5 tính năng quan trọng cần có trong một phần mềm quản lý dự án

1. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt hay còn có tên tiếng Anh là Gantt Chart, là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng thường xuyên đến nay trong quản trị tiến độ thực hiện dự án.

Gantt Chart cho phép các nhà quản trị dễ dàng xác định được những gì cần làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ. Biểu đồ này rất dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc, tiến độ thực hiện và tổng thời gian thực hiện các công việc.

2. Gán công việc với người chịu trách nhiệm và người phối hợp liên quan

Một công việc tạo ra cần có người chịu trách nhiệm chính, đối với những công việc phức tạp đòi hỏi người phối hợp, thì việc gán công việc cho những người liên quan và gửi thông báo (notifications) khi có cập nhật mới tới họ là vô cùng cần thiết. Tránh sao lãng, luôn nắm bắt được trạng thái công việc giúp đảm bảo tiến độ dự án.

3. Phân bổ tài nguyên và nguồn lực khoa học

Trong quá trình quản lý dự án, người quản trị dự án cần có một công cụ hỗ trợ đắc lực để theo dõi bảng phân bổ nguồn lực cho toàn thành viên trong tổ dự án. Thậm chí, với Workspace, một phần mềm quản lý dự án, công việc thiên về cộng tác còn cho phép mỗi thành viên có thể tự phân bổ thời gian công việc qua bảng công việc Kanban.

4. Tính năng trao đổi, phản hồi theo thời gian thực

Vì sao tính năng này lại cần thiết đến vậy? Phản hồi thể hiện sự tương tác giữa các thành viên trong dự án, phản hồi càng nhiều càng thể hiện sự nghiêm túc với công việc mà họ đảm nhận. Hơn nữa, việc phản hồi trên phần mềm sẽ giúp tập trung dữ liệu, không bị phân tán qua nhiều kênh giao tiếp khác. Nhằm mang đến cho người dùng trải nghiệm gần gũi, phần mềm quản lý dự án Workspace còn cung cấp bộ biểu tượng (icon), cũng như cho phép người phản hồi có thể đính kèm các tài liệu liên quan. Điều này có khiến bạn liên tưởng đến phần bình luận (comment) trên các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram?

5. Trích xuất báo cáo

Các bản báo cáo tiến độ luôn được coi là phần quan trọng của bất kỳ dự án nào và làm sao để chúng ta không phải tốn quá nhiều thời gian để làm báo cáo đó. Với phần mềm quản lý dự án, người dùng chỉ cần chọn loại báo cáo, khoảng thời gian cần tìm kiếm, chờ phần mềm tổng hợp, sau đó nhấn nút “Kết xuất” là xong. Tuy nhiên, để có bản báo cáo chính xác đòi hỏi phải cập nhật tiến độ công việc dự án liên tục, và cũng không làm mất quá nhiều thời gian như bạn nghĩ, cũng không đòi hỏi bạn nhất định phải ngồi ở văn phòng. Chỉ cần đăng nhập vào ứng dụng phần mềm quản lý dự án trên bất kỳ thiết bị di động thông mình có kết nối Internet bên người là chúng tả có thể dễ dàng thao tác: cập nhật tiến độ, phản hồi, xem file đính kèm, tải tài liệu…

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý dự án và cộng tác, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.