Khung OGSM - Một biến thể khác của quản trị theo mục tiêu - Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp & Cộng tác trực tuyến thời gian thực mọi lúc, mọi nơi

Khung OGSM là một công cụ vận hành kế hoạch cho phép các tổ chức liên kết tầm nhìn dài hạn của họ với những chiến lược phù hợp. OGSM là cụm từ được hình thành bởi 4 yếu tố, O: Objectives - Mục tiêu, G: Goal - Mục đích, S: Strategy - Chiến lược, M: Measurements - Đo lường (Chỉ số đánh giá hiệu suất quan trọng - KPI). Bốn mục này xuất hiện để chắc chắn rằng trọng tâm được phân chia và các mục tiêu cụ thể cũng như các mục tiêu có thể đo lường được thiết lập để hỗ trợ cho chiến lược.

Bằng cách này, khung OGSM giúp theo dõi tiến trình đạt tới các mục tiêu và, nếu cần, phải nhanh chóng điều chỉnh. Khung được phát triển để nhận biết các chiến lược ưu tiên, nhanh chóng chỉ ra các cơ hội thị trường, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, nâng cao ảnh hưởng, và gắn liền các bên có liên quan với nhau.

Khi được áp dụng một cách đúng đắn, OGSM thường đưa ra được một bộ tài liệu cô đọng và một khung công việc rõ ràng để phát triển, cân bằng và thực hiện kế hoạch chiến lược cho trung hạn dài hạn. Sau những thành phần mang tính chiến lược”, phải kể đến nhiệm vụ và tầm nhìn, được kết hợp với những thành phần vận hành, như các mục tiêu và những chiến lược cụ thể, sẽ cho ra kết quả là một kế hoạch chiến lược sâu rộng nhưng thiết thực. Khung OGSM cần được áp dụng trên toàn bộ doanh nghiệp, toàn bộ phòng ban chức năng hay các hội nhóm dự án và nó cũng có giá trị cho việc quản lý mục tiêu cá nhân.

Khung công việc OGSM được xây dựng tại Nhật Bản vào những năm 50 của thế kỷ trước. Mô hình này sau đó được mang tới Mỹ và được áp dụng bởi rất nhiều những công ty lớn. Đơn cử là P&G (Protor & Gamble) đã áp dụng mô hình này để sắp xếp những phương hướng của công ty đa quốc gia. Do đó, họ được ghi nhận với việc phát triển phiên bản hiện đại của Khung OGSM.

OGSM-model-framework-550x306

Các thành phần của OGSM:

Mục tiêu (Objectives):

Mốc bắt đầu của OGSM được liên kết với bức tranh lớn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn đang muốn đạt được điều gì và vào lúc nào? Chiến lược thường được sinh ra từ việc quản lý cao cấp hơn và mục tiêu phải phù hợp với chiến lược. Một tầm nhìn rõ ràng cho công ty rất quan trọng bởi vì nó dẫn đến:

- Sự tích hợp giữa tổ chức và các bên liên quan bên ngoài tổ chức

- Quyết đoán trong việc tập trung quyền lực

- Sự hợp tác

- Kế hoạch

- Động lực

Mục đích (Goals):

Mục đích chiến lược là những mục đích cụ thể về tài chính và phi tài chính và kết quả một tổ chức đang tìm cách để đạt được trong một chu kỳ nhất định. Các mục tiêu xuất hiện thứ hai trong bốn yếu tố mà một công ty phải đặt ra như là một phần của Khung OGSM. Các mục tiêu quan trọng được soạn thảo phải được định lượng bằng các con số. Một cách để đảm bảo điều này là sử dụng các mục tiêu SMART. Mục tiêu chiến lược rất quan trọng vì:

- Kích thích việc tìm ra đâu là nhiệm vụ ưu tiên

- Làm cho việc phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn

- Tạo ra một kế hoạch ngân sách tốt hơn

- Chúng hoạt động như một phương tiện truyền thông quan trọng

- Phục vụ làm cơ sở cho phân tích SWOT

Ví dụ sau: Để trở thành công ty lớn nhất trong ngành công nghiệp Y, công ty X phải có thị phần 34% và đạt doanh thu 80 triệu euro trước khi kết thúc năm tài chính. Hoặc: công ty X phải hoạt động tại ít nhất ba thị trường mới trước khi kết thúc năm tài chính.

Chiến lược (Strategy):

Nếu mục tiêu và mục đích của tổ chức đã rõ ràng, bước tiếp theo là suy nghĩ về cách hiện thực hóa các mục tiêu đó. Yếu tố chiến lược từ Khung OGSM phục vụ mục đích này. Các chiến lược được diễn đạt trong các câu ngắn và rõ ràng mô tả các cách thức mà tổ chức hoặc bộ phận làm cho kết quả mà họ đạt được tiến gần hơn tới mục tiêu.

Ví dụ: một thị trường lớn hơn có thể đạt được thông qua tối ưu hóa logistic.

Đo lường (Measurement):

Yếu tố cuối cùng từ Khung OGSM đang phát triển một kế hoạch đo lường để đo lường những thành công và để biết rằng liệu các hoạt động có đang phát triển theo kế hoạch. Điều quan trọng là các mục đích được soạn thảo có thể định lượng được. Mặc dù các mục đích nói trên không thể luôn luôn được thể hiện bằng các con số, nhưng các vấn đề như chất lượng, kế hoạch và thời hạn có thể được đo lường phần nào.

Cuối cùng là các mốc hành động chiến thuật:

Nếu doanh nghiệp nhận ra rằng chiến lược không hoạt động bằng cách theo dõi việc đo lường, thì nó phải được điều chỉnh. Các điểm hành động chiến thuật đạt được điều này được thêm vào cột cuối cùng của Khung OGSM. Nếu không đạt được số liệu bán hàng cao hơn, mặc dù tối ưu hóa mạng lưới hậu cần, có thể cần phải tối ưu hóa trong các lĩnh vực khác. Các điểm hành động chiến thuật đảm bảo rằng tổ chức điều chỉnh chiến lược của mình để các mục tiêu sẽ đạt được trong tương lai.

ogsm-framework-model-toolshero

Các bước để lên kế hoạch cho khung OGSM

Thực thi quy trình hoạch định chiến lược bằng Khung OGSM không khó. Thực hiện theo các bước dưới đây để lập kế hoạch chiến lược cá nhân hoặc kế hoạch chiến lược cho công ty của bạn.

Chỉ rõ mục tiêu:

Yếu tố đầu tiên của Khung OGSM là hiểu chiến lược, sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức của bạn. Tổ chức muốn đạt được điều gì? Và làm thế nào? Bạn cần có một kế hoạch chiến lược cụ thể để đưa ra một tuyên bố chính xác và ngắn gọn về mục tiêu của tổ chức.

Chỉ rõ các mục đích:

Khi mục tiêu và mục tiêu đã được soạn thảo, bước tiếp theo là mô tả cách thực hiện các mục tiêu. Các chiến lược được sử dụng cho việc này. Điều quan trọng là một chiến lược được xác định cho từng mục tiêu.

Bắt đầu theo dõi và đo lường:

Mục tiêu của Khung OGSM là giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến trình trên con đường đến các mục tiêu đầy tham vọng. Tiến độ chỉ có thể được đo lường khi nó đã được xác định trước cách nó sẽ được theo dõi. Giám sát tiến độ trả lời câu hỏi; chiến lược của chúng ta có hiệu quả không? Và, chúng ta sẽ đạt được mục tiêu của mình chứ? Có nên điều chỉnh các mục tiêu?

Một công cụ tuyệt vời để theo dõi tiến trình là Thẻ điểm cân bằng (BSC). Thẻ điểm cân bằng cung cấp các chỉ số hiệu suất chính (KPI) khác nhau để đo lường tiến độ.

OGSM-Business-plan

Lợi ích và những bất lợi của việc áp dụng OGSM

Lợi ích:

- Phương pháp ngắn gọn (Lập kế hoạch và theo dõi trên 1 trang A4)

- Mục tiêu được liên kết với các hoạt động kinh doanh cụ thể

- Mục tiêu được xây dựng dựa trên kỳ vọng thực tế

- Khung OGSM khuyến khích lập kế hoạch dài hạn

- Xác định sự thiếu hụt tiềm năng về năng lực

Bất lợi:

- Sự lãnh đạo mạnh mẽ thậm chí có phần chuyên quyền là cần thiết cho việc thực hiện

- Các bên liên quan cần thời gian để thảo luận và phê duyệt các mục tiêu

- Tập trung và tốc độ là rất cần thiết (do phân bổ tài nguyên trong môi trường thay đổi nhanh)

- Kết luận:

- Cụm từ viết tắt OGSM là viết tắt của: mục tiêu lớn, mục đích, chiến lược và đo lường. Khung OGSM là cơ sở để hoạch định chiến lược và được sử dụng bởi nhiều công ty lớn, chẳng hạn như Proctor & Gamble (P&G). Bằng cách sử dụng OGSM, các chiến lược quan trọng được liên kết với các mục tiêu tài chính. Bằng cách tiếp tục sử dụng OGSM, năng lực của tổ chức có thể nhìn thấy theo thời gian và các yếu tố chính chiến lược có thể được điều chỉnh nếu cần thiết.

- Mục tiêu từ Khung OGSM đề cập đến bức tranh lớn hơn và trả lời các câu hỏi, chúng ta sẽ đi đâu? Các mục tiêu là các mục tiêu tài chính và phi tài chính mà tổ chức nhắm tới, và các chiến lược đã mô tả chính xác các mục tiêu (SMART) này sẽ đạt được như thế nào. Điều quan trọng là các mục tiêu dự thảo được thiết lập là có thể đo lường được. Chỉ sau đó tiến độ có thể được đo.

iHCM - Phần mềm đo lường hiệu suất KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất, một trong những công cụ quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Doanh nghiệp sử dụng KPI để đánh giá kết quả liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Khi đánh giá kết quả làm việc của nhân viên hoặc bộ phận, doanh nghiệp/tổ chức thường có nhiều chỉ tiêu khác nhau, tuy nhiên không phải chỉ tiêu nào cũng là KPI. Vậy KPI là gì? Đặc trưng của KPI bao gồm:

• Định lượng, đo lường được chính xác bằng số liệu.
• Diễn ra thường xuyên theo chu kỳ, hay nói cách khác việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
• Luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.

Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng, đo lường các chỉ số KPI hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, dễ dàng nhận thấy một số chỉ tiêu KPI mà các doanh nghiệp thường áp dụng như doanh số, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ phế phẩm,... Thông thường KPI được áp dụng để đo lường và đánh giá một phần kết quả công việc của bộ phận, nhân viên.

Biểu đồ thông tin KPI được thể hiện trực quan trong phần mềm iHCM

Biểu đồ hiển thị số liệu KPI trên phần mềm iHCM

Nhận thức được tầm quan trọng của KPI đối với khách hàng, trong module “Mục tiêu & Công việc” của iHCM phiên bản Enterprise đã được Hyperlogy đưa KPI vào đo lường mục tiêu để giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng, liên kết KPI cho doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân. Chúng tôi hiểu rằng trong nhiều trường hợp KPI không chỉ là một chỉ số độc lập, mà nó có tính liên kết giữa các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp, ví dụ: để đạt được doanh số mà Hội đồng quản trị đặt ra thì từng Bộ phận kinh doanh cần đạt doanh số thế nào, từ đó sẽ phân bổ doanh số xuống cho từng cá nhân ra sao. Để đạt được doanh số của công ty, bộ phận chăm sóc khách hàng cần thực hiện các mục tiêu nào? Từ đó muc tiêu sẽ phân bổ xuống cho từng nhân viên chăm sóc khách hàng. Chúng tôi gọi tính năng thể hiện sự liên kết của các mục tiêu này là Bản đồ mục tiêu.
• Hiển thị số liệu một cách trực quan giúp nhà quản lý có số liệu tức thời từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng bộ phận, cá nhân ở dưới. Qua đó giám sát được kết quả hoàn thành KPI của tổ chức, từng phòng ban, từng cá nhân.
• Tích hợp với chức năng đánh giá của hệ thống cho phép nhà quản lý đánh giá được bộ phận, nhân viên có đạt được chỉ tiêu hay không. Từ đó có cơ sở để trả lương, thưởng và các chế độ chính sách khác. Đây chính là thành phần lương P3 (Performance - Lương theo hiệu quả) trong trả lương 3P (Position - Person - Performance).
• Là số liệu đầu vào cho module phân tích, trên cơ sở số liệu KPI theo thời gian, nhà lãnh đạo/quản lý có thể nhìn được mối tương quan giữa các số liệu, ví dụ sự liên hệ giữa doanh số với số lượng nhân viên.

Phần mềm KPI iHCM thực sự nổi trội nhờ khả năng hỗ trợ thiết lập, quản lý, đo lường, đánh giá kết quả của nhân viên, bộ phận và công ty bằng KPI, qua đó xác định nhân viên có thành tích tốt và trả lương hiệu quả theo kết quả công việc được giao.

Để hiểu rõ hơn về KPI, quí vị có thể tham khảo thêm các bài Định nghĩa KPI, Những sai lầm cần tránh khi thiết lập KPI, Các bước triển khai KPI.

Không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo!

Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,... là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm trí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn, vì vậy không áp dụng được KPI. Trong những trường hợp này OKR là lựa chọn hoàn hảo, ngày càng nhiều công ty ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như Intel, Google, LinkedIn, Deloitte,.... OKR là phương thức cải tiến của quản lý theo mục tiêu, nó là một thành phần của Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của quy trình Quản trị hiệu suất và áp dụng cho các các công ty ứng dụng Quản trị nhanh gọn.
Để xác định khi nào dùng OKR, khi nào dùng KPI, bạn có thể đọc thêm bài "OKRs và KPIs, doanh nghiệp chúng tôi nên chọn phương pháp đo lường hiệu suất nào?". Hãy nghĩ đến OKR nếu như bạn thấy nó phù hợp sau khi đọc bài trên. iHCM hỗ trợ đồng thời cả KPI và OKR.