Thế nào là KPI, OKR? Giải thích đơn giản 2 thuật ngữ mà sếp rất thích nhưng lại là nỗi kinh hoàng của dân công sở

Mỗi sáng đầu tuần hoặc đầu tháng, anh chị em công sở lại nhận một chiếc mail thông báo KPI và OKR giai đoạn này. Vậy điều gì thực sự ẩn chứa sau nó mà các sếp muốn nhắn gửi đến bạn?

Có một thực tế không thể chối cãi: Nhiều người đi làm lâu năm vẫn lúng túng giữa hai thuật ngữ KPI và OKR. Nghe khái niệm của hai điều này có vẻ giống nhau nhưng bản chất khác nhau khá nhiều điểm. Tùy vào mỗi doanh nghiệp và cách quản lý của sếp mà nơi ấy sẽ xem nên sử dụng KPI hay OKR.

Cùng phân biệt hai định nghĩa KPI và OKR để anh chị em công sở có một cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất nhé!

1. KPI, OKR là gì?

KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Nó giúp đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Ví dụ: KPI tháng 12 của trang web ABC là đạt 1 triệu lượt truy cập.

Trong khi đó, OKR giúp nâng cao cấu trúc nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. OKR bao gồm Objective (mục tiêu chính) và Key Result (kết quả then chốt - thực hiện Objective bằng cách nào?). Ví dụ: Objective là đạt 1 triệu lượt truy cập trang web, Key Result là tăng bài viết trên trang, chia sẻ trên mạng xã hội, chạy quảng cáo...

2. Điểm giống nhau của KPI và OKR là gì?

Nhìn chung, cả KPI lẫn OKR đều là chỉ số đo lường hiệu suất. Cụ thể hơn, các chỉ số này đều bằng con số thực tế, giúp nhân viên hoàn thành mục tiêu đề ra. Hơn nữa, OKR và KPI cần cập nhật, kiểm tra thường xuyên. Chúng ta không thể giữ mãi một mức đối với doanh nghiệp/nhóm/cá nhân được. Bởi muốn tạo ra lợi nhuận lớn, mọi chỉ số buộc phải tăng lên chứ không thể ổn định.

Cuối cùng, KPI hay OKR có khả năng áp dụng cho nhiều cấp độ và chức năng khác nhau. Dù là nhân viên hay cấp lãnh đạo đều có thể và nên đặt ra mục tiêu cho chính mình. Chỉ khi chúng ta biết mình cần đạt điều gì, bạn mới có khả năng vạch ra đường đi nước bước nhằm thực hiện chúng.

3. Mặc dù vậy, KPI hay OKR có nhiều nét khác nhau về bản chất và tính lý trí

Thứ nhất, KPI chỉ có thể dùng khi công ty đó đã xây dựng bộ máy hoàn chỉnh, phân rõ trách nhiệm các phòng ban/nhóm nhằm đảm bảo hoạt động và chỉ tiêu không chồng chéo, kém hiệu quả.

OKR giúp giám đốc thiết kế hệ thống tổ chức ngay từ đầu bằng việc lập ra kế hoạch hành động cũng như phân chia bộ máy doanh nghiệp từ trên xuống dưới theo mục tiêu lớn nhất, từ đó đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.

Ví dụ: Công ty A dùng KPI khi họ xác định rõ phòng ban X, Y, Z liên quan, ảnh hưởng đến nhau như thế nào, từ đó đưa ra con số cho hợp lý. Trong khi đó, công ty B dùng OKR nếu như công ty này đang trong thời gian xây dựng bộ máy hoàn chỉnh, vẫn còn nhiều điều thiếu sót cần xử lý.

Thứ hai, KPI thông thường nghe rất riêng lẻ, mất đi tính gắn kết và đôi khi rất chung chung khó nắm bắt. Ví dụ như sếp bạn giao cho nhóm Sale KPI X, giao cho nhóm Marketing KPI Y, giao cho nhóm truyền thông KPI Z, nhưng mọi người loay hoay không biết làm cách nào để hoàn thành một con số khủng đề ra như thế.

Trong khi đó, OKR cho phép xây dựng một hệ thống bộ máy linh hoạt, gắn các mục tiêu cá nhân/phòng ban với mục tiêu chung. Tất cả để đảm bảo bộ máy hoàn toàn thống nhất, nhanh chóng hoàn thành mục tiêu. Ví dụ: OKR của đội Sale là bán hàng dựa trên thông tin khách hàng lấy từ đội Marketing truyền thông, OKR của đội Marketing là sản xuất nội dung mạng xã hội dựa trên thông tin cốt lõi khách hàng từ đội Sale thu thập được.

Cuối cùng, KPI không mang tính linh hoạt và thường dựa vào lý trí chủ quan của người lãnh đạo. Sếp giao KPI thường dựa trên mong muốn cá nhân của ông ta mà quên đi mất thực lực của nhân viên cấp dưới. Những con số to đùng xa rời thực tế chắc chắn khiến nhân viên bất mãn, chán ghét công việc dẫn tới hiệu suất lao động không cao.

Ngược lại, OKR mang tính linh hoạt và dường như nó là công cụ sếp trao quyền cho nhân viên để bạn được chủ động với công việc. OKR theo dõi kết quả tình hình thực tế nhằm không ngừng điều chỉnh để phù hợp với khả năng nhân viên. Do đó, mối quan hệ giữa sếp và nhân viên cũng được cải thiện. OKR như một bàn đạp giúp nhân viên trưởng thành và hăng say làm việc mà vẫn tuân thủ các mục tiêu chính họ đề ra.

Tất nhiên, nói như vậy nhưng dù là KPI hay OKR, việc đầu tiên chúng ta cần làm là xem xét thực lực bản thân/cả nhóm để biết được mục tiêu ấy có quá sức hay không. Nếu nó vẫn nằm trong tầm kiểm soát, bước tiếp theo bạn cần làm là vạch ra kỹ những chiến lược, nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành KPI, OKR lớn.

Như vậy, anh chị em công sở chắc chắn sẽ hạnh phúc và còn được nhiều cơ hội tăng lương thăng quan tiến chức nếu như đạt đủ KPI hay OKR đề ra. Hãy coi nó như một thước đo hiệu quả công việc của bạn, đừng quá áp lực mà mất đi cái đầu lạnh trong công việc nhé!

4. KPI và OKR có kết hợp với nhau được không?

Tổ chức có thể sử dụng KPI để đo lường các mục tiêu thường xuyên, liên tục thông qua các chỉ tiêu dẫn và dùng chỉ tiêu cuối để kiểm soát.

Khi Tổ chức có những mục tiêu thách thức, cần tập trung giải quyết trong một thời gian ngắn với kết quả vượt trội, xử lý các vấn đề mấu chốt, có tầm ảnh hưởng lớn, làm thay đổi cục diện tình hình - có thể sử dụng OKRs để hoạch định.

Bản thân nội tại của doanh nghiệp đều cần cả hai phương pháp này. Dùng KPI để đo lường kết quả cuối cùng, dùng OKR để triển khai hành động cốt lõi có tính quyết định, tạo bứt phá và dùng BSC để đảm bảo sự phát triển bền vững.

5. Có thể kết hợp được cả BSC-KPI và OKRs trên Phần mềm quản trị hiệu suất iHCM hay không?

iHCM sẽ là công cụ tuyệt vời hỗ trợ xây dựng, vận hành, theo dõi, đánh giá, giúp việc triển khai BSC-KPI và OKRs trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều so với cách làm thủ công truyền thống.

- Các thông tin được lưu trữ tập trung trong cùng một hệ thống và xuyên suốt theo thời gian thực.

- Giảm thiểu công tác hành chính thủ công, văn bản giấy tờ, báo cáo. Tiết kiệm thời gian và chi phí.

- Lãnh đạo quản lý luôn theo sát được tình hình và hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề phát sinh.

- Báo cáo kết quả nhanh chóng đảm bảo minh bạch chính xác, giảm thiểu tối đa sự cảm tính trong quá trình đánh giá nhân viên.

(Hình 1: Quản lý BSC trên iHCM)

(Hình 2: KPI trên iHCM)

(Hình 3: Theo dõi tiến độ OKRs)

(Tổng hợp từ Quiry)