5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc của toàn bộ đội ngũ doanh nghiệp có thể được thực hiện hiệu quả, hiệu quả và an toàn. Nhờ có nguyên tắc này, các doanh nghiệp chỉn chu được hệ thống quy trình, từng bước tiến vào thời đại chuyển số, bỏ lại những quy trình cũ, lỗi thời và không có quy tắc. 

Tìm đọc lại Phần 1 - Nguyên Tắc 5S

Săn sóc

Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ sẽ khá ổn. Tất cả những thứ thừa đã biến mất, mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, không gian được dọn dẹp và thiết bị hoạt động tốt. 

wd

Vấn đề là, khi 5S mới ở một công ty, thật dễ dàng để dọn dẹp và tổ chức… và sau đó từ từ để mọi thứ trở lại như cũ. Tiêu chuẩn hóa làm cho 5S khác với dự án làm sạch điển hình. Chuẩn hóa hệ thống hóa mọi thứ vừa xảy ra và biến những nỗ lực một lần thành thói quen. 

Chuẩn hóa giao nhiệm vụ thường xuyên, tạo lịch biểu và đăng hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Nó đưa ra các quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho 5S để tính trật tự không bị ảnh hưởng.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, danh sách kiểm tra 5S hàng ngày hoặc biểu đồ có thể hữu ích. Một lịch trình được niêm yết cho biết tần suất phải thực hiện các nhiệm vụ dọn dẹp nhất định và ai chịu trách nhiệm về chúng là một công cụ hữu ích khác. 

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở về 5S. Có thể cần phải dành một lượng thời gian nhỏ hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, các công việc sẽ trở thành thông lệ và việc tổ chức và làm sạch 5S sẽ trở thành một phần của công việc thường xuyên.

Sẵn sàng 

Khi các quy trình tiêu chuẩn về 5S được áp dụng, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là duy trì các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết. 

Duy trì đề cập đến quá trình duy trì 5S hoạt động trơn tru, nhưng cũng là để giữ mọi người trong tổ chức tham gia. Các nhà quản lý cần phải tham gia, cũng như các nhân viên trên sàn sản xuất, trong nhà kho hoặc trong văn phòng. 

“Sẵn sàng” là làm cho 5S trở thành một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Về mặt lý tưởng, 5S trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là lúc các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực.

Ý nghĩa của 5S đối với doanh nghiệp 

5S bắt đầu như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), phương pháp sản xuất được các nhà lãnh đạo tại Công ty Ô tô Toyota bắt đầu vào đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này, thường được gọi là Sản xuất tinh gọn ở phương Tây, nhằm mục đích tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Điều này thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ chất thải từ các quy trình sản xuất.

wc

Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc sử dụng nhiều công cụ như 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota bởi vì cho đến khi nơi làm việc ở trạng thái sạch sẽ, có tổ chức thì việc đạt được kết quả tốt nhất quán là rất khó. 

Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai lầm, sản xuất chậm lại và thậm chí là tai nạn, tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến công ty. Bằng cách có một cơ sở được tổ chức có hệ thống, một công ty sẽ tăng khả năng sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.

Lợi ích của 5S trong doanh nghiệp thời đại 4.0

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau: 

  • 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp

  • 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ. 

  • Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. 

  • Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. 

  • Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp. 

  • Tăng cường phát huy sáng kiến. 

  • Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan. 

  • Xây dựng hình ảnh tổ chức/ doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh. 

  • Những vật dụng thừa được loại bỏ. 

  • Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập. 

  • Nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc. 

  • Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng. Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục: 

  • Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng 

  • Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc 

  • Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc 

  • Tồn tại nhiều sai sót trong công việc 

  • Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều 

  • Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ 

  • Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao 

  • Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động 

  • Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra 

  • Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ 

  • Tinh thần làm việc của công nhân kém 

  • Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình 

Mặc dù 5S là một khái niệm khá đơn giản, việc bắt đầu một chương trình 5S mới có thể cảm thấy khó khăn. Nó giống như thực hiện một dự án làm sạch lớn trong nhà để xe hoặc tầng hầm ở nhà; có rất nhiều thứ phải giải quyết và việc bắt đầu có vẻ không thú vị. 

wb

Bắt đầu với các bước thực tế như quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo gì là cần thiết và sử dụng công cụ nào để tạo thuận lợi cho quá trình. Xác định những điều cụ thể này sẽ giúp bắt đầu quá trình thực hiện 5S.

Trên đây là toàn bộ những kiến thức hữu hiệu nhất dành cho các doanh nghiệp thời đại mới cần phải tổ chức đơn vị mình một cách có quy củ, có hiệu quả và được lòng của toàn bộ nhân viên nhất. 

Nếu như đơn vị đang thiếu công cụ để bắt đầu nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp mình, hãy để hệ sinh thái phần mềm chuyển đổi số toàn diện eBS hỗ trợ: 

  • Giải pháp quản trị nguồn nhân lực và công việc hiệu quả eBS HRM 

  • Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng eBS CRM 

  • Giải pháp chuyển đổi số văn phòng điện tử eBS Workspace 

Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác Workspace
Công cụ mạnh mẽ giúp Cộng tác, Quản lý công việc và Quản lý dự án hiệu quả vượt trội

Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceQuản lý dự án và Quản lý công việc
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceYêu cầu và phê duyệt trực 
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceDrive lưu trữ tài liệu nội bộ doanh nghiệp
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceTích hợp Mạng xã hội nội bộ

Phần mềm quản lý iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý dự án và cộng tác Workspace, quản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Thành lập từ 2003 với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT

logo-vp

Chứng chỉ ISO27001 từ QUACERT cho sản phẩm & dịch vụ

logo-iso

Hyperlogy là thành viên của

logo-vnisa

Hiệp Hội An Toàn
Thông Tin Việt Nam

Hiệp Hội Phần Mềm Và
Dịch Vụ CNTT Việt Nam

Hiệp hội Internet
Việt Nam

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực