James Harington, một chuyên gia quốc tế trong lĩnh vực quản trị tổ chức đã từng nói: “Cái gì mà không đo được thì không hiểu được, không hiểu được thì không kiểm soát được, không kiểm soát được thì không cải thiện được”. Thực đúng như vậy, nếu chỉ theo dõi cân nặng thường xuyên, liệu bạn có giảm được cân? Hoạt động tổng hợp doanh thu hàng tháng có mang lại nhiều tiền hơn cho doanh nghiệp của bạn? Tất nhiên là không rồi. Chúng ta sẽ phải đo lường, kiểm soát và cải thiện dựa trên kết quả thu nhận được.

Phổ biến, dễ dùng, đa năng là những yếu tố khiến những phần mềm bảng tính như Microsoft Excel trở thành một phần không thể thiếu, một công cụ quen thuộc đối với đa số các doanh nghiệp. Ngay cả với những đơn vị có quy mô lớn, họ vẫn dựa vào Excel để thực hiện các nghiệp vụ tài chính quan trọng.

Hiện nay KPI đã trở nên khá phổ biến với các doanh nghiệp Việt Nam, KPI như một la bàn giúp doanh nghiệp đi đúng hướng đạt đúng chiến lược đã đề ra. Đây là công cụ tuyệt vời để quản trị mục tiêu và đánh giá sức khoẻ doanh nghiệp của bạn. Mỗi bộ phận chức năng hoặc vị trí chức danh khác nhau sẽ có bộ chỉ số KPI khác nhau. Doanh nghiệp đo lường các chỉ số đó định kỳ theo tuần suất tuần, tháng hoặc quý… để có những định hướng và điều chỉnh phù hợp.

Có thể nói tuyển dụng là khâu quan trọng trong việc tìm người tài, người phù hợp với vị trí công việc tại công ty. Mỗi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình. Khi doanh nghiệp áp dụng các chỉ số KPI tuyển dụng sẽ tăng thêm hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên có chất lượng cho doanh nghiệp.

Như chúng ta đã biết, Balanced Scorecard - Thẻ điểm cân bằng là cách thức quản trị và lên kế hoạch chiến lược của tổ chức/doanh nghiệp, nó được sử dụng để định hướng các mục tiêu, hành động theo tầm nhìn và chiến lược đã định. Đồng thời, BSC còn giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể xuống từng nhân viên. Tiếp đó, KPIs - Key Performance Indicators sẽ là công cụ đo lường hiệu quả công việc của từng người. Qua đó, lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Hay nói cách khác, KPIs giúp chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

Khái niệm KPI – Key Performance Indicator được phát triển ở Hoa Kỳ những năm 1980, nhưng phải đến năm 1992, phương pháp này mới được áp dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp trên thế giới. Từ đó tới nay, KPI đã trải qua 3 thế hệ và có nhiều đổi mới. KPI đã trở thành công cụ quản trị chiến lược, sử dụng bản đồ chiến lược như một hệ thống các mục tiêu chiến lược có liên kết nhân - quả khi thiết kế, và hệ thống chỉ tiêu khi theo dõi đánh giá thực thi chiến lược.

Tính năng KPI giúp đo lường, đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu, công việc được thể hiện qua số liệu và biểu đồ trực quan. Các chỉ tiêu kết quả được đánh giá tự động và cộng dồn kết quả lên KPI của phòng ban và công ty. Ngay lập tức người lãnh đạo có thể thấy được kết quả hoàn thành chỉ tiêu và bức tranh tổng thể của toàn doanh nghiệp. Biết được các mắt xích yếu kém để có phương án hỗ trợ kịp thời.

Tổ chức/Doanh nghiệp muốn giữ chân nhân viên lâu dài, mọi người làm việc theo hiệu quả công việc thông qua các chỉ tiêu hàng tháng của mình thì tổ chức nên phân tích công việc đưa ra bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Từ 02 bảng trên sẽ có được bảng kết quả công việc hay chỉ tiêu theo công việc, từ đó mà có mức đánh giá nhân viên và áp chỉ tiêu đúng theo công việc mà nhân viên đó đảm trách.

Thông thường các chỉ số KPI do các phòng ban, bộ phận tự xây dựng sẽ có tính khả thi cao và thể hiện rõ nét được chức năng của bộ phận mình. Qua theo dõi các chỉ số KPI, các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân, mỗi nhóm: tăng hay giảm sút? Có đạt được các mục tiêu kinh doanh? Ngoài ra, KPI cũng được dùng để đánh giá so sánh hiệu suất giữa các nhóm khác nhau trong tổ chức hoặc với các đối thủ cạnh tranh khác.

Muốn đánh giá công việc của nhân viên có đạt hiệu quả hay không, nhà quản lý cần phải dựa trên kết quả thực hiện công việc của mỗi phòng ban, cá nhân trong doanh nghiệp qua hệ thống đo lường hiệu suất KPIs.