Nhân viên và quản lý cấp trung đừng khó chịu với KPI! KPI là bạn, không phải kẻ thù

Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), nhân viên và quản lý cấp trung sẽ cảm thấy rất khó chịu trong giai đoạn đầu khi doanh nghiệp áp dụng mô hình quản trị hiệu suất theo KPI. Nhưng thái độ đó với KPI cần được thay đổi.

Từ thoải mái thành gò bó và từ việc nghiễm nhiên nhận lương đủ 100% theo thỏa thuận hợp đồng, đến khả năng có thể bị giảm lương, KPI khiến nhân viên và quản lý cấp trung ở nhiều công ty khó chịu. Với KPI, các doanh nghiệp cố gắng lượng hóa các mục tiêu, quan điểm và định hướng của mình, cả đầu vào lẫn đầu ra. Khi mới áp dụng, quản lý cấp trung gặp nhiều vấn đề nhất. Họ phải áp dụng cho nhân viên thứ mà chính bản thân họ cũng chưa hiểu rõ. Đôi khi nhân viên cấp dưới chỉ cần vặn vẹo hoặc thắc mắc đôi chút về các chỉ số công việc, áp vào từng trường hợp cụ thể, đôi khi nhỏ nhặt, là quản lý cấp trung thường xuyên rơi vào trạng thái ấp úng, không trả lời được.

Ngoài ra, khi áp dụng KPI, chính các quản lý cấp trung cũng không thoải mái. Lượng hóa mọi mục tiêu dễ khiến người làm việc gặp sức ép tâm lý. Nếu làm việc với tâm lý thoải mái, họ có thể dễ dàng đạt hoặc vượt mục tiêu. Nhưng nếu công ty lạm dụng việc lượng hóa các mục tiêu, khi trước mặt chỉ toàn là các con số, người làm việc có xu hướng sợ hãi và sẽ tìm cách chống đối để đạt mục tiêu trước mắt, thay vì làm việc thật sự để tạo ra giá trị.

Hậu quả là 80% số doanh nghiệp SMEs khi áp dụng KPI lần đầu tiên gặp phản ứng dữ dội từ quản lý cấp trung và các nhân viên. Hoặc tệ hơn, họ cố gắng làm đẹp chỉ số công việc của mình bằng thủ thuật nào đó; che giấu các chỉ số KPI phản ánh thực tế. Một bộ phận nhân viên coi KPI như kẻ thù, và mô hình quản trị hiệu suất hóa ra khiến doanh nghiệp làm việc kém hiệu quả hơn.

Có 2 vấn đề mà các doanh nghiệp SME cần phải lưu tâm khi áp dụng KPI lần đầu:

Thứ nhất, KPI không phải để sát phạt. Bản chất nó là công cụ đo lường hiệu suất ở một số công đoạn hoặc công việc quan trọng. KPI giúp lượng hóa cụ thể tình hình sức khỏe thị trường, “sức khỏe” của đội sales và phản ánh của khách hàng. Với các chỉ số KPI (xây dựng tùy đặc thù của từng doanh nghiệp) các nhà quản lý cấp trung nắm địa bàn trong lòng bàn tay, thứ mà trước đó họ chỉ đánh giá theo cảm tính hoặc kinh nghiệm.

Chức năng của KPI là để lượng hóa các mục tiêu

Với thời gian thống kê đủ dài, KPI giúp doanh nghiệp đưa ra ngưỡng phát triển trong khả năng hiện có của đội ngũ bán hàng. Trong trường hợp một lãnh đạo đưa ra mục tiêu cao hơn hẳn mức tăng trưởng trung bình, người quản lý cấp trung dễ dàng phản bác bằng các con số thống kê cụ thể. Họ có thể minh chứng quan điểm của mình bằng số liệu. Điều này tốt cho họ và cả nhân viên của họ.

Hiển nhiên, sếp là người quyết định. Nhưng không doanh nghiệp nào hoạt động tốt trong sự bất đồng về mục tiêu giữa quản lý các cấp và nhân viên. Lặp lại việc đưa ra mục tiêu quá tầm cho thấy người quản lý doanh nghiệp có năng lực kém. Họ không biết cách thuyết phục nhân viên. Và trong trường hợp này, KPI trở thành tấm khiên cho các nhà quản lý cấp trung, các nhân viên, thay vì là kẻ thù của họ.

Hiểu đúng về KPI, nhân viên sẽ không còn khó chịu với nó nữa, mà biến nó thành công cụ để làm việc

Thứ hai, các công ty hoàn toàn có thể tường minh chỉ số KPI giữa các phòng ban qua phần mềm quản lý. Lấy ví dụ iHCM, sản phẩm hàng đầu được Hyperlogy Corporation cung cấp từ năm 2014. Giao diện của phần mềm này dễ dàng cho phép mọi thành viên của doanh nghiệp theo dõi mục tiêu và trạng thái công việc của nhau. Một người quản lý cấp trung sẽ có trách nhiệm giúp đỡ nhân viên trong trường hợp quan sát thấy tiến độ công việc của nhân viên đó có vấn đề, khả năng không hoàn thành được KPI. Các lãnh đạo công ty cũng theo dõi được tiến độ của từng phòng ban, nhờ đó ra quyết định điều chỉnh (kể cả điều chỉnh KPI) phù hợp với năng lực và tiềm năng của đội ngũ.

KPI khi đấy trở về đúng chức năng của nó: Một bộ đo lường để gắn kết các thành viên trong cùng một nhóm, một doanh nghiệp, thúc đẩy họ làm việc vượt khả năng; thay vì một chỉ số để sát phạt và gây áp lực. Rõ ràng, khía cạnh này cho thấy, các phần mềm quản trị tốt là vũ khí tối ưu cho các doanh nghiệp, trong việc xây dựng quy trình và vận hành theo mô hình quản trị hiệu suất.