Gamification – áp dụng những thuộc tính gây nghiện của trò chơi về Quản lý với OKRs và BSC (Phần 1)

Gamification là gì?

Gamification là một ứng dụng có thể mới nhưng bắt nguồn từ những quy luật tâm lí khá quen thuộc trong games. Đó là các trò chơi rất dễ gây nghiện. Do đó, nhằm biến quá trình không mấy hấp dẫn như thiết lập mục tiêu, kết quả then chốt, công việc, theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện, trao đổi, phản hồi giữa nhân viên và nhà quản lý trở thành một trải nghiệm thú vị như thể họ đang chơi game vậy. Qúa trình học là một trò chơi thông qua Gamification – ăn khớp giữa khoa học hành vi và công nghệ xã hội – là một trào lưu mới mẻ và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Có thể áp dụng Gamification trong quản lý OKRs và BSC như thế nào?

Tất nhiên là có thể, bạn chỉ cần chia sẻ các mục tiêu chiến lược và ưu tiên từ cấp công ty xuống từng bộ phận, từng cá nhân, sau đó thêm các cơ chế trò chơi để liên kết tất cả và làm cho hoạt động trở nên hấp dẫn.

1. Nắm bắt các mục tiêu chiến lược và ưu tiên

Các mục tiêu chiến lược thường là những mục tiêu dài hạn mà tổ chức của bạn cần đạt được. Đối với hầu hết các đơn vị, từ lúc thiết lập mục tiêu đến lúc hoàn thành, họ mất một năm hoặc nhiều hơn vậy. Do đó, trong số các mục tiêu được thiết lập, bạn cần chọn những mục tiêu ưu tiên để nhanh chóng hoàn thành chúng trong năm hoặc chỉ trong một quý.

2. Chia nhỏ các mục tiêu năm xuống thành các mục tiêu quý

Để phá vỡ những mục tiêu dài hạn tưởng chừng rất lâu này, bạn cần ấn định phải hoàn thành chúng trong thời gian ngắn, khống chế thời gian, chỉ để cho nhân viên của bạn suy nghĩ cho một khoảng thời gian ngắn và bỏ đi những câu hỏi: Quý tới? Năm tới?

Thông thường, khi bạn có mục tiêu của năm, bạn nên phân bổ thời gian theo 04 quý. Bạn có thể thiết lập khung thời gian phù hợp, nhưng hầu hết các đơn vị đều sử dụng Quý (03 tháng). Đây là khoảng thời gian đủ để bạn có thể có những bước tiến, và cũng không quá lâu khiến cho bạn không thể nhìn thấy sự tiến bộ và không có cảm giác hoàn thành.

Trong My Objectives, chúng ta gọi những thùng thời gian là một “trò chơi”. Giống như bất kỳ trò chơi nào, trong suốt khoảng thời gian trò chơi diễn ra luôn có các cuộc trao đổi về từng bước đi. Giữa các hiệp, người chơi và huấn luyện viên của mình sẽ phải trao đổi về những động tác người chơi đã thực hiện. Các chiến thuật được đưa ra để thay đổi tình thế. Hoàn thành game, dựa vào điểm số cuối cùng mà người chơi và huấn luyện viên sẽ phải đặt ra chiến lược mới cho trờ chơi tiếp theo dựa vào những gì họ đã rút kinh nghiệm từ trò chơi cũ.

Bây giờ chúng ta có thể ấn định mức độ ưu tiên cho từng mục tiêu dựa trên mục tiêu chiến lược của tổ chức và mức độ ảnh hưởng của mục tiêu đó, tức là một mục tiêu có tác động cao đến ưu tiên chiến lược ,có trọng số cao, có ưu tiên cao hơn một mục tiêu khác.

3. Phân công công việc rõ ràng cho các nhóm và các thành viên

Từ mục tiêu, bạn phải có kế hoạch công việc cụ thể, cho từng cá nhân: Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện công việc? Ai cần được hỗ trợ, phản hồi khi gặp vướng mắc? Ai cần được trao đổi về bất kỳ thay đổi nào?

Điều quan trọng nhất ở đây là mỗi người trong nhóm cần rõ ràng về vai trò của họ trong quá trình hoàn thành mục tiêu hay dự án mà mình đảm nhận.

4. Thu thập dữ liệu

Khi việc thiết lập mục tiêu cho toàn bộ tổ chức, cũng như việc phân công kế hoạch công việc tới từng cá nhân đã đi vào khuôn khổ, tất cả những gì bạn cần làm lúc này là quản lý, theo dõi quá trình họ thực hiện đối với từng mục tiêu.

Áp dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc, nhà quản lý sẽ được “tự báo cáo” thông qua các màu sắc công việc trên Bảng công việc: xanh – đúng tiến độ, vàng – chậm tiến độ, đỏ - đã quá hạn, xanh nước biển – hoàn thành đúng hạn. Nhân viên sẽ phải thường xuyên tự cập nhật trạng thái tiến độ công việc của mình.

Cũng tương tự như trò chơi đánh golf, sẽ không có trọng tài nào giám sát từng bước đi của bạn, tính điểm hộ bạn. Nếu bạn ăn gian, bạn sẽ cảm thấy bị giày vò vì không trung thực. Trong guồng quay hoạt động của một tổ chức, nếu bạn ăn gian, các thành viên còn lại sẽ chỉ trích bạn vì lời cam kết về hiệu suất không đạt.

5. Nhận biết công việc của đội và cá nhân của bạn

Đây là lúc mà cơ chế chơi game xuất hiện. Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta đưa ra nhiều "điểm chiến lược" để đạt được những mục tiêu ưu tiên cao hơn. Bây giờ nhóm và cá nhân có thể:

- Ưu tiên những gì họ nên thực hiện trong phạm vi trách nhiệm của họ

- Giữ điểm số hiệu suất làm việc của họ. Điều này là cơ sở để đánh giá hiệu suất hàng năm.

- Được công nhận qua các huy hiệu và giải thưởng, giúp mọi người có thể nhìn thấy thành tích của bạn (giống như các bằng cấp và chứng chỉ treo trên tường của bạn).

- So sánh bạn với các đồng nghiệp khác trên Leader-boards để bạn biết vị trí của mình.

- Giống như các trò chơi online, quá trình theo dõi điểm số này rất hấp dẫn... nó phục vụ cho rất nhiều mục đích: tăng cường sự gắn kết của nhân viên, sự hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp, chất lượng sản phẩm, v.v.

6. Công nhận sự thành công một cách khách quan (hàng quý)

Như vậy, các đội đều thấy họ làm việc thể nào và các đội khác cũng đang hoạt động ra sao cho mục tiêu chung của tổ chức. Nhà lãnh đạo sẽ không còn phải đợi đến khi có kết quả tài chính hoặc bản cập nhật định kỳ vào cuối quý, giờ đây, họ được nắm bắt tiến độ công việc, mục tiêu theo thời gian thực, được báo cáo và dự báo bởi đội ngũ nhân viên có trách nhiệm.

7. Quản lý hiệu suất chiến lược

Bởi vì mọi mục tiêu đều được chia sẻ từ trên xuống dưới - được liên kết với những mục tiêu chiến lược ưu tiên, hiệu suất làm việc của tất cả nhân viên đều có thể được nhìn thấy trong bối cảnh mang tính chiến lược. Tổ chức như vậy sẽ luôn đi trên một con đường chung định hướng.

Dưới đây là ảnh minh họa toàn cảnh về "Áp dụng Gamification trong quản lý OKRs và BSC ". Đây là nền tảng của việc áp dụng cho Balanced Scorecard và OKRs, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết trong Phần 2. Mời bạn đón đọc!