OKRs và KPIs, doanh nghiệp chúng tôi nên chọn phương pháp đo lường hiệu suất nào?

“OKRs và KPIs, chúng tôi nên chọn phương pháp đo lường nào? Liệu có thể kết hợp OKR với KPI cùng lúc được không?” Là những câu hỏi chúng tôi thường gặp nhất khi tư vấn cho khách hàng của iHCM.

OKRs và KPIs đều là biến thể của phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu MBO. Do đó, tùy theo yêu cầu doanh nghiệp mà các nhà quản trị nên lựa chọn cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng trước khi đi sâu vào câu trả lời cho hai câu hỏi trên, bước quan trọng đầu tiên, ta cần xác định OKRs và KPIs.

Định nghĩa về KPI

KPI được viết tắt từ cụm từ Key Performance Indicator, có nghĩa “Chỉ số đo lường hiệu suất”. Đây là một loại công cụ đo lường hiệu suất, nhằm đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. KPI có đặc trưng như sau:

• Định lượng, đo lường được chính xác bằng con số.

• Diễn ra thường xuyên, hay nói cách khác việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

• Luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.

Có nhiều loại KPI khác nhau và việc chọn đúng KPI phụ thuộc vào các yếu tố như ngành mà doanh nghiệp đang tham gia. Mỗi bộ phận hoặc nhóm sẽ sử dụng các KPI khác nhau để đo lường thành công. Đôi khi, KPI còn được gọi là “chỉ số sức khoẻ của doanh nghiệp”.

Hãy xem xét một vài ví dụ phổ biến về KPI:

Bộ phận kinh doanh

- Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value)

- Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng dùng thử sang khách hàng ký hợp đồng

Bộ phận hỗ trợ

- Số lượng ticket yêu cầu hỗ trợ trên 1 tháng

- Thời gian trung bình phản hồi

Bộ phận Marketing

- Lưu lượng truy cập website

- Tỷ lệ chuyển đổi từ khách tham khảo trên site sang khách hàng đăng ký dùng thử

Định nghĩa về OKR

OKR được viết tắt từ cụm từ Objective & Key Result, có nghĩa "Mục tiêu và Kết quả then chốt". Hiểu đơn giản, một Mục tiêu sẽ cho bạn biết nơi bạn đi và Kết quả then chốt cho bạn biết bạn có đang ở đó hay không.

Khi làm việc với OKR, bạn sẽ phải tự hỏi mình hai câu hỏi:

1. Bạn cần đi đến đâu?

2. Làm thế nào để bạn biết bạn đang ở đó?

3. Bạn sẽ làm gì để đến đó? Là câu hỏi thứ ba chúng tôi gợi ý cho bạn. Câu hỏi thứ 3 này sẽ giúp bạn nảy sinh những sáng kiến, ý tưởng – những việc bạn sẽ làm để đạt được OKR của mình.

Chúng ta hãy xem xét từng câu hỏi một cách chi tiết hơn:

Bạn cần phải đi đến đâu? Câu trả lời chính là Mục tiêu. Nó sẽ đưa ra hướng đi rõ ràng giống như tên con phố cụ thể bạn muốn đến. Kết quả then chốt sẽ là số nhà. Ví dụ: 

1. Tăng doanh thu kinh doanh mới

2. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Làm thế nào để bạn biết bạn đang ở đó? Câu trả lời chính là Kết quả then chốt, kết quả bạn cần đạt để hoàn thành Mục tiêu. Chúng cung cấp số tòa nhà và số căn hộ. Ví dụ:

1. Chốt các giao dịch trị giá 100,000$

2. Tăng chỉ số hài lòng của KH từ 70 lên 80%

Bạn sẽ làm gì để đến đó? Câu trả lời chính là những Sáng kiến, những việc bạn sẽ làm để hoàn thành OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt). Đó là mọi bước chuyển động của bạn về phía căn hộ mà bạn muốn tới. Ví dụ:

1. Máy chủ lưu trữ 100 bản demos sản phẩm

2. Thực hiện trò chuyện trực tiếp trong ứng dụng

Khác biệt giữa OKRs và KPIs

Đặc điểm khác biệt dễ nhận biết giữa KPI và OKR như sau: KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi, lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, đo lường được theo kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ.

Khi KPIs không phải là lựa chọn duy nhất, hãy kết hợp OKRs!

Để đo lường và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, các nhà quản trị thường nghĩ đến việc áp dụng KPIs. Nhiều doanh nghiệp đã bỏ chi phí rất lớn, thuê đơn vị tư vấn xây dựng bộ KPIs, nhưng khi triển khai sự kỳ vọng không đem lại kết quả tốt như họ tưởng do nhiều nguyên nhân.

Thực tế, KPIs không phải là một công cụ vạn năng có thể giải quyết mọi bài toán đo lường, tối ưu hiệu suất nhân viên của doanh nghiệp. Đó cũng không phải là công cụ duy nhất, hãy nghĩ ngay đến OKRs!

Doanh nghiệp không thể hoạt động hiệu quả khi thiếu đi kế hoạch và sự đo lường. Tổng thống Dwight D. Eisenhower từng nói: “In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.” (Kế hoạch rất vô dụng, nhưng kế hoạch là thứ không thể thiếu). Ý nghĩa quan trọng của một kế hoạch là làm rõ những câu trả lời về tương lai của doanh nghiệp bạn. Nhưng nó không bất biến. Rốt cuộc, cuộc sống thay đổi nhanh chóng và chúng ta cần thay đổi cùng với nó. Đó là lý do tại sao chúng ta – những nhà quản trị doanh nghiệp cần xem xét và điều chỉnh kế hoạch và phương pháp đo lường sao cho phù hợp với thực tế đang diễn ra. Một công ty thế hệ mới phát triển trong thời đại mới với sự cạnh tranh khốc liệt cần sự năng động và biến đổi liên tục. 

Nhà quản trị có thể tinh tế và uyển chuyển kết hợp cả OKRs và KPIs như ví dụ mà chúng tôi đang áp dụng cho bộ phận Marketing của mình. 

KPIs sẽ được giao đối với những mục tiêu có tần suất lặp đi lặp lại, theo chu kỳ, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối:

- Tăng gấp đôi Lưu lượng truy cập website của Quý 2 so với Quý 1

- Tăng Tỷ lệ chuyển đổi từ khách tham khảo trên site sang khách hàng đăng ký dùng thử: từ 10% lên 15%

OKRs sẽ được áp dụng đối với những mục tiêu không diễn ra liên tục, lặp lại, không theo chu kỳ. Ví dụ:

Mục tiêu: Kiếm khách mới từ sự kiện offline A

- Dùng kênh Facebook kiếm 500 khách tiềm năng đến sự kiện

- Thu thập thông tin của 200 lead tại sự kiện

Dù là OKRs hay KPIs, phần mềm sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu giúp doanh nghiệp theo sát từng hoạt động chuyển biến của nhân viên trong thời kỳ công nghệ số. Thông tin mục tiêu, các chỉ số, % hoàn thành, trạng thái tiến độ sẽ được cập nhật trên phần mềm online. Dù ở bất kỳ nơi đâu, dù là nhà quản lý, hay nhân viên, chúng ta cũng có thể dễ dàng bám sát mục tiêu, công việc.

Để tìm hiểu về phần mềm quản lý KPI, mời bạn tham khảo tại đây.

Dưới đây sẽ là thông tin về tư tưởng OKR được truyền tải qua phần mềm iHCM:

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, với phần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất.
- Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu.
- Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất.
- Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể.
- Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa.

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn “Cập nhật trạng thái”, “Cập nhật % hoàn thành” hay “Sửa trọng số”, “Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu suất liện tục và xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

OKRs là công cụ hoàn hảo để quản lý, đo lường kết quả các mục tiêu có tính sáng tạo (Ví dụ như một số mục tiêu của họa sỹ, nhân viên phân tích thiết kế, nhân viên phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,...), các mục tiêu này đổi mới liên tục, nhiều mục tiêu diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn. Đó là lý do nó được Google, Deloitte,.... ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp sáng tạo.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.