Các chỉ số đánh giá hiệu suất công việc hay còn gọi là KPI là một phần thông tin quan trọng quyết định việc doanh nghiệp có đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang có những nhầm lẫn về việc thiết lập đúng các chỉ tiêu hiệu suất này dẫn tới thất bại khi áp dụng KPI.

Định nghĩa cơ bản về KPI

Chỉ số đánh giá hiệu suất công việc là thước đo lượng hóa mà công ty sử dụng để xác định làm cách nào đáp ứng được các mục tiêu hoạt động và chiến lược. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những chỉ tiêu KPI khác nhau phụ thuộc vào những tiêu chí hiệu suất riêng biệt hay những ưu tiên khác nhau, đồng thời các chỉ tiêu này thường theo tiêu chuẩn của ngành.

Có một sự khác biệt tinh tế giữa các chỉ số KPI và các thước đo quản lý (Management Metrics). Một điểm quan trọng cần chú ý, KPI là thước đo quản lý nhưng không phải tất cả các thước đo quản lý là KPIs. Một doanh nghiệp phải biết xác định các thước đo quản lý nào được xem là các chỉ tiêu KPI của doanh nghiệp. Những chỉ số KPI không nhất thiết là chỉ tiêu tài chính nhưng có ảnh hưởng quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Không có những chỉ số cụ thể, doanh nghiệp gần như không thể đạt đầy đủ những mục tiêu đề ra.

Để tránh sai lầm thì Muc tiêu KPI phải Smart

Đặc trưng của KPI là phải SMART

Giống như mục tiêu, KPI phải SMART. SMART là chữ viết tắt của:

- Cụ thể (Specific): phải cụ thể.
- Đo lường (Measurable): phải đo lường được bằng số.
- Đạt được (Achievable): có thể đạt được
- Thực tế (Realistic): phải thực tế với kế hoạch đề ra.
- Có thời hạn (Time - bound): Trả lời cho câu hỏi mục tiêu được thực hiện khi nào?

Những chỉ số đánh giá hiệu suất phải dựa trên những dữ liệu hợp lệ và bối cảnh thực tế với những mục tiêu kinh doanh, phải xác định được những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của công ty không thể can thiệp với việc thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng khác là mục tiêu phải có chu kỳ, có các điểm đo ở cuối chu kỳ.

Đo lường KPI - Một số chỉ tiêu KPI - Kinh nghiệm ứng dụng bsc kpi trong quản lý doanh nghiệp

Những ví dụ về chỉ số đánh giá hiệu suất

Chỉ số KPI của doanh nghiệp/tổ chức không giống hoàn toàn mục tiêu, nhưng nó gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ, một trường học đặt mục tiêu tất cả sinh viên đều vượt qua một kỳ thi nhưng hãy sử dụng tỷ lệ trượt là chỉ tiêu KPI cho mục tiêu này, điều đó có nghĩa là “tỷ lệ trượt kỳ thi” là KPI được sử dụng để đo lường mục tiêu “tất cả sinh viên đều đỗ”. Một ví dụ khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ lệ phần trăm doanh thu của khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ như là chỉ tiêu KPI. Những ví dụ khác của chỉ tiêu KPI cho doanh nghiệp như:

- Tỷ lệ khách hàng hài lòng
- Số lượng khách hàng mới
- Tỷ lệ khách hàng không sử dụng tiếp dịch vụ/sản phẩm
- Thời gian chờ đợi đơn đặt hàng của khách hàng
- Thời gian hết hàng trong kho

Triển khai KPI phải gắn liền với Chiến lược, Mục tiêu doanh nghiệp

Làm thế nào để lựa chọn KPIs đúng?

Các doanh nghiệp nên thực hiện nhiều bước trước khi lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp nhất bao gồm:

- Thiết lập qui trình kinh doanh rõ ràng
- Xác lập các yêu cầu cho quy trình kinh doanh
- Xác định các thông số đo lường định lượng và chất lượng
- Xác định các sai số để điều chỉnh những mục tiêu KPI ngắn hạn

Khi lựa chọn KPI, công ty nên bắt đầu cân nhắc những yếu tố quản lý trong kinh doanh. Sau đó, bạn phải xem xét và xác định những yếu tố nào giúp đánh giá thành quả đối chiếu với các chiến lược doanh nghiệp.

Mặc dù có tiêu chuẩn cho từng ngành, nhưng không nhất thiết phải lựa chọn những KPI giống như những doanh nghiệp cùng ngành khác. Điều quan trọng là mối tương quan giữa chỉ số KPI với doanh nghiệp hoặc bộ phận.

Vậy bao nhiêu chỉ số KPI mức công ty là đủ? Không có số lượng chính xác các chỉ số KPI được áp dụng mức doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, số lượng có thể từ 4 đến 10 chỉ tiêu phù hợp cho doanh nghiệp và chúng phải là những chỉ số chính ảnh hưởng tới sự thành công của doanh nghiệp. “Không có gì là quan trọng nếu như mọi thứ đều quan trọng”. Các doanh nghiệp nên xem xét lại các mục tiêu và chiến lược của mình thường xuyên và đưa ra những điều chỉnh cần thiết cho các chỉ tiêu KPI.

Chỉ tiêu KPI rất quan trọng cho mọi doanh nghiệp, bởi nó giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu và đảm bảo các mục tiêu được liên kết xuyên suốt trong tổ chức.  Sự tập trung này giúp doanh nghiệp thực hiện công việc, dự án có ý nghĩa để tiến tới mục tiêu nhanh hơn.

Cung cấp bởi Nguyễn Huyền Linh

Bài viết được cung cấp bởi Tiến sỹ Nguyễn Huyền Linh - Giảng viên Đại học Kingston Anh Quốc, anh có kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn Quản trị doanh nghiệp, Chiến lược, KPI, Thẻ điểm cân bằng (BSC), Khung năng lực, Quản lý rủi ro, Kiểm toán, Tái cấu trúc doanh nghiệp,....

Những sai lầm thường gặp khi ứng dụng BSC và KPI tại doanh nghiệp Việt Nam

Trong quá trình trao đổi, chúng tôi gặp nhiều trường hợp ngộ nhận chỉ tiêu KPI hoặc có những sai sót khác khi thiết lập bộ chỉ tiêu KPI giống như những gì trong bài có nhắc tới. Xin nêu ra đây một vài ví dụ điển hình:

- Một nhà quản lý có đặt câu hỏi "Nhân viên của tôi tự đánh giá chỉ tiêu KPI và họ cho rằng họ đạt được 96 điểm, trong khi tôi đánh giá anh ta chỉ đạt 86 điểm thì giải quyết thế nào?", nhìn vào câu hỏi này cho thấy đây thực chất không phải chỉ tiêu KPI, vì KPI phải SMART, tức là nó “đo lường được”, chỉ số đánh giá KPI phải dựa trên những “dữ liệu hợp lệ”, kết quả đánh giá khác nhau giữa nhà quản lý và nhân viên thể hiện nó không đo lường được và dựa trên cảm tính. Chỉ số này chưa phải là chỉ số KPI.
- Ở một Công ty khác, chúng tôi có nhận được một Bản thiết kế bộ chỉ số KPI do một tổ chức Tư vấn doanh nghiệp thực hiện. Bản này có 123 chỉ số KPI, khi phân chỉ tiêu KPI cho đơn vị cấp dưới có những Bộ phận nhận được bộ chỉ số 80 KPI, như có nói ở trên “Không có gì là quan trọng nếu như mọi thứ đều quan trọng”. Việc phân bổ bộ chỉ tiêu KPI cho các Bộ phận đang cho thấy sự bất hợp lý.

Các sai lầm trên dẫn đến thất bại khi triển khai KPI trong doanh nghiệp,  còn rất nhiều trường hợp khác chúng tôi đã gặp, để tránh các ngộ nhận, sai sót này, doanh nghiệp có thể tham khảo một số gợi ý ở dưới:

- Hiểu đầy đủ KPI là gì? Để hiểu thêm về KPI, anh chị có thể tham khảo một số bài viết:
 + Chỉ số KPI - Chỉ số đo lường hiệu suất doanh nghiệp
 + Các bước triển khai và áp dụng KPI trong tổ chức
 + Chỉ số KPI sơ cấp và thứ cấp - Ứng dụng trong thẻ điểm cân bằng
- Trong trường hợp cần thiết, có thể cần sự hỗ trợ, tư vấn của các tổ chức, cá nhân có năng lực, kinh nghiệm trong việc Xây dựng Chiến lược, Mục tiêu, KPI,... Tuy nhiên, vai trò của tư vấn không phải là làm thay cho doanh nghiệp, vai trò chính của họ là Hệ thống hóa, Hướng dẫn, Đào tạo cho Doanh nghiệp biết cách thực hiện,... Hơn ai hết Doanh nghiệp hiểu rõ mình cũng như đặc thù của lĩnh vực hoạt động, do đó chính Lãnh đạo, Quản lý của doanh nghiệp thực hiện xây dựng KPI dưới sự hỗ trợ của Tư vấn.

Chúng tôi hợp tác với đối tác có uy tín, năng lực trong các lĩnh vực tư vấn Quản trị doanh nghiệp, do đó Quý khách có thể liên hệ với chúng tôi, chúng tôi có khả năng làm cầu nối Quý khách hàng với đối tác tư vấn.

iHCM giúp doanh nghiệp thiết lập KPI, gắn KPI với mục tiêu; Ghi nhận, giám sát KPI; Đánh giá KPI không chỉ của doanh nghiệp mà còn là của bộ phận, cá nhân có tính liên kết qua chức năng Bản đồ mục tiêu.

Phần mềm iHCM có chức năng quản lý mục tiêu đo lường được bằng chỉ số KPI

Các mục tiêu trong iHCM được quản lý để có thể gắn chỉ số đo lường bằng cách thiết lập KPI, kết quả được đo đạc từng chu kỳ (Theo ngày, tuần, tháng, quý). Việc áp dụng KPI giúp tổ chức đo lường được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận, qua đó nhân viên có được thu nhập liên quan, đây là cách thức khuyến khích, tạo động lực và giữ chân nhân tài.

Phần mềm iHCM có chức năng quản lý mục tiêu đo lường được bằng chỉ số KPI

DangkyngayDùng thử 14 ngày hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản lý iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCnăng lực, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi TÜV NORD, CHLB Đức. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên tương tác, làm việc với nhau theo thời gian thực.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCMHoàn toàn miễn phí