QUẢN LÝ DỰ ÁN MUỐN THÀNH CÔNG CẦN GẮN LIỀN VỚI CỘNG TÁC NHÓM HIỆU QUẢ

Hiểu rõ vai trò của cộng tác trong doanh nghiệp, ngay từ khi xây dựng và phát triển iHCM, tính năng cộng tác luôn được Hyperlogy đặt lên hàng đầu. Điều này càng thể hiện rõ rệt trong Phần mềm Quản lý dự án, giúp các nhóm dự án truy cập thông tin nhanh, cập nhật công việc ở bất kỳ nơi đâu, đặc biệt quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa.

Cộng tác là gì?

Cộng tác (Collaboration) là khi hai hoặc nhiều người làm việc cùng nhau để giải quyết một vấn đề. Điều này nghe thì có vẻ giống làm việc nhóm (teamwork) nhưng thực chất giữa chúng có những sự khác biệt.

Theo Báo cáo của WorkPlace Productivity and Communications Technology năm 2017, hơn 2/3 thời gian của nhân viên, tương ứng với 5 giờ trong số 8 giờ làm việc, được dành để giao tiếp với người khác.

Tương tự, một nghiên cứu được thực hiện bởi Planview cho thấy rằng:

• 38% người được hỏi làm việc trong các nhóm chức năng chéo.

• 70% đã làm việc với những người cả bên trong và bên ngoài nhóm của họ.

• 28% đã làm việc với các thành viên trong nhóm ở các quốc gia khác nhau.

Đặc biệt là sự gia tăng của làm việc từ xa trong năm 2020 cũng thúc đẩy hoạt động cộng tác mạnh mẽ trong các tổ chức doanh nghiệp.

Cộng tác hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức

• Giải quyết vấn đề nhanh hơn

• Cải thiện trao đổi công việc trong và giữa các phòng ban

• Liên kết tốt hơn trong nhóm và giữa các nhóm với nhau

• Cân bằng kỹ năng trong các nhóm dự án.

• Nhân viên gắn bó, dẫn đến tỷ lệ giữ chân cao hơn.

• Ra quyết định nhanh hơn

• Tăng cường chia sẻ kiến thức chuyên môn

• Giao tiếp tốt hơn với các nhóm từ xa

Tầm quan trọng của cộng tác đối với các dự án

Trong dự án, cộng tác có nghĩa là tập hợp một nhóm nhân sự từ các phòng ban trong công ty để hoàn thành một dự án. Việc hoàn thành dự án này đòi hỏi các kỹ năng đa dạng và nhiều kinh nghiệm của một nhóm đa chức năng, những người thường không làm việc cùng nhau hàng ngày.

Sự cộng tác cũng rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án mới, các thành viên trong nhóm thiếu kinh nghiệm và những cá nhân quản lý dự án nhưng không được đào tạo chính quy về chuyên ngành. Những cá nhân này dựa vào các kỹ năng và kinh nghiệm của nhóm rộng lớn hơn để đóng góp thành công.

Tại sao cộng tác không thành công?

Tuy nhiên, rõ ràng cộng tác sẽ giúp nâng cao hiệu suất nhóm và thúc đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án, thế nhưng không phải hoạt động này cũng diễn ra suôn sẻ, có đôi khi gặp thất bại.

Theo Chaos Manifesto 2014, 33% dự án thất bại do thiếu sự tham gia của toàn bộ nhóm. Nếu các nhóm không rõ cách làm việc cùng nhau hoặc tại sao họ cần cộng tác, thành công là một kết quả khó có thể xảy ra.

Nguyên do dẫn tới cộng tác không thành công:

• Không có sự hỗ trợ hoặc tầm nhìn từ quản lý cấp cao

• Cơ cấu tổ chức

• Quản lý nhóm

• Quá trình cộng tác

• Các công cụ giao tiếp cũng đóng một vai trò trong sự hợp tác

Đối với nhiều nhóm, email, bảng tính và cuộc gọi điện thoại vẫn là công cụ giao tiếp chính của họ. Tuy nhiên, những công cụ này gây ra nhiều vấn đề hơn cho các nhóm, đặc biệt là trong các dự án! Do đó, chọn đúng công cụ để cộng tác là rất quan trọng.

Điều này dẫn tới cộng tác kém, thông tin sai lệch. Từ thời gian lãng phí đến việc trùng lặp các nhiệm vụ, các dự án bị trễ và chất lượng thấp, cộng tác kém dẫn đến chi phí lớn cho tổ chức, doanh nghiệp.

Quản lý dự án thành công – Cộng tác nhóm hiệu quả với iHCM

Hiểu rõ vai trò của cộng tác trong doanh nghiệp, ngay từ khi xây dựng và phát triển iHCM, tính năng cộng tác luôn được Hyperlogy đặt lên hàng đầu. Điều này càng thể hiện rõ rệt trong Phần mềm Quản lý dự án, giúp các nhóm dự án truy cập thông tin nhanh, cập nhật công việc ở bất kỳ nơi đâu, đặc biệt quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa.

iHCM là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các nhóm dự án dễ dàng cộng tác:

1. Lập kế hoạch và tập trung dự án

- Lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ

- Phát hiện sớm các tắc nghẽn trong quá trình thực hiện dự án

- Giải phóng đầu óc khỏi việc ghi nhớ công việc, dự án

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đề ra

2. Hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm

“Người thực hiện” là ai trong từng công việc, nhóm công việc của dự án – Thông tin này cho biết mỗi người cần làm gì và khi nào. Họ được chủ động trong công việc, sắp xếp được thời gian phối hợp giải quyết vấn đề với những thành viên khác.

Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Harvard Business Review cho thấy các thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong một dự án sẽ hợp tác dễ dàng với những người khác.

3. Quản lý tài liệu dự án - Không gian chia sẻ tài liệu nội bộ doanh nghiệp linh hoạt

- Tất cả tài liệu được lưu trữ tại một nơi với Drive riêng cho nội bộ doanh nghiệp

- Truy cập tài liệu chung mọi nơi mọi lúc

- Tìm kiếm tài liệu dễ dàng bằng Full text Search

- Phân quyền chia sẻ thông tin và thiết lập phân quyền dễ dàng

Với thư viện tài liệu trên iHCM, thật dễ dàng tập trung tất cả các tài liệu dự án vào một nơi. Việc tìm kiếm thông tin liên quan cũng trở nên nhanh hơn nhiều!

4. Tích hợp mạng xã hội nội bộ

- Tạo ra môi trường cộng tác tập trung cho doanh nghiệp, nhất quán thông tin

- Kết nối và gắn kết các thành viên của doanh nghiệp

- Không gian chung và không gian riêng cho các nhóm hoạt động

- Duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, gọi điện, video call) ngay trên một nền tảng quản trị doanh nghiệp

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý dự án và cộng tác, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.