Vì sao doanh nghiệp cần có mạng xã hội nội bộ của riêng mình?

Khái niệm Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp (Enterprise Social Network) ra đời đã mang lại một luồng gió mới và một sự trải nghiệm tuyệt vời cho các doanh nghiệp triển khai nó.

Lợi ích của mạng xã hội doanh nghiệp mang đến bao gồm:

• Truyền tải thông điệp tức thời, chính xác: Nó cho phép các nhân viên cấp thấp nhất cũng có thể nhận được những thông tin, thông báo hay việc thực thi hành động của các cấp lãnh đạo cao nhất từ CEO đến các Phó chủ tịch, giám đốc bộ phận.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, giúp gắn kết nhân viên: Mô hình này mang lại khả năng phân phát thông tin rộng hơn, và tiếp cận hiệu quả hơn. Sẽ tuyệt vời hơn cho việc quản lý khi khen một cấp nào đó trên Mạng xã hội nội bộ, và toàn bộ mọi nhân viên đều được biết thông tin này. Các cá nhân sẽ cố gắng hết mình để được "một lần tuyên dương" trên toàn công ty.
• Tiết kiệm chi phí, thủ tục xác nhận cách truyền thống: Theo cách quản lý truyền thống khi cần ban hành 1 quyết định nào đó, bộ phận hành chính của công ty sẽ cần trình duyệt sếp trên giấy sau đó photocopy để gửi tới từng phòng ban. Việc sử dụng mạng xã hội nội bộ sẽ giúp thông tin tới từng phòng ban được update nhanh hơn và tất cả nhân viên đều có thể tự tìm kiếm lại được các quyết định này.

Mặc dù việc minh bạch hoá toàn bộ thông tin là tốt, tuy nhiên không phải vấn đề gì cũng có thể công khai hoá trong Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp. Những chỉ trích cá nhân, lợi nhuận, doanh thu hay những vấn đề nhạy cảm đều phải được giữ trong những kênh kín và được bảo vệ.

Bằng việc hiểu rõ các thành phần trong một Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, bạn sẽ có khả năng ứng dụng mô hình quản lý mới này và tiếp cận được chính xác các cấp trong doanh nghiệp của mình một cách tối ưu nhất, và là công cụ tuyệt vời để kích thích khả năng phát triển của mỗi cá nhân nhằm mang lại thành công của doanh nghiệp.

Một vài gợi ý cho việc chọn công cụ :

- Online, hỗ trợ truy cập bảo mật SSL, VPN. Hỗ trợ truy cập trên các thiết bị di động.
- Hỗ trợ cơ chế thiết lập nhiều kênh thông tin, có cơ chế private cho các kênh này
- Hỗ trợ các tính năng cơ bản của mạng xã hội như tag, mentioning (@), hashtag (#), channel
- Cung cấp khả năng tương tác hai chiều, như like, comment vào feed, ....
- Hỗ trợ việc tải media, ảnh, video hay các dạng tài nguyên truyền thông khác
-Nâng cao khả năng cá nhân hoá, thiết lập profile.
- Có khả năng truyền thông tin ra ngoài (public) thông qua các mạng xã hội (facebook, twitter,...) khi có nhu cầu
- Cung cấp khả năng giao tiếp theo thời gian thực

Công cụ được sử dụng làm mạng xã hội nội bộ phổ biến nhất là Facebook, Twitter làm mạng xã hội cho doanh nghiệp và hoàn toàn miễn phí! Tuy nhiên việc sử dụng các mạng xã hội này cũng dễ làm nhân viên bị sao lãng vào một "Biển" thông tin khác dẫn tới giảm hiệu suất hay không thể tạo được mạng thông tin cho 1 nhóm làm việc nhỏ nằm trong mạng xã hội nội bộ lớn của doanh nghiệp và phân quyền chia sẻ thông tin.
Một số mạng xã hội nội bộ chuyên biệt hơn khác cũng được các doanh nghiệp áp dụng như: Yammer, Microsoft team…Ưu điểm là bạn được sử dụng miễn phí nhưng cũng sẽ hạn chế 1 số tính năng như: Theo dõi công việc, theo dõi dự án, chia sẻ dữ liệu Drive….
Do vậy, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp cũng như nhu cầu quản lý. Doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình công cụ phù hợp để đạt được hiệu quả tối đa. 

Nguồn: Tổng hợp