Công cụ đắc lực cho quản lý dự án – Biểu đồ Gantt chart Cổ nhưng không cũ!

Cho dù bạn là tân binh quản lý dự án hay đã kỳ cựu trong nghề, có lẽ bạn đã nghe nói về biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt nghe có vẻ đao to búa lớn nhưng chúng không bí ẩn như bạn nghĩ.

Vậy biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh ngang thể hiện trực quan kế hoạch dự án theo thời gian. Các biểu đồ gantt hiện đại thường cho bạn thấy trạng thái của công việc trong dự án.Nói cách khác, biểu đồ Gantt là một cách siêu đơn giản để giúp bạn thoát khỏi tình trạng chậm deadline và giảm sai sót trong dự án!

Các thành phần chính trong biểu đồ Gantt ?

Một biểu đồ Gantt được tạo thành từ nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là 8 thành phần chính mà một biểu đồ Gantt cần có:

● Danh sách nhiệm vụ: Chạy dọc xuống bên trái của biểu đồ Gantt để mô tả công việc dự án, có thể được tổ chức thành công việc chính và công việc phụ.

● Dòng thời gian (Timeline): Chạy theo chiều ngang trên đỉnh của biểu đồ Gantt và hiển thị ngày, tuần, tháng và năm.

● Deadline (Thời hạn hoàn thành): Một đường thẳng đứng nổi bật, chặn các đường ngang.

● Thanh (Bars): Dấu ngang ở phía bên phải của biểu đồ Gantt thể hiện các nhiệm vụ và hiển thị tiến trình, thời lượng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc

● Các cột mốc (Milestones): Hình kim cương màu vàng note ra các sự kiện lớn, ngày quyết định và bàn giao.

● Đường phụ thuộc (Dependencies): Các đường màu xám nhạt kết nối các công việc cần thực hiện theo một thứ tự nhất định

● Tiến trình (Progress): Hiển thị % công việc hoàn thành

● Đơn vị chịu trách nhiệm (Resource assigned): Cho biết người hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ

Cách sử dụng biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt có thể sử dụng trên giấy, file trên máy tính và với công nghệ ngày càng hiện đại như ngày nay, thì biểu đồ Gantt có thể được xây dựng trên các phần mềm.

Biểu đồ Gantt hữu ích trong hầu hết các ngành công nghiệp. Dưới đây chỉ là một vài ví dụ về các nhóm/ loại hình công ty sử dụng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch, lên lịch và thực hiện các dự án:

● Xây dựng

● Cơ quan tư vấn

● Đội ngũ tiếp thị

● Chế tạo

● Nguồn nhân lực

● Phát triển phần mềm

● Kế hoạch tổ chức sự kiện

Lợi ích của biểu đồ Gantt

Một biểu đồ Gantt giống như một chỉ dẫn xuyên suốt dự án. Tất cả các chi tiết nhỏ mà bạn không bao giờ nhận thấy đột nhiên trở nên sống động với đầy đủ màu sắc ngay trước mắt bạn. Gần như không thể bỏ lỡ 1 động thái hay 1 thay đổi nào!

Một số lợi ích thiết thực của biểu đồ Gantt trong quản lý dự án:

- Hình dung toàn bộ dự án của bạn

Lập kế hoạch dự án là một chuyện. Làm thế nào để quản lý nó và hành động dựa theo kế hoạch là một chuyện khác. Biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn chế độ xem từ đầu đến cuối xuyên suốt toàn bộ dòng thời gian dự án để bạn có thể thấy các nhiệm vụ đang tiến triển như thế nào trong thời gian thực. Điều đó có nghĩa là bạn có thể cung cấp báo cáo trạng thái từng phút cho người quản lý và các bên liên quan trong nháy mắt.

- Xem cách các nhiệm vụ được kết nối

Biểu đồ Gantt hiện đại giúp bạn dễ dàng chuyển đổi các nhiệm vụ xung quanh mà không phá vỡ tiến trình dự án. Với các phụ thuộc, tính năng sao lưu của biểu đồ Gant giúp bạn có thể giữ các tác vụ được kết nối.

- Kết nối mọi người trên cùng một trang và theo thời gian thực

Truyền thông rõ ràng là 1 việc rất quan trọng trong bất kỳ dự án nào. Không có nó, bạn có nguy cơ chậm dự án và vượt mức chi phí. Các biểu đồ Gantt thể hiện trên web sẽ đảm bảo sự bao quát cho tất cả nhân viên. Đó là bởi vì tất cả các thông tin dự án và chủ đề thảo luận đều trên cùng một trang mà mọi người đều có thể truy cập, khiến cho việc cộng tác nhóm trở nên dễ

- Biết ai bận và ai không

Nếu bạn muốn đưa ra quyết định kinh doanh thông minh, bạn phải nắm bắt tốt tài nguyên nguồn nhân lực của mình. Với biểu đồ Gantt, quản lý không còn là đoán xem nhân viên đang làm gì, đã làm gì, có rảnh không?. Bạn có thể thấy ai có thời gian trống phù hợp để nhận nhiệm vụ mới trong nháy mắt.

Chắc hẳn những thông tin bên sẽ đã giúp bạn có những hiểu biết cơ bản về biểu đồ Gantt, bạn đã sẵn sàng xắn tay áo lên và tạo một biểu đồ Gantt của riêng mình!
Chúc bạn thành công!

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý dự án và cộng tác, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.