Cho dù mục tiêu cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp bạn có liên quan tới marketing, bán hàng hay bất kỳ hoạt động nào khác của doanh nghiệp thì việc lựa chọn một KPI (key performance indicators - ) đúng đắn sẽ giúp đo lường được những cải thiện để nhanh chóng đạt được mục tiêu.

Có một câu nói rất hay rằng “Những thứ đo lường được thì sẽ dễ dàng cải thiện được”. Nếu có thể định lượng tình trạng hiện tại của các hoạt động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ra quyết định về việc cải thiện hoạt động hoặc giảm bớt hoạt động. Tuy nhiên, vấn đề hiện tại là “Làm thế nào để chọn được KPI phù hợp để doanh nghiệp tập trung hoàn thành?

Câu trả lời thực sự còn phụ thuộc bởi vì chúng ta không có một quy trình gồm các bước để chọn ra KPI phù hợp , thêm vào đó, có quá nhiều thứ phải xem xét khi đưa ra quyết định đâu là KPI phù hợp. Sau đây là một vài phương thức cơ bản để đưa ra KPI phù hợp nhất cho doanh nghiệp:

1. Chọn KPI liên quan trực tiếp đến mục tiêu doanh nghiệp

Ví dụ, KPI có thể liên quan đến mục tiêu gia tăng doanh số bán hàng, cải thiện ROI (return on investment) cho các hoạt động marketing hay cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng.

Mark Hayes, giám đốc truyền thông của Shopify trong cuốn sách “32 Key Performance Indicators of Ecommerce” (tạm dịch: 32 KPIs cho thương mại điện tử) đã đưa ra một số ví dụ cho việc gắn KPI với mục tiêu thương mại điện tử thường thấy:

Mục tiêu 1: Tăng 10% sale trong quý tiếp theo. Các KPIs bao gồm số lượng bán ra hàng ngày, tỷ lệ chuyển đổi, lượng truy cập vào website

Mục tiêu 2: Tăng tỷ lệ chuyển đổi 2% trong năm tới. KPIs bao gồm tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ hủy bỏ giỏ hàng, xu hướng tỷ lệ liên kết giao hàng, xu hướng cạnh tranh giá.

Mục tiêu 3: Tăng lượng truy cập site thêm 20% trong năm tới. KPI bao gồm lượng truy cập website, nguồn truy cập, lượng chia sẻ trên mạng xã hội, tỷ lệ thoát trang.

Mục tiêu 4: Giảm một nửa các cuộc gọi mang tính tiêu cực đến bộ phận chăm sóc khách hàng. KPIs bao gồm: thỏa mãn dịch vụ gọi, nhận diện ra trang mà khách hàng vừa ghé thăm trước khi thực hiện cuộc gọi, sự kiện gây ra cuộc gọi.

Muc tieu 2. Chỉ nên tập trung vào các chỉ tiêu chính

Bạn nên biết rằng so với việc chọn cả tá chỉ tiêu để đo lường và báo cáo, bạn chỉ nên tập trung vào một vài chỉ tiêu chính. Vậy bao nhiêu là đủ?

Mọi công ty, nền công nghiệp hay mô hình kinh doanh đều khác nhau, vì vậy rất khó để chỉ ra được một số lượng chính xác KPI doanh nghiệp nên có. Mặc dù dựa trên một vài câu chuyện từ các doanh nghiệp bạn nên đưa ra từ 4 đến 10 KPI cho doanh nghiệp của mình. 

Làm thế nào để chọn KPIs phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

 3. Xem xét giai đoạn tăng trưởng của công ty

Ở những giai đoạn đầu của công ty, các công ty thường chú trọng vào những chỉ tiêu giúp thẩm định lại tính đúng đắn của mô hình kinh doanh phải kể đến các feedbacks chất lượng, sự nhận thức thương hiệu của khách hàng, hoạt động lắng nghe khách hàng …, trong khi đó, các công ty đã và đang trong giai đoạn mở rộng lại chú trọng nhiều hơn vào các chỉ số như giá trị trọn đời của khách hàng (CLV - Customer Lifetime Value) hay số lượng khách hàng được chúng ta nỗ lực kéo về …

Làm thế nào để chọn KPI phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

 4. Xác định cả chỉ số trong quá khứ và chỉ số ước đoán

Trong khi các chỉ số trong quá khứ đo lường những kết quả đã hoàn thành như tổng số lượt bán hàng tháng trước, hay số lượng cuộc gọi chăm sóc khách hàng đã thực hiện trong quý vừa rồi đều là các ví dụ cho những chỉ số quá khứ, thì chỉ số ước đoán đo lường đầu vào, tiến trình hoặc một mục tiêu được phỏng đoán sẽ đạt được trong tương lai.

Thường thì các doanh nghiệp sẽ tập trung nhiều vào các chỉ số trong quá khứ, lí do rất dễ hiểu vì các chỉ số này có sẵn trên hệ thống, khiến cho họ dễ dàng hơn trong việc yêu cầu những số liệu này. Thế nhưng có một sự thật rằng chỉ số trong tương lai được biết đến như một trong những nhân tố lèo lái doanh nghiệp của bạn vì chúng thường xuất hiện trước cả các xu hướng.

Vì vậy để xác định KPI ( Chỉ tiêu đo lường hiệu suất) doanh nghiệp cần xác định được cả các chỉ số trong quá khứ và chỉ số ước đoán để hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình. 

Làm thế nào để chọn KPI phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

 5. Cuối cùng, người làm chỉ tiêu phải hiểu được rằng KPI của từng ngành, từng mô hình kinh doanh đều có sự khác biệt. Vì vậy, người điều hành doanh nghiệp và các đơn vị xây dựng bộ KPI cho doanh nghiệp cần đặt ra những chỉ tiêu phù hợp với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp mình cũng như hiểu về công ty và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo!

Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,...là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm trí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn, vì vậy không áp dụng được KPI. Trong những trường hợp này OKR là lựa chọn hoàn hảo, ngày càng nhiều công ty ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như Intel, Google, LinkedIn, Deloitte,.... OKR là phương thức cải tiến của quản lý theo mục tiêu, nó là một thành phần của Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của quy trình Quản trị hiệu suất và áp dụng cho các các công ty ứng dụng Quản trị nhanh gọn.
Để xác định khi nào dùng OKR, khi nào dùng KPI, bạn có thể đọc thêm bài "OKRs và KPIs, doanh nghiệp chúng tôi nên chọn phương pháp đo lường hiệu suất nào?". Hãy nghĩ đến OKR nếu như bạn thấy nó phù hợp sau khi đọc bài trên. iHCM hỗ trợ đồng thời cả KPI và OKR.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp iHCM - Công cụ hiện thực hóa KPI của lãnh đạo

Với phần mềm KPI iHCM, các mục tiêu được quản lý để có thể gắn chỉ số đo lường bằng cách thiết lập KPI, kết quả được giám sát, đo đạc từng chu kỳ (Theo ngày, tuần, tháng, quý). Việc áp dụng KPI giúp tổ chức đo lường được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận, qua đó nhân viên có được thu nhập liên quan, đây là cách thức khuyến khích, tạo động lực và giữ chân nhân tài. Để hiểu thêm về KPI, quí vị có thể đọc các bài:

Chỉ số KPI dẫn dắt và thể hiện hiệu suất - Ứng dụng trong thẻ điểm cân bằng: Nhiều tổ chức chỉ quan tâm tới các chỉ số kết quả cuối cùng mang ý nghĩa tài chính, tuy nhiên các chỉ số đó là các chỉ số thể hiện hiệu suất cuối cùng, nó không là cơ sở cho việc dẫn đường đến kết quả. Hệ thống KPI cần có hai loại chỉ số KPI dẫn dắt và KPI thể hiện hiệu suất. Bài viết này phân biệt hai loại chỉ số và giúp tổ chức nhận thức được mức độ quan trọng của cả hai loại chỉ số trên.
Sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số KPI: Bài viết giúp xác định đâu là KPI giữa rất nhiều số liệu trong tổ chức.
Những ngộ nhận khi thiết lập chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp: Những sai lầm thường gặp khi thiết lập hệ thống KPI.
- Các bước triển khai và áp dụng KPI trong tổ chức: Các bước triển khai và áp dụng KPI.

Phần mềm iHCM có chức năng quản lý mục tiêu đo lường được bằng chỉ số KPI

Tải tài liệu iHCM

Tài liệu "Các bước triển khai KPI trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi TÜV NORD, CHLB Đức. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ tới cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT!

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực