Tiết lộ bí quyết dùng phần mềm iHCM siêu hiệu quả từ nhân viên iHCM (Phần 1)

Làm việc tại công ty thiết kế và phát triển phần mềm iHCM nên chắc chắn mọi thành viên iHCM đều nắm rõ những mẹo sử dụng phần mềm iHCM hiệu quả nhất.

Có thể bạn chưa biết những tính năng thú vị của iHCM cho dù bạn dùng nó hàng ngày. Hãy cùng lắng nghe chia sẻ từ một số nhân viên iHCM để sử dụng phần mềm này hiệu quả hơn đặc biệt từ khi phiên bản iHCM 3.0 chính thức được nâng cấp. Dưới đây là một số mẹo tốt nhất được chúng tôi chọn lọc dành cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý:

#1. Phân bổ mục tiêu cho toàn đơn vị trên một màn hình qua “Bản đồ mục tiêu”

“Bản đồ mục tiêu” giúp Ban lãnh đạo phân bổ mục tiêu cho các bộ phận phòng ban nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp đề ra, vẽ lên bức tranh tổng thể về mục tiêu kế hoạch của công ty trong ngắn hạn hoặc dài hạn.
Bạn có thể tham khảo cách tạo mục tiêu, liên kết mục tiêu phòng ban với mục tiêu tổ chức, mục tiêu cá nhân với mục tiêu phòng ban qua ví dụ sau:

#2. Tương tác với các thành viên trên “Sơ đồ quản lý”

Nhân sự được sắp xếp theo sơ đồ tổ chức hình cây hay còn gọi là “Sơ đồ quản lý”, giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên chặt chẽ và hợp nhất. Đặc biệt, nhà quản lý chỉ cần click “+” trên hình ảnh của người đó trên sơ đồ này khi muốn tương tác với bất kỳ nhân viên nào, ví dụ như: Xem mục tiêu, công việc của nhân viên, xem Hồ sơ nhân viên, tạo bản đánh giá,…

#3. Dễ dàng thêm nhanh mục tiêu, công việc

Thuận tiện, nhanh lẹ là điều mà đội ngũ iHCM hướng tới trải nghiệm người dùng. Thay vì phải vào bảng mục tiêu hay công việc, nhà quản lý có thể sử dụng nút “+” trên thanh menu để tạo nhanh mục tiêu, công việc hay KPI cho nhân viên.

#4. Theo dõi tiến độ, hỗ trợ kịp thời từng cá nhân hoặc từng nhóm nhân viên

Với bảng công việc nhóm theo mô hình Kanban trực quan, dễ hiểu nhà quản lý và nhân viên có thể cùng nhau theo dõi kết quả thực hiện mục tiêu, công việc theo thời gian thực. Để có số liệu chi tiết hơn, nhà quản lý có thể xem chi tiết toàn bộ việc thực hiện mục tiêu, công việc của từng cá nhân hay cả nhóm nhân viên cấp dưới, qua đó có thể tương tác trực tiếp với nhân viên để nắm tình hình và hỗ trợ.

#5. Sao chép mục tiêu

Với người dùng máy tính, tính năng sao chép/dán (copy/paste) không có gì xa lạ và rất dễ thực hiện. Với phần mềm iHCM cũng vậy, nhà quản lý có thể dễ dàng sao chép mục tiêu của người này cho người khác cùng vị trí.

#6. Dễ dàng chuyển công việc của người này sang người khác

Nhà quản lý có thể lựa chọn nhiều cách:

- Từ bảng công việc nhóm, có thể kéo/thả thẻ công việc từ người này sang người khác

- Từ công việc cá nhân, chọn tính năng chuyển công việc và điền đủ thông tin theo form có sẵn.

#7. Báo cáo, thống kê, số liệu được thể hiện trực quan qua nhiều dạng biểu đồ

Báo cáo là nơi để xem, tổ chức và phân tích dữ liệu. Phần mềm iHCM tổng hợp dữ liệu từ nhiều module cung cấp thông tin cô đọng, trực quan với những mẫu biểu đồ đa dạng: biểu đồ tròn (Trạng thái, tiến độ mục tiêu, công việc); Biểu đồ cột (KPI); Danh sách tổng hợp. Báo cáo là nơi tốt nhất để hình dung diễn biến hiệu suất làm việc của từng cá nhân, từng phòng ban trong tổ chức doanh nghiệp.

Người dùng có thể tự lọc báo cáo với nhiều hình thức khác nhau. Mỗi báo cáo đều được phân quyền theo từng vai trò chức năng.

#8. Theo dõi lịch sử làm việc của nhân viên

Toàn bộ lịch sử làm việc của mỗi nhân viên được lưu lại trên hệ thống và được cập nhật theo thời gian thực ngay tại thời điểm thực tế phát sinh. Thay cho cách trao đổi công việc bằng lời nói trước đây, nhà quản lý sẽ thiếu căn cứ để rà soát lại quá trình làm việc của nhân viên đó trong một thời gian dài, qua đó, nâng cao ý thức và trách nhiệm của họ.

#9. Kiểm soát bằng checklist công việc

Những công việc quan trọng để được hoàn thành cần được chia thành những công việc nhỏ. Chúng tôi định nghĩa đó là “Checklist công việc”. Dựa vào checklist này, nhà quản lý sẽ nắm rõ định hướng làm việc của nhân viên, có điều chỉnh kịp thời giúp họ hoàn thành công việc đúng tiến độ. Tiến độ của công việc lớn được tự động cập nhật khi cá nhân hoàn thành lần lượt từng công việc nhỏ.

Với những mẹo dành cho cá nhân khi sử dụng phần mềm iHCM, chúng tôi sẽ gợi ý trong Phần 2, mời Anh, Chị và các bạn đón đọc!

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.