Những LỜI KHUYÊN THỰC TẾ giúp bạn LÀM VIỆC TỪ XA hiệu quả hơn

LÀM VIỆC TỪ XA có thể bao gồm làm việc tại nhà, tại quán café, hay bất cứ nơi nào Người lao động có thể có đủ trang thiết bị phục vụ công việc. LÀM VIỆC TỪ XA cũng sẽ là là xu hướng làm việc của tương lai, khi mà công nghệ ngày càng phát triển và thế hệ lao động mới (thế hệ Z) sẽ thích làm việc linh hoạt thời gian hơn.

Làm việc tại nhà tốt trên nhiều cấp độ. Không phải đi lại giúp tiết kiệm tiền bạc và thời gian và thực sự có thể khiến bạn hạnh phúc hơn . Rất nhiều công cụ miễn phí giúp cho việc cộng tác với đồng nghiệp trên văn phòng trở nên đơn giản. Và nếu bạn muốn, bạn hoàn toàn có thể làm việc trong một bộ đồ ngủ hay trang phục không cần quá chỉn chu như khi ban đi tới văn phòng.

Nhưng cũng có không ít những thách thức. Làm thế nào để bạn không bị phân tâm với nhiệm vụ của mình? Làm thế nào để bạn xử lý một người bạn đến thăm không báo trước vào giữa ngày? Làm thế nào để bạn có thể làm việc nếu có con trẻ xung quanh?

Đọc thêm: Làm việc từ xa – Tối đa hiệu quả cộng tác với iHCM

Những LỜI KHUYÊN THỰC TẾ giúp bạn LÀM VIỆC TỪ XA hiệu quả hơn dưới đây là một vài lời khuyên dành cho nhân viên đang làm việc tại nhà:

1. Xác định những gì cần hoàn thành mỗi ngày và đảm bảo thực hiện nó.

"Miễn là tôi có kế hoạch về cách hoàn thành danh sách các công việc hàng ngày trong danh sách việc cần làm cá nhân của mình, không quan trọng tôi có thể bị gián đoạn hay không, miễn là tôi hoàn thành công việc vào cuối ngày" Michael Pesochinsky, VP, GC và CTO của Great Neck, Chính phủ có trụ sở tại New York nói .

2. Sử dụng công nghệ đám mây (Cloud)

Klaus Sonnenleiter, chủ tịch và CEO của Franklin Lakes, PrintArt có trụ sở tại New Jersey , khẳng định rằng các tài liệu quan trọng cần được tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive, hoặc một phần mềm của nhà cung cấp Cloud. "Bằng cách này, bạn có thể đăng nhập từ bất cứ đâu và không bao giờ phải lo lắng về việc mang các tệp tài liệu luôn bên mình", ông nói.

3. Mặc trang phục như tại văn phòng

"Tôi thấy rằng điều quan trọng nhất đối với tôi là giữ thói quen thường xuyên và tắm rửa và mặc quần áo mỗi ngày như thể tôi đang đến một văn phòng thực tế", Jenifer Kramer, Hiệu trưởng của West Hollywood, Jenerosity Marketing có trụ sở tại California nói .

Catherine Waldron, chuyên gia giáo dục, với Enfield, công ty giảng dạy ngôn ngữ có trụ sở tại Connecticut, QTalk Publishing cũng đồng quan điểm: "Mặc quần áo giống như khi đi làm ở văn phòng tại nhà giống biến nhà của bạn như một văn phòng thực sự, hãy luôn nói và nhắc nhở mọi người, đặc biệt là bạn, rằng mặc dù bạn có thể đang ngồi trên ghế sofa đọc sách, duyệt Web hoặc nói chuyện điện thoại nhưng bạn cần luôn nhớ đang thực sự làm việc, " cô ấy nói.

4. Đừng để bạn bè ghé qua

Dana Marlowe, đối tác chính của Silver Spring, Maryland dựa trên CNTT khả năng tiếp cận công ty tư vấn tiếp cận đối tác , sử dụng thời gian ăn trưa để gặp gỡ với bạn bè và nếu họ xuất hiện tại nhà cô thì cô sẽ nói với họ một cách lịch sự rằng cô đang làm việc. "Ranh giới chỉ có hiệu quả khi chúng được thi hành," cô nói.

Catherine Simms, đồng sáng lập của Stamford, công ty phụ kiện thú cưng có trụ sở tại Connecticut, Whiner & Diner , cũng tránh được những vị khách ghé thăm. "Tôi chỉ nói với họ rằng đó không phải là thời điểm tốt [và] vào cuối tuần sẽ tốt hơn", cô nói. Cô cũng hướng dẫn họ gọi trước để xem cô ấy có ở nhà không. Sau đó, khi họ đến, cô ấy không tiếp, ít nhất là trong giờ làm việc.

5. Ra khỏi nhà, tới những không gian bạn có thể tập trung

Meagan French, chuyên gia tư vấn tiếp thị với Meagan French Marketing có trụ sở tại San Francisco , thích làm việc ngoài các cửa hàng cà phê. "Rời khỏi nhà để làm việc giúp tách thời gian làm việc và thời gian cá nhân của tôi", cô nói.

6. Đặt cảnh báo cho các thành viên trong gia đình

Đây là một ý tưởng từ John Meyer, Giám đốc điều hành của Miramar, công ty trung tâm cuộc gọi làm việc tại nhà có trụ sở tại Florida, Arise Virtual Solutions . Treo hoặc băng giấy màu trên cửa phòng của bạn. "Dán đèn đỏ lên khi bạn không thể bị làm phiền và đèn xanh khi có thể vào được. Đèn vàng có nghĩa là kiểm tra trước khi vào", ông nói. "Trẻ em, dù ở độ tuổi nào, đều hiểu thông điệp và sẽ thích thú với quy định này cùng."

7. Đầu tư vào việc tạo ra một văn phòng tại nhà thoải mái

Deb McAlister-Holland, một chuyên gia tiếp thị tự do trong khu vực Dallas-Fort Worth, nói rằng 5.000 đô la mà cô đã bỏ ra để tu sửa “văn phòng tại nhà” là điều tốt nhất cô từng làm để tăng năng suất. "Tôi yêu văn phòng tại nhà của tôi. Nó có một chiếc ghế sofa da lớn, ba bức tường được bao phủ bởi giá sách và tủ lưu trữ tích hợp, mạch dành riêng cho máy tính của tôi, ánh sáng đặc biệt và một tấm thảm dệt tay mềm mại trên sàn là điểm hoàn hảo cho chú chó của tôi ngủ trưa trong khi tôi làm việc, "cô nói.

Frank Niles, đồng sáng lập và đối tác của Fayetteville, Học viện điều hành có trụ sở tại Arkansas , một công ty tư vấn điều hành và huấn luyện điều hành cửa hàng, cũng nói tương tự. "Nghe có vẻ tầm thường nhưng mua cho mình một chiếc ghế ngồi làm việc thoải mái sẽ giúp bạn có xu hướng tiếp tục làm việc ... Kết quả là, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn."

8. Hãy rõ ràng về giờ làm việc của bạn

"Dán giờ hoạt động của bạn trên cửa của bạn, như với bất kỳ văn phòng nào và bám sát chúng. Cho biết trên hộp thư thoại của bạn giờ hoạt động của bạn ", Denise Beeson, nhân viên cho vay doanh nghiệp nhỏ và giảng viên kinh doanh tại Santa Rosa Jr. College, ở Santa Rosa, California cho biết.

9. Giả vờ như bạn không ở nhà

Ron Sellers, chủ tịch của Grey Matter Research & Consulting có trụ sở tại Phoenix khuyên rằng: “Đừng trả lời điện thoại nhà hoặc cửa của bạn trong giờ làm việc. Bằng cách đó, tôi không bao giờ bị cám dỗ để trò chuyện hoặc dành thời gian nghỉ ngơi hoặc nghỉ ngơi bằng mọi cách, và tôi vẫn tập trung vào kinh doanh," anh nói.

10. Đừng đến các cuộc hẹn vào giữa ngày

"Tôi cố gắng sắp xếp các cuộc hẹn với bác sĩ và nha sĩ giống như khi đang làm việc trong văn phòng công ty, sắp xếp và thời gian đầu buổi sáng, hoặc cuối ngày để giảm thiểu gián đoạn công việc của tôi", Linda Stokes, đối tác quản lý của các bác sĩ của Học viện , một bác sĩ, nói.

11. Gặp mặt trực tiếp với đồng nghiệp

Mỗi tháng một lần, bốn người tại Thung lũng Moreno, công ty viễn thông thương mại có trụ sở tại California, TelecomQuotes gặp nhau trực tiếp. "Tôi là một người tin tưởng lớn vào động lực học hoặc học bằng cách làm và đó là một chút nghệ thuật bị mất với thế giới ảo của chúng tôi," Giám đốc điều hành Michael Bremmer nói. "Hãy nghĩ về việc lên ý tưởng nội dung, trong khi nói chuyện và mọi người cùng tham gia, suy nghĩ về một mục tiêu chung, dựa trên những suy nghĩ sâu, đó là điều mà bạn dường như không cảm nhận được trong một cuộc gọi họp nhóm online. "

12. Sử dụng công cụ họp trực tuyến (Video Conference)

Mặc dù thật lý tưởng nếu bạn thỉnh thoảng có thể gặp trực tiếp với đồng nghiệp, đôi khi điều đó là không thể vì các đội được phân tách theo địa lý. Trong trường hợp đó, các cuộc họp trực tuyến là điều tốt nhất tiếp theo. Nó cũng cho phép bạn làm những việc như chia sẻ màn hình của mình với người khác để thuyết trình tương ứng.

13. Tránh xa căn bếp

Joy Martini nói: "Đây là một bí mật nhỏ khá hài hước của những người làm việc từ xa, nhưng nó giống như việc làm sinh viên năm thứ nhất một lần nữa. Tôi rùng mình khi nghĩ đến việc tôi mở tủ lạnh bao nhiêu lần trong năm đầu tiên. Nó chỉ là đồ ăn vặt liên tục". chủ tịch của công ty tiếp thị và truyền thông Martini Consulting có trụ sở tại thành phố New York . "Vì vậy, bạn cần một loại kỷ luật và đó thực sự là mấu chốt cho toàn bộ: có kỷ luật để hoàn thành những gì bạn cần làm; kỷ luật để tránh nhà bếp; kỷ luật để loại bỏ những người bạn lôi kéo bạn bỏ học."

14. Mua tai nghe chống ồn với nút tắt tiếng

Điều cuối cùng bạn muốn là trong một cuộc họp trực tuyến và có tiếng chuông cửa hoặc còi báo động của cảnh sát làm nền. "Nhận thức là thực tế", Jonathan Vlock có trụ sở tại thành phố New York, đồng sáng lập ứng dụng lập kế hoạch bữa ăn Cooking Planit nói . "Bạn muốn mọi người nghĩ rằng bạn điều khiển một con tàu chặt chẽ và có tất cả các nguồn lực cần thiết trong tầm tay. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn là một doanh nhân nói chuyện với mọi người tại một tổ chức lớn hơn. Mọi người không thể hình dung ra nhà của bạn nhưng họ có thể chắc chắn hình dung một văn phòng, và đó chính xác là những gì bạn muốn họ nhìn và nghe. "

15. Check –in với đồng nghiệp và sếp nhiều lần trong ngày

Cách đây vài năm, tôi làm việc cho một công ty lớn cho phép tôi làm việc từ xa vài lần một tuần. Bởi vì tôi muốn mọi người trong văn phòng biết tôi thực sự làm việc và không xem TV hay ra ngoài mua sắm, tôi đã gửi email và gọi cho đồng nghiệp và đặc biệt là sếp của tôi vài lần một ngày.

16. Sử dụng công cụ quản lý công việc iHCM

- Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email...

- Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.

- Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án.