Cách sử dụng các Milestone trong quản lý dự án

Kế hoạch dự án là bản đồ biểu thị tiến trình các các dự án. Khi bạn xây dựng một kế hoạch, bạn sẽ bắt đầu vạch ra các công việc, nhóm công việc, nhân sự phụ trách… Và có một thành phần rất quan trọng trong bất kỳ kế hoạch dự án nào đó là Milestone, hay còn gọi là Mốc thời gian.

Milestone (Mốc thời gian) là gì?

Trong một bài viết gần đây có tựa đề “Milestone trong quản lý dự án là gì?”, iHCM đã nhắc đến khái niệm này, và chúng tôi xin được nhắc lại tại đây.

Milestone là "Cột mốc" quan trọng của dự án. Các mốc này là những chỉ dấu bắt đầu hoặc kết thúc một dự án hoặc đánh dấu sự hoàn thành của một giai đoạn công việc chính. Nếu một Milestone tập trung vào những điểm quan trọng trong tiến trình của dự án. Bạn sẽ thấy nó rất hữu hiệu trong tiến trình dự án. Nó có nhiệm vụ chia nhỏ một dự án lớn thành các phần có thể quản lý được và giúp quá trình quản lý dự án "dễ ăn" hơn.

Cách sử dụng các Milestone trong quản lý dự án

Một số ví dụ về các Milestone trong quản lý dự án

Milestone được dùng để kiểm soát các dự án theo đúng tiến độ. Dưới đây là một số ví dụ về các mốc dự án bạn có thể đưa vào kế hoạch của mình:

- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho các giai đoạn của dự án

- Phê duyệt của khách hàng và các bên liên quan

- Các buổi họp và thuyết trình quan trọng

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cụ thể về cách sử dụng các mốc dự án có thể mang lại lợi ích cho các dự án của bạn nhé!

1. Theo dõi thời hạn

Không có kế hoạch nào hoàn thành nếu thiếu đi thời hạn hoàn thành. Cách tốt nhất là dùng các Milestone để đánh dấu các mốc đáng chú ý đó. Để giúp các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt các mốc thời gian trong kế hoạch, hãy nhờ đến sự hỗ trợ của công cụ.

2. Làm nổi bật những ngày quan trọng

Chắc hẳn trong dự án của bạn sẽ có một số ngày quan trọng có tác động đến tiến độ hoàn thành, chẳng hạn như các thành viên trong nhóm có lịch tham gia một khoá học nào đó, hay bạn có cuộc họp quan trọng cùng ban lãnh đạo công ty. Dù là ngày gì, điều quan trọng là phải ghi nhớ tất cả các sự kiện quan trọng khi bạn đang lên kế hoạch dự án vì chúng có thể ảnh hưởng đến lịch trình dự án của bạn. Vậy tại sao không thể hiện chúng dưới dạng Milestone để các thành viên có thể theo dõi chúng ở một nơi?

3. Xác định các nút thắt tiềm ẩn của dự án

Khi triển khai dự án, sẽ có những nhiệm vụ có liên quan đến đối tác bên ngoài. Do đó, nếu bạn không đặt Milestone để theo dõi, rất có thể bạn sẽ bị quên, và tất nhiên, điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án của bạn rồi.