Muốn giảm tải công việc, hãy giao việc cho nhân viên!

Là nhà quản lý, thường xuyên bị quá tải công việc, bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động xây dựng chiến lược, muốn trau dồi, nâng cấp bản thân và có thể tham gia thêm nhiều dự án khác. Đây sẽ là lúc bạn chứng minh bản lĩnh thực sự của mình, hay nói cách khác, bạn cần phải có đủ kỹ năng của một nhà quản lý chuyên nghiệp.

"Hãy giao việc!" là lời khuyên của Jo.Owen - tác giả quyển How to Manage (Pearson Education, Kindle Edition, 2012) giúp các nhà quản lý giảm tải công việc. Theo ông, giao việc cho nhân viên chính là một trong những kỹ năng thiết yếu giúp bạn tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng sẵn sàng giao việc cho nhân viên, một số vẫn còn trăn trở với nỗi lo như: "Tôi muốn giao việc cho cấp dưới nhưng:

- Công việc này quá quan trọng nên tôi không thể giao người khác làm được."

- Công việc quá cấp bách nên không thể giao việc được, phải tự làm mới kịp thời gian."

- Đội ngũ cấp dưới chưa đủ kỹ năng để nhận việc được giao."

- Chỉ mình tôi mới có đủ các kỹ năng để làm công việc này."

- Công việc của nhân viên khác đang rất bận bịu nên tôi không thể giao thêm việc."

- Tôi sợ gặp rủi ro khi giao việc này cho nhân viên."

Theo Owen, nếu kết hợp song song cả giao việc và hướng dẫn nhân viên, các nhà quản lý có thể sẽ thoát những lý do nêu trên. Và để giao việc đúng người đúng công việc, đòi hỏi nhà quản lý cần hiểu rõ nhân viên cấp dưới: Ai có khả năng làm việc đến đâu; Biết khi giao việc sẽ là trao cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên của mình. Thậm chí bạn còn có thể ước lượng chính xác thời gian hoàn thành công việc.

Khi kết thúc quá trình đàm phán, các mục tiêu sẽ được thiết lập rõ ràng trên phần mềm quản trị mục tiêu iHCM nhằm đảm bảo những mục tiêu này chung hướng với mục tiêu của phòng ban mình, của tổ chức/doanh nghiệp. Tuy nhiên, thiết lập mục tiêu chưa đủ để hoàn thành, bạn và nhân viên cần trao đổi cách làm, những hành động, công việc để phục vụ cho mục tiêu đó. Bạn cần xác định rõ với nhân viên trước khi bắt đầu công việc:

- Những công việc này phục vụ mục tiêu nào?

- Sự mong đợi của bạn với kết quả công việc từ nhân viên

- Làm rõ thời gian hoàn thành công việc

Nhà quản lý có thể tham khảo 5 nhóm tiêu chí khi giao việc mà Jo.Owen nêu ra như sau:

1. What - Việc gì: Nên giao những việc thú vị và mang tính chất thách thức, tạo cho nhân viên cơ hội phát triển và tin họ có thể làm được.

2. Who - Ai làm: Bạn cần giao việc đúng người và luôn sẵn sàng cân đối công việc nếu thấy nhân viên của mình dấu hiệu quá tải như: mệt mỏi hay đáng trí.

3. When - Khi nào: Nắm bắt thời gian công việc và nhận báo cáo công việc hàng tuần từ nhân viên;

4. How - Cách giao việc: Không nên siết chặt hay ấn định công việc của nhân viên; Để họ tự quyết định sau khi thảo luận giao việc; Thường xuyên hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên giúp họ hoàn thành đúng thời hạn.

5. Why - Lý do mục đích công việc: Giúp nhân viên hiểu những công việc họ sẽ thực hiện phục vụ mục tiêu nào của cá nhân, của phòng ban và của tổ chức/doanh nghiệp.

Trong vai trò nhà quản lý, bạn sẽ nhận toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng. Do vậy, không nên phó mặc nhân viên xoay sở với công việc, mà hãy nhớ: luôn sẵn sàng hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc đã giao; Nên theo dõi và giám sát tiến độ; Thừa nhận những đóng góp, sự thành công khi nhân viên hoàn thành tốt công việc.

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.