5 cách để giảm chi phí Quản lý dự án

Chi phí vượt mức và điều chỉnh ngân sách trong triển khai dự án có thể khiến doanh nghiệp của bạn lãng phí một khoản tiền đáng kể. Các dự án vượt mức có khả năng lấy hết lợi nhuận và giảm thiểu đáng kể tổng lợi nhuận của doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ nêu ra một số cách để doanh nghiệp của bạn có thể giảm thiểu/ngăn chặn các nguy cơ vượt mức chi phí. Mục tiêu cuối cùng là giúp giảm chi phí quản lý dự án và tối đa hóa giá trị thu nhập mà bạn nhận được.

1. Tập trung vào kế hoạch ban đầu

Khi nói đến sự phát triển chung của dự án, một trong những điều quan trọng nhất mà bạn sẽ phải ghi nhớ là lập kế hoạch ban đầu. Đây là nhiệm vụ tối quan trọng của một quản lý dự án và nó chắc chắn là vũ khí mạnh nhất để giảm vượt mức tiến độ dự án.

Việc lập kế hoạch ban đầu sao cho chính xác cũng là một điều khá khó khăn vì nó sẽ đòi hỏi người quản lý phải suy nghĩ về tất cả các kịch bản có thể xảy ra trong tương lai. Bạn cần bổ sung toàn bộ phạm vi của dự án trước khi hoàn thành một nhiệm vụ.

Chính vì thế các nhà quản lý dự án thường là một trong những người có kinh nghiệm nhất trong nhóm và họ cũng có hiểu biết sâu về một số lĩnh vực trong dự án.

Khi bạn đã xác định phạm vi của dự án, bao gồm cả ngân sách, bạn sẽ cần nhận được sự phản hồi từ các bên liên quan để đưa ra ý kiến. Đây là một ngân sách không thể vượt quá hoặc nếu có, người quản lý sẽ nên vạch rõ ra những viễn cảnh thực thế có thể tạo ra sự thay đổi ngân sách ngay từ ban đầu.

2. Sử dụng các công cụ cao cấp và toàn diện

Chúng ta đang sống trong một thế giới nơi mọi thứ được tự động hóa nhanh hơn ta tưởng tượng. Như đã nói, điều quan trọng cần lưu ý là quản lý dự án thành công phụ thuộc vào việc sử dụng đúng các công cụ cần thiết. Điều này có tầm quan trọng rất lớn. Bởi một phần mềm hỗ trợ sẽ cho phép cộng tác nhanh chóng và minh bạch giữa các nhóm, đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý theo tiêu chuẩn cao nhất.

3. Kiểm tra khả năng của nhà cung cấp trước

Có khá nhiều dự án rất thách thức, trong đó bạn thực sự có thể cần phải sử dụng sự hỗ trợ của các nhà cung cấp để xử lý một phần công việc của dự án. Tuy nhiên, trước khi bạn tiếp tục và thuê một nhà cung cấp, có rất nhiều điều mà bạn sẽ phải chú ý, trong đó bao gồm việc:

● Kiểm tra xem nhà cung cấp có cung cấp tốt trong thời hạn dự án: Cách tốt nhất để làm như vậy là yêu cầu nhà cung cấp nghiên cứu về các trường hợp có thể xảy ra ở các dự án đã thực hiện trước đó. Điều này sẽ cho phép bạn xem cách nhà cung cấp xử lý một dự án và quan sát quy trình làm việc chung mà nhà cung cấp đang sử dụng.

● Vẽ ra các chi phí: Trong rất nhiều trường hợp, các nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn mức tối thiểu cần thiết để hoàn thành công việc trong kịch bản không thực tế nhất. Hãy nhớ đảm bảo khi bạn lập chi phí dự án, bạn sẽ cần bổ sung thêm chi phí và đặt ra các yêu cầu thực tế.

● Hãy nhìn vào khả năng tổng thể của họ. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã xác định được khả năng của nhà cung cấp và bạn chắc chắn 100% rằng họ phù hợp với yêu cầu của dự án của bạn. Đây là một điều rất quan trọng vì nếu bạn chọn không đúng nhà cung cấp, nó có khả năng làm hỏng dự án và khiến bạn phải tìm kiếm các nhà cung cấp khác giữa chừng.

4. Nỗ lực hết mình

Bây giờ, không còn nghi ngờ gì nữa, điều quan trọng lúc này là hãy nỗ lực để phân bổ nguồn nhân lực và chi phí hiệu quả ở trong ngân sách dự án. Rất nhiều người cho rằng đây là những điều chủ yếu áp dụng cho ngành CNTT nhưng sự thật là bất kỳ dự án nào cũng có ngân sách phải được xem xét.

Bạn sẽ xử lý như thế nào khi khách hàng bắt đầu yêu cầu những thứ không được thêm vào trong thỏa thuận,? Có hai trường hợp xảy ra: bạn có thể thay mặt họ yêu cầu tăng ngân sách và vạch ra các chi phí bổ sung tương ứng, hoặc bạn chỉ nói rằng điều này không thể được thực hiện theo bất kỳ cách nào khác.

Nói thì đơn giản như vậy. Tuy nhiên điều quan trọng là hãy nhớ bạn cần phải là bộ mặt của công ty. Nhà quản lý dự án là những người đang thực hiện giao tiếp với khách hàng và, do đó, bạn phải đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý theo tiêu chuẩn cao nhất. Nếu có một người có khả năng giành được một khách hàng trọn đời thì đây chính là người quản lý dự án tuyệt vời.

5. Theo dõi liên tục

Dự án của bạn luôn cần được theo dõi liên tụ. Bạn không thể cải thiện bất cứ điều gì mà bạn không đo lường được. Một người quản lý dự án cần theo dõi tiến trình trên từng nhiệm vụ liên tục để đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý theo tiêu chuẩn cao nhất.

Để làm được điều này, người quản lý dự án cần sử dụng các công cụ thích hợp và các số liệu thích hợp. Các nhiệm vụ khác nhau và tiến trình của chúng được đo lường trong một loạt các cách xử lý khác nhau, do đó, bạn cần đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý đúng cách và theo các tiêu chuẩn bắt buộc của ngành.

Hơn thế nữa, bằng cách làm như vậy, bạn sẽ có khả năng biết khi nào sẽ có sự chậm trễ nhất định và có phản ứng phù hợp. Điều này cũng sẽ cung cấp cho bạn cơ hội để vạch ra những thất bại tiềm tàng trong toàn bộ dòng chảy công việc của dự án và xử lý chúng trước một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

6. Tổng Kết

Với tất cả những điều trên, rõ ràng việc giảm chi phí quản lý dự án là một nhiệm vụ tương đối khó khăn. Tuy nhiên, nếu chúng ta phải phân loại các ưu tiên cần tính toán, điều quan trọng nhất cần xem xét là vận hành toàn bộ mọi thứ theo cách đảm bảo sử dụng đúng ngân sách được phân bổ.

Một cơ sở hạ tầng nội bộ phù hợp đóng vai trò rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý theo tiêu chuẩn cao nhất. Đó là những gì bạn phải ghi nhớ và cần tính đến.

Điều hành một dự án, đặc biệt là khi có hàng trăm nhiệm vụ phụ trong mỗi bộ phận chắc chắn là một điều rất khó khăn. Trong rất nhiều trường hợp, các dự án lớn được điều hành bởi không chỉ một người quản lý dự án - đây là điều mà bạn phải cân nhắc đúng đắn để đảm bảo rằng toàn bộ công việc được xử lý theo tiêu chuẩn cao nhất . Đây chắc chắn là một trong những cân nhắc quan trọng.

Bài viết này hy vọng rằng bạn đã tìm thấy giá trị trong 5 cách nêu trên để giảm chi phí quản lý dự án của bạn. Cắt giảm ngân sách không bao giờ là dễ dàng và gắn bó với chúng gần như là thách thức. Tuy nhiên, với cơ sở hạ tầng,công cụ hỗ trợ thích hợp, tất cả đều có thể. Đây là thách thức lớn nhất khi đứng trước kinh doanh hiện đại - để tạo ra các viễn cảnh thực tế và đảm bảo rằng bạn đang gắn bó với chúng chặt chẽ nhất có thể.

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác