Getting Things Done - làm việc không có kế hoạch là cách làm mù quáng nhất!

Getting Things Done (được viết tắt là GTD) là một phương pháp hay còn gọi là nghệ thuật quản lý hành động/công việc/nhiệm vụ… được sáng tạo bởi David Allen, và được mô tả chi tiết trong cuốn sách nổi tiếng cùng tên, xuất bản từ năm 2001. Ông đã phát minh ra hệ thống quản lý công việc đơn giản, chủ động, năng suất, hiệu quả, chi tiết, và sơ đồ hoá để dễ dàng ứng dụng thực hiện GTD trong dòng công việc hàng ngày.

Vậy Getting Things Done cụ thể là gì?

Nhờ GTD mà bạn sẽ có phương pháp tổ chức những công việc cần làm, ưu tiên và lịch trình của bạn sẽ được kiểm soát tất cả. Nhìn bên ngoài có vẻ phức tạp nhưng bạn sẽ nhanh đạt được kết quả cuối cùng hơn và có nhiều thời gian là những điều mình mong muốn.

Một trong những lợi ích lớn nhất của GTD là bạn rất dễ nhìn thấy mình đang có gì và chọn điều bạn bạn muốn làm tiếp theo. Nó giúp xóa bỏ những phiền nhiễu trong tâm trí của bạn, giúp bạn làm việc một cách hiệu quả.

5 bước thực hiện cơ bản của Getting Things Done

Getting Things Done là một hệ thống của tổ chức. Nó không đặt quy tắc cho cách làm việc thực tế của bạn. Thay vào đó, nó tập trung vào cách bạn nắm bắt, tổ chức công việc cần làm và chọn những điều bạn cần chú ý. Dưới đây là 5 bước thực hiện cơ bản của GTD:

- Nắm bắt tất cả mọi thứ: Công việc cần làm, ý tưởng, công việc thường kỳ, tất cả mọi thứ. Ghi chép trong một cuốn sổ, một ứng dụng công việc phải làm hay bất cứ thứ gì bạn sử dụng để sắp xếp. Đừng trì hoãn, hãy cho tất cả những gì bạn muốn vào danh sách.

- Làm rõ những việc bạn cần làm: Đừng chỉ viết “Lên kế hoạch cho kỳ nghỉ”, hãy biến nó thành công việc hay bước thực hiện cụ thể. Nếu có điều gì bạn có thể làm và có thời gian thì hãy hoàn thành ngay. Nếu có việc gì bạn có thể ủy nhiệm thì hãy ủy nhiệm ngay.

- Sắp xếp những hoạt động theo danh mục và ưu tiên: Ấn định ngày đến hạn nếu bạn có thể, thiết lập nhắc nhở để bạn tiện theo dõi. Hãy chú ý đến mức độ ưu tiên cho từng mục. Bạn không cần làm ngay việc nào trong danh sách này cả, bạn chỉ cần chắc chắn chúng ở đúng vị trí và các nhắc nhở đã được thiết lập.

- Kiểm tra lại danh sách công việc cần làm: Đầu tiên, nhìn qua danh sách cần làm để xem bạn nên làm gì tiếp theo, bạn nên chọn những việc mình có thời gian và năng lượng để làm ngay. Nếu nhìn thấy thứ gì đó quá mơ hồ thì hãy đặt chúng xuống. Tiếp theo, xem xét thường kỳ danh sách công việc để sắp xếp lại sự ưu tiên, thời gian cho phù hợp.

- Bắt tay vào làm thôi: Chọn hành động tiếp theo và thực hiệc. Hệ thống của bạn thiết lập để khiến mọi thứ dễ dàng hơn. Công việc cần làm của bạn được tổ chức bằng sự ưu tiên và được đặt trong các mục. Bạn biết cần làm điều gì vào khi nào.

Bạn nên bắt đầu với Getting Things Done như thế nào?

Đầu tiên, bạn cần một số công cụ để nắm bắt và tổ chức tất cả ý tưởng, công việc và trách nhiệm, tất cả mọi thứ bạn cần ghi nhớ. Bạn có thể đã có sẵn một ứng dụng, nhật ký hay ghi chép yêu thích mà vẫn thường dùng để tổ chức công việc. Nếu không hãy tìm một thứ phù hợp với bạn.

Tiếp theo, hãy dành chút thời gian mỗi tuần hoặc đầu ngày mới để xem xét công việc cần làm. Đâm đầu vào làm việc không có kế hoạch là cách làm mù quáng nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn đã bố trí công việc theo độ ưu tiên để bạn không lãng phí thời gian để biết được việc nào quan trọng hơn.

Ví dụ, mỗi sáng bạn cần dành 5 phút để xem xét công việc cần làm, liệu có cần thêm hay bớt không, có cần sắp xếp lại thứ tự ưu tiên không. Mỗi tuần bạn có thể dành 30-60 phút để xem xét lại công việc trong tuần để đảm bảo sắp xếp thời gian, thứ tự ưu tiên phù hợp.

Tìm hệ thống GTD thân thiện với bạn

Bạn có thể nghĩ David Allen (người tìm ra và giới thiệu phương pháp này) sử dụng những kế hoạch tốn kém hoặc một loạt ứng dụng để làm những gì ông muốn. Trong thực tế thì không phải vậy. Ông chỉ toàn dùng giấy bút. Trong thực tế thì nơi ông làm việc luôn có sẵn một tập giấy nhớ để ghi lại công việc và ý tưởng cần làm một cách nhanh chóng.

Nếu bạn cũng thích giấy bút thì có thể tham khảo về Bullet Journal.

Nếu bạn là người thích ứng dụng, bạn có rất nhiều lựa chọn như phần mềm quản lý công việc iHCM – Công cụ hoàn toàn online – Nhanh – Dễ dùng – Thuận tiện - Theo thời gian thực - Mọi lúc, mọi nơi.

Getting Things Done là một phương pháp hiệu quả nhưng không phải cho tất cả mọi người và nó có thể không phải là hệ thống năng suất tốt nhất cho bạn. Rất nhiều người tôn sùng Getting Things Done như Kinh thánh nhưng nó cũng chỉ là một trong những phương pháp phổ biến nhất. Cách sử dụng tốt nhất là biến nó thành hệ thống phù hợp với nhu cầu của bạn, chứ không phải răm rắp tuân theo các nguyên tắc. Dù cho bạn làm gì, hãy chắc chắn rằng nó hoạt động dễ dàng và phù hợp với bạn.

Tham khảo và Tổng hợp từ Trí Thức Trẻ

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.