5 bí quyết để có cuộc họp 1 – 1 hiệu quả

Diễn giả, chuyên gia tư vấn quản lý Beth Miller cho biết, hơn một thập kỷ trước, “họp 1 – 1” (1 – 1 meeting) vẫn còn là một cụm từ xa lạ với nhiều người. Nhưng hiện nay, hình thức họp 1 – 1, nghĩa là cuộc họp hàng tháng, hàng tuần hoặc mỗi 2 tuần giữa nhà quản lý và một nhân viên hoặc một người trong nhóm làm việc của mình, đã trở nên phổ biến. Trên thực tế, có nhiều phần mềm ứng dụng đã ra đời nhằm hỗ trợ các nhà quản lý lên thời khóa biểu và theo dõi các cuộc họp 1 – 1 này.

Dù khái niệm họp 1 – 1 đã phổ biến hơn và có sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ nhưng “nghệ thuật” họp 1 – 1 vẫn là một điều gì đó khó nắm bắt đối với nhiều nhà quản lý. Beth Miller chia sẻ, bà từng làm việc với hàng trăm nhà quản lý trong 10 năm nhưng chỉ có khoảng trên dưới 10 người làm chủ được phần việc khó nhằn này, trong khi lợi ích của các cuộc họp 1 – 1 rất rõ ràng: tăng cường tính gắn kết và thúc đẩy nhân viên nhanh chóng thành công trong công việc cũng như sự nghiệp.

Theo Beth Miller, các “bậc thầy” về họp 1 – 1 có một số điểm khác biệt so với những nhà quản lý khác như sau:

1. Tò mò mà không phán xét

Các nhà quản lý giỏi kỹ năng họp 1 – 1 thường rất tò mò. Họ tò mò về nhiều thứ liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như trong một khoảng thời gian cố định vừa qua, vì sao nhân viên đó lại ít đưa ra các quyết định tối ưu, điều gì khiến họ hoàn thành công việc trễ thời hạn, nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng gần đây nhất là gì…

Họ không đưa ra các ý kiến và sự phán xét dưới góc nhìn cá nhân, họ xây dựng chứ không phá hủy các mối quan hệ.

2. Lắng nghe tích cực

Một cuộc họp 1 – 1 hiệu quả không chứa quá nhiều nội dung ý kiến của nhà quản lý. Bởi trên thực tế, khi họp 1 – 1, họ nên là người lắng nghe trong khoảng 90% tổng thời gian họp. Nhà quản lý giỏi làm được điều này vì họ biết cách đặt ra những câu hỏi có sức nặng, khiến nhân viên không thể chỉ trả lời ngắn gọn cho qua.

Khi lắng nghe một cách tích cực để hạn chế các giả định, họ sẽ tìm ra được sự kết luận cụ thể từ phía nhân viên.

3. Sử dụng hiệu quả sự im lặng

Cho đến nay, sự im lặng vẫn là công cụ ít được tận dụng nhất trong các cuộc họp 1 – 1. Sự im lặng rất quan trọng vì nó cung cấp một “khoảng trống” cần thiết để nhân viên chú ý và tập trung.

Tuy nhiên, đối với những nhà quản lý không “cao tay”, sự im lặng có thể dẫn đến tình huống khó chịu. Có 2 điều cần nhớ để “quản lý” hiệu quả sự im lặng. Một là, không “giải cứu” nhân viên khỏi sự im lặng bằng cách đặt một câu hỏi khác. Hai là, khi sự im lặng trở nên khó chịu, chỉ cần nói “Bạn cứ từ từ suy nghĩ”. Điều này chứng minh cho nhân viên thấy rằng những suy nghĩ, cảm xúc và ý kiến của họ rất quan trọng.

Sự im lặng còn có thể giúp nhân viên nảy ra được những ý kiến thú vị khi họ có thời gian để học hỏi về chính bản thân mình.

4. Thường xuyên thực hành và liên tục cải thiện chất lượng cuộc họp

Cũng giống như một vận động viên hay một nghệ sĩ, sự thực hành, rèn luyện sẽ tạo nên sự hoàn hảo cho những cuộc họp giữa một nhà quản lý và một nhân viên. Nhà quản lý giỏi sẽ cam kết thường xuyên thực hiện các cuộc họp dạng này.

Họ cũng cam kết tuân thủ 3 bước cho mỗi cuộc họp. Bước 1: chuẩn bị tinh thần kỹ lưỡng trước khi họp. Bước 2: đối thoại nội tâm với chính mình trong quá trình họp nhằm tự đánh giá hiệu quả. Bước 3: thực hiện một bản đánh giá để xác định những điều khác biệt có thể làm để cải thiện cuộc họp lần sau.

5. Nhận ra và thúc đẩy các hành vi tốt

Một nghiên cứu được thực hiện bởi Marcial Losada và Emily Heaphy vào năm 2004 cho thấy, những đội ngũ làm việc với hiệu suất cao nhận được những phản hồi và động lực tích cực nhiều gấp 5-6 lần những đội ngũ làm việc với hiệu suất thấp.

Nghĩa là, phản hồi tích cực giúp thúc đẩy nhân viên và nhấn mạnh những hành vi mà nhà lãnh đạo đánh giá cao.

Theo Doanhnhansaigon/Entrepreneur

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.