8 Bí kíp cải thiện truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là công tác quản trị giúp tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó, vững bền giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Một số chuyên gia quản trị nguồn nhân lực còn cho rằng, nếu nghiêm túc đầu tư để cải tiện truyền thông nội bộ, doanh nghiệp có thể sẽ tạo ra nhiều tác động lớn lên kết quả hoạt động của mình.

Việc thực hiện hiệu quả các phương thức truyền thông nội bộ giúp các công ty tăng khả năng gắn kết nhân viên lên 2 – 4,5 lần và giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc đến 20%. Doanh nghiệp có thể xây dựng các nhóm nhân viên vững mạnh và cải thiện năng lực cạnh tranh của công ty bằng những cách sau:

1. Khuyến khích chia sẻ, đóng góp ý kiến và đối thoại

Truyền thông nội bộ tốt là phải giao tiếp hai chiều. Doanh nghiệp nên tạo thói quen cho nhân viên đưa ra phản hồi trên những thông tin mà họ nhận được, khuyến khích đối thoại mở. 91% nhân viên hiểu được vai trò tổng thể của họ trong hoạt động doanh nghiệp sẽ góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp đó.

2. Lãnh đạo gương mẫu

Nếu muốn nhân viên của mình giao tiếp và truyền thông tích cực, thì chính các nhà quản lý phải làm gương trước tiên, cần tham gia tích cực vào chia sẻ, bình luận, đưa ra phản hồi và trả lời.

3. Giúp nhân viên hiểu được tác động tích cực của truyền thông

Giúp nhân viên thấy được giá trị của truyền thông cũng đồng nghĩa tạo cho họ hứng thú chia sẻ thông tin.

4. Công khai các mục tiêu

“48% các công ty truyền thông không hiệu các chiến lược kinh doanh xuống từng nhân viên, không làm cho họ hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”. Bởi vậy, việc công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy mối quan hệ tương hỗ giữa các mục tiêu của cá nhân, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được mục tiêu chung, tăng tính tương tác.

5. Sử dụng các công cụ trực tuyến thay cho các cuộc họp trực tiếp

Thay những cuộc họp trực tiếp làm lãng phí thời gian bằng việc sử dụng các công cụ họp và báo cáo trực tuyến để tiết kiệm thời gian. Chỉ cải thiện truyền thông và phối hợp trong nội bộ bằng công nghệ truyền thông hiện đại mới có thể nâng cao hiệu quả tương tác giữa các nhân viên lên 20 – 25%.

6. Khảo sát nhân viên

Để nắm bắt hiện trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thông phù hợp.

7. Sử dụng các công cụ di động

Doanh nghiệp có thể sử dụng các ứng dụng trên di động như là một công cụ, giúp cho việc truyền thông được nhanh hơn, hiệu quả hơn.

8. Lắng nghe nhân viên

Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Một khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể.

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.