5 cách để có một ngày làm việc phi thường

Nếu bạn không thể thay đổi hay điều chỉnh môi trường làm việc của mình để cải thiện sự tập trung, bạn vẫn có cách để giúp nâng cao hiệu suất của mình.

Thông thường khi muốn cải thiện kết quả làm việc, chúng ta hay tra cứu các phương pháp hoặc thủ thuật để tham khảo và học hỏi. Mặc dù cách làm có thể mang lại hiệu quả, nhưng điều chúng ta cần thực sự là chất lượng chứ không phải số lượng của các kết quả tìm được. Nói cách khác, chúng ta cần phải chú trọng đến tính hiệu quả.

John Davis, Giám đốc nghiên cứu và tư vấn tại Neuro Leadership Institute đã viết một quyển sách có tên là Two Awesome Hourse: Science-Based Strategies To Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done (tạm dịch 2 giờ thần kì: Phương pháp khoa học giúp bạn làm chủ thời gian và hoàn thành công việc). Trong quyển sách, tác giả trình bày các phương pháp cải thiện hiệu quả công việc thông qua việc áp dụng các khám phá khoa học trong lĩnh vực thần kinh học để khai phá tối đa năng lực làm việc của mỗi cá nhân. Những kỹ thuật này cho phép bạn có thêm thời gian để giải quyết những việc quan trọng nhất, từ đó nâng cao tính hiệu quả trong công việc. Sau đây là một số ý chính từ quyển sách của Davis:

1. Nhận diện thời điểm ra quyết định

Não người thích những gì dễ dàng và ngay khi có cơ hội, nó sẽ chuyển sang chế độ làm việc dựa trên các hành vi hay kinh nghiệm đã được tích lũy từ trước thay vì phải sử dụng sự tập trung để phân tích và giải quyết. Khi chuyển đổi giữa các công việc, não bạn tự động sẽ chọn công việc dễ nhất để làm tiếp. Trong ngày, sẽ có những thời điểm bạn hoàn thành một nhiệm vụ hay công việc; đó có thể là viết một bản báo cáo, hoặc đi đánh răng; những lúc như vậy hãy ngừng lại một chút và đưa ra quyết định xem đâu là điều quan trọng kế tiếp bạn nên làm trong khung thời gian tiếp theo. Động tác này cho phép bạn chọn thực hiện những công việc thực sự quan trọng.

2. Quản lý trí lực

Bất kể việc gì bạn làm cũng đều cần năng lượng; công việc trí óc đòi hỏi năng lượng trí óc, vậy mà đa số chúng ta lại chẳng quan tâm mấy đến việc này. Rất nhiều người trong số chúng ta dành phần lớn thời gian đầu ngày để làm các việc như gọi điện thoại, trả lời email, trò chuyện, ngoại giao, theo dõi tiến độ dự án hay lên kế hoạch; những việc đó ngốn lấy phần lớn năng lượng trí óc lẽ ra phải được dùng để hoàn thành các công việc phức tạp, quan trọng hơn.
Do đó, bạn hãy sắp xếp các công việc có độ thử thách cao lên đầu ngày và xử lý chúng khi trí lực còn dồi dào. Nếu phải đối diện với một ngày quan trọng, hãy hoàn thành càng nhiều việc và đưa ra càng nhiều quyết định càng tốt vào đêm trước đó; nếu thấy mệt, hãy nghỉ khoảng 10 phút và đế ý đến cảm xúc của mình để có được sự tĩnh táo cho trí óc và bình tĩnh cho cảm xúc.

3. Ngừng việc tranh đấu với sự phân tâm

Sắp xếp gọn gàng bàn làm việc, tắt các thiết bị di động là những việc làm giúp bạn tránh bị phân tâm. Tuy nhiên, đôi khi một số việc khiến trí óc bạn lan man lại có ích cho quá trình sáng tạo hay lên kế hoạch. Nếu bạn đang bế tắc trong một công việc khó, hãy thử chuyển sang một công việc khác dễ hơn, ít đòi hỏi trí lực hơn để giải tỏa và thư giãn. Bạn có thể thử nhìn ngắn màu sắc và hình ảnh hay tranh vẽ xung quanh hoặc trên bàn làm việc; tránh những hoạt động đòi hỏi phải tư duy nhiều vì điều này chỉ làm bạn mệt thêm thôi. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hành ý thức chánh niệm; khi dòng suy nghĩ của bạn bị tản mạn, đừng tự trách bản thân mà hãy nhẹ nhàng hướng sự tập trung trở lại việc bạn đang làm. Phương pháp luyện tập này giúp bạn sống trong hiện tại và quản lý, kiểm soát sự phân tâm tốt hơn.

4. Tận dụng mối liên kết thân và tâm

Kết hợp việc tập thể dục và chế độ dinh dưỡng hợp lý để đạt hiệu quả cao trong công việc. Nếu bạn có một cuộc họp quan trọng hay một buổi thảo luận sáng tạo, hãy đi bộ khoảng nửa tiếng hay tập gym nhẹ nhàng. Tinh bột có thể cho bạn nguồn năng lượng tạm thời những sau đó sẽ khiến bạn uể oải và mệt mỏi; thay vì vậy hãy chia nhỏ bữa sáng và bữa trưa ra thành hai phần, mỗi phần ăn cách nhau một tiếng để giúp bạn cân bằng lượng đường trong máu. Khẩu phần ăn cũng phải cân bằng giữa rau củ quả, trái cây, protein và các chất béo tốt. Uống nhiều nước và giảm lượng caffeine tiêu thụ.

5. Tổ chức lại nơi bạn làm việc

Nếu bạn không thể thay đổi hay điều chỉnh môi trường làm việc của mình để cải thiện sự tập trung, bạn vẫn có cách để giúp nâng cao khả năng làm việc của mình. Hãy thử giảm thiểu tiếng ồn bằng việc đeo tai nghe cách âm khi làm, đừng nghe nhạc, đài radio hay TV khi bạn cần tập trung cao độ, trừ khi bạn đang làm các công việc liên quan đến sáng tạo, trong trường hợp đó thì tiếng ồn của quán café hay âm thanh du dương của một bản nhạc sẽ trở nên có ích. Nếu cần đạt kết quả cao, hãy làm việc ở nhà hay tại một địa điểm tách biệt.

Mở thật nhiều đèn hoặc dùng đèn phát ra nhiều tia xanh để cải thiện độ tỉnh táo của bạn; nếu phải giải quyết các công việc liên quan đến sáng tạo, không gian tối một chút lại có ích hơn đấy. Dọn dẹp sạch sẽ bàn làm việc để không gian trống trải giúp bạn đạt được sự tập trung cao độ.

Theo DNSG

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.