Bạn có biết OKRs hoạt động như thế nào?

Đối với các doanh nghiệp (DN) Việt Nam, khái niệm về OKRs tưởng chừng như rất mới, thế nhưng, phương pháp quản trị này đã được các tập đoàn nước ngoài lớn áp dụng chính thức từ những năm 90. Tiền thân của OKRs chính là MBO (Management by objectives) được Peter Drucker phát minh từ những năm 1970. 

Các DN nước ngoài đã sớm nhận ra: Nếu thiếu đi tư tưởng quản trị như OKRs, họ sẽ gặp những vấn đề lớn.

1. Cấp độ công ty

• Chiến lược kinh doanh không được minh bạch với tất cả nhân viên trong công ty
• Các mục tiêu không dễ nhớ
• Đối với các công ty theo mô hình Startup: kế hoạch theo năm quá dài
• Hiệu suất lao động toàn DN giảm sút

2. Cấp độ phòng/ban/bộ phận

• Mục tiêu các phòng/ban bị mâu thuẫn với nhau
• Không có sự sắp xếp: Ai? Làm gì? Khi nào? Và Tại sao?
• Làm việc không teamwork
• Các mục tiêu thường được giao thu động từ cấp trên phân bổ xuống các cấp phía dưới

3. Cấp độ cá nhân

• Không tự đặt mục tiêu cho bản thân mà do cấp trên phân bổ xuống
• Mục tiêu không rõ ràng
• Mục tiêu cá nhân xung đột với mục tiêu phòng, ban, với mục tiêu công ty
• Làm việc rất nhiều nhưng không có hoặc rất mơ hồ về kết quả đạt được
• Thành tích không được công nhận
• Thiếu sự gắn kết với công ty – Không có động lực làm việc

Chúng ta cùng liên tưởng đến chuyển động Brown (Brownian Movement): Nếu mỗi thành viên cũng chuyển động tự do như các hạt bụi, phấn… trong không khí, hẳn sẽ rất loạn vô cùng.

Nhưng nếu họ cùng đồng lòng đi về một hướng cho mục tiêu chung của công ty, không những tạo nên sự hứng khởi trong lòng họ mà còn nâng cao hiệu suất lao động, hiệu suất kinh doanh.

Vậy OKRs là phương pháp quản trị như thế nào?

OKRs được viết tắt từ Objectives and Key Results, có nghĩa: Mục tiêu và Kết quả Then chốt. Đây là phương pháp giúp các doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, theo dõi và đánh giá kết quả sau khi hoàn thành. Objectives and Key Results (OKRs) là kỹ thuật phổ biến:

- Giúp thiết lập và truyền đạt các mục tiêu cũng như kết quả trong các tổ chức;
- Kết nối mục tiêu công ty với mục tiêu của từng phòng, ban, từng cá nhân trong công ty;
- Giúp mọi thành viên luôn đi chung một hướng.

OKRs được áp dụng như thế nào tại Google?

• Mỗi nhân viên sẽ phải tự đặt ra 1 – 5 Mục tiêu và 1 – 4 Kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu theo mỗi quý
• Mục tiêu đặt ra phải rất tham vọng và khiến người đặt luôn cảm thấy khó chịu và phải thực hiện bằng bược.
• Kết quả then chốt phải đo lường được; Chúng nên được chấm điểm một cách dễ dàng (tại Google, họ sử dụng thang điểm từ 0 – 1.0 để tính điểm cho mỗi Kết quả then chốt vào cuối mỗi Quý)
• Nhân viên và người quản lý cần đạt được thỏa thuận chung khi thiết lập OKRs
• OKRs được công khai; mọi người trong công ty cần biết những người khác đang làm việc (cách họ đã làm trong quá khứ)
• Nhân viên đánh giá mục tiêu vào cuối mỗi quý, nếu đạt được từ 60 – 70% so với mục tiêu công ty đề ra thì được coi là thành công

• Sau khi đánh giá kết quả hoàn thành, nhân viên và người quản lý sẽ quyết định người nhân viên đó có nên tiếp tục với nhưng Kết quả then chốt chưa được hoàn thành, tuy nhiên, chỉ nên tiếp tục nếu các Kết quả then chốt này vẫn còn quan trọng với công ty.

Lịch sử phát triển của OKRs

Cấu trúc OKRS

Chu trình điển hình

Cách thức truyền thông

Các Mục tiêu OKRs thiết lập cần tuân theo các tiêu chí SMART

Specific – Cụ thể

Một mục tiêu Cụ thể sẽ trả lời cho 5 câu hỏi sau:

• Tôi cần làm gì để hoàn thành?
• Các lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc hoàn thành mục tiêu.
• Ai tham gia?
• Xác định vị trí
• Xác định các yêu cầu và điều kiện ràng buộc

Measurable – Đo lường được

Một câu hỏi đo lường được sẽ trả lời cho các câu hỏi sau:

• Bao nhiêu % được hoàn thành?
• Làm thể nào để tôi biết khi nào mục tiêu được hoàn thành?

Attainable – Có thể đạt được

Một mục tiêu có thể đạt được trả lời cho câu hỏi:

• Làm thế nào mục tiêu có thể đạt được?

Relevant – Liên quan

Một mục tiêu có liên quan có thể trả lời cho những câu hỏi sau:

• Điều này có đáng giá không?
• Đây có phải là thời điểm thích hợp?
• Điều này có phù hợp với những nỗ lực / nhu cầu khác không?
• Bạn có phải là người phù hợp?

Time bound – Có thời hạn

Một mục tiêu ràng buộc về thời gian sẽ thường trả lời câu hỏi:

• Khi nào?
• Tôi có thể làm gì được trong 6 tháng nữa?
• Tôi có thể làm gì sau 6 tuần?
• Tôi có thể làm gì hôm nay?

Gợi ý áp dụng thực tiễn

1. Đối với cá nhân

• Xác định các mục tiêu: Chỉ tập trung vào những gì mà bạn cho là quan trọng nhất.
• Bạn muốn các mục tiêu của bạn đủ tham vọng để đẩy bạn vượt quá giới hạn của bạn.
• Mục tiêu của bạn phải đủ thách thức để bạn nghĩ rằng “Để làm điều đó, tôi phải giải quyết hoàn toàn vấn đề khó khăn này.”
• Mỗi người nên đặt ra 3-6 OKRs mỗi quý.
• Mục tiêu không phải là để có được 1 điểm trên mỗi Kết quả then chốt, bạn đang thực sự hướng tới một 0,6-0,7.
• Nếu bạn đạt được 1 điểm, có nghĩa Kết quả then chốt bạn đặt ra quá dễ
• Nếu bạn đạt dưới 0.4, thì bạn nên xem lại quá trình làm việc của mình
• Việc chấm điểm chỉ nên diễn ra trong vài phút. (Không nên dành quá nhiều thời gian lo lắng về điểm số của mình, mà hãy dành thời gian để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra)
• Mục tiêu: thường tập trung vào sự tăng trưởng, chẳng hạn như doanh thu, người dùng, v.v.

2. Đối với phòng/ban/bộ phận, nhóm

• OKRs của phòng, ban, nhóm không phải là bản tổng hợp các OKRs cá nhân, mà nên tập trung những gì quan trọng nhất cho đơn vị mình (giống như OKRs công ty với OKRs phòng)
• Liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu của phòng/ban/bộ phận, của công tys
• OKRs không được thiết kế để được sử dụng như một vũ khí chống lại nhân viên của bạn
• OKRs là một công cụ để thúc đẩy và sắp xếp mọi người làm việc cùng nhau.

Tài liệu tham khảo

1. "OKRSs – objectives and key results". 28 February 2012. Retrieved 4 February 2013.
2. "Google Ventures: How Google sets goals: OKRSs".
3. "Are You a C.E.O. of Something?". The New York Times. 30 January 2010. Retrieved 11 January 2014.
4. "How Google sets goals: OKRSs". YouTube.
5. "Keys to OKRS Success: A Q&A with the Man Who Introduced OKRSs to Google, John Doerr. April 2014". BetterWorks.
6. OKRS Infograpic by Weekdone
7. Google Ranking system OKRS - Business Insider