có thể khó làm nên thành công, nhưng khi nhiều người cùng thực hiện, chắc chắn sẽ đạt được. Trong trường hợp, các mục tiêu của bạn đề ra chưa được thuận tình, hãy điều chỉnh lại cho đến khi được chấp nhận.

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác