Muốn quản lý thời gian hiệu quả, hãy chú ý 7 điều sau

Bạn đã từng rơi vào tình trạng luôn cảm thấy thiếu thời gian cho công việc, các công việc quan trọng và không khẩn cấp bị dồn lại, dần tiến đến trạng thái nguy cấp. Bạn cảm thấy stress và mất cân bằng trong cuộc sống cũng như trong công việc mà nguyên nhân chính xuất phát từ kỹ năng quản lý thời gian thiếu hiệu quả.

Khi thật sự kiểm soát được thời gian, chắc chắn bạn sẽ giảm bớt những cẳng thẳng, áp lực và nâng cao hiệu suất công việc. Bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới, trau dồi bản thân, hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp. 

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn CẦN:

Đặt mục tiêu cho bản thân

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng, vì những mục tiêu giúp bạn sắp xếp những công việc hiện tại, cải thiện hiệu suất làm việc, xa hơn là định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi xác định rõ đích đến, bạn có thể chủ động cho những công việc quan trọng cần ưu tiên. Đặc biệt, trong vai trò là nhà quản lý, việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ gây lãng phí thời gian, có định hướng giúp các thành viên trong nhóm thực hiện những công việc hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Hãy hướng dẫn nhân viên của mình xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc S.M.A.R.T, sau đó cùng nhau thảo luận và đàm phán về các mục tiêu đó.

Checklist những việc cần làm

Bạn đã từng bỏ sót một việc quan trọng nào đó? Có lẽ bạn đã không sử dụng Checklist những việc cần làm để kiểm soát công việc. Để lập Checklist này, hãy sử dụng tính năng tạo công việc trên phần mềm quản lý công việc iHCM, và gắn các công việc đó với mục tiêu tương ứng. Tính năng này đặc biệt giúp ích khi bạn cần quản lý một dự án có khối lượng công việc lớn. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng quản lý tiến độ hoàn thành công việc theo mức độ hoàn thành: Đang tiến hành, Chưa bắt đầu, Hoàn thành hay trạng thái tiến độ: Đúng tiến độ, Cần chú ý, Cảnh báo, Nguy cấp hay Quá hạn. Bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ một công việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc còn dở dang.

Dành quyền ưu tiên cho các công việc

Sử dụng checklist những việc cần làm có hiệu quả hay không còn phụ thuộc vào việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Nếu bạn thấy khó khăn khi quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi phải đương đầu với một list danh sách chồng chất nhiều công việc cùng một lúc, thì hãy tham khảo phương pháp Ma trận quản lý thời gian.

Qua phương pháp này, bạn sẽ nhận thấy quản lý thời gian hiệu quả và mong muốn hoàn thành công việc đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là khẩn cấp. Thực vậy, hiểu rõ sự khác biệt giữa việc quan trọng và khẩn cấp sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:

• Ưu tiên thực hiện những công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp sẽ đem đến những kết quả giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

• Lưu ý những công việc quan trọng, chưa khẩn cấp bởi việc xử lý sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.

• Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.

Kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng

Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, đọc báo mạng, lướt web,…
Hãy giảm tối đa những yếu tố gây xao lãng này. Ví dụ: cương quyết tắt các cửa sổ chat không liên quan đến công việc khi bạn cần tập trung. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu một ngày làm việc bằng bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng, hay nghe nhạc mà bạn thích nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.

Không nên ôm đồm quá nhiều việc

Ôm đồm quá nhiều việc sẽ khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn nên tự trả lời một vài câu hỏi quan trọng như sau:

• Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của mình không?

• Bạn có phải là người làm việc này tốt nhất không?

• Bạn có thời gian để làm việc này không?

Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.

Không nên làm nhiều việc cùng lúc

Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20 - 40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là bạn không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của bạn. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

Dành thời gian giải lao

Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8 - 10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.

Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc, giảm stress, tăng hiệu suất, thăng chức, tăng lương! Chúc thành công!

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.