Khắc phục hạn chế của Excel trong quản lý, đánh giá chỉ số đo lường hiệu suất KPIs

Trước đây, các quyết định mang tính chiến lược, chiến thuật để ứng phó với những biến đổi của thị trường được đưa ra thường mang chút cảm tính. Rất ít những doanh nghiệp mà những người đưa quyết định như ban giám đốc, cấp quản lý có thể nắm bắt rõ ràng tình hình hoạt động công ty, các phòng ban, đội nhóm, cá nhân đang tiến hành và hoàn thành mục tiêu ở mức nào.

Tại nhiều doanh nghiệp, hiệu quả hoạt động kinh doanh được xử lý thông qua các báo cáo trên Excel, gửi qua email, in ra giấy và trưng ở các bảng tin mà ít người có thể nhìn thấy. Vậy nên, việc đưa một hệ thống phần mềm quản lý giúp từng cấp bậc trong doanh nghiệp nắm bắt đúng thực tế hoạt động và liên tục cải tiến đồng nhất với chiến lược vạch ra là mơ ước của nhiều nhà lãnh đạo.

Thế nhưng, hiện nay, ngay cả khi công nghệ thông tin đã hiện đại, nhiều nhà quản lý vẫn giữ thói quen dùng Excel, dẫn tới việc tốn thời gian đáng kể trong việc thu thập, tổng hợp dữ liệu.

Cuộc khảo sát* 200 giám đốc cấp cao tại các doanh nghiệp dẫn đầu thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau tại Việt Nam của Công ty tư vấn CEL Consulting đã dẫn chứng: 40% doanh nghiệp chia sẻ rằng tình hình sử dụng các chỉ số (KPI) để quản lý hiệu suất hoạt động tại các doanh nghiệp được định ra nhưng không phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty, hoặc các KPI không nhất quán, hoặc chỉ có một vài KPI được xác định cho một vài bộ phận trong doanh nghiệp, hoặc các KPI được xác định nhưng doanh nghiệp không có quy trình để kiểm soát và quản lý KPI, hoặc thậm chí không có KPI nào được xác định. 55% DN vẫn đang sử dụng Excel như là công cụ quản trị hiệu suất. 43% doanh nghiệp không tin vào chất lượng dự liệu thông tin quản trị hiệu suất họ nhận được.

Thực tế, chúng ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng của Excel trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tuy nhiên, công cụ này chưa mang lại tác dụng trong việc nâng cao hiệu suất doanh nghiệp, đặc biệt là trong quá trình quản lý, đánh giá KPI – chỉ số đo lường hiệu suất.

Hãy cùng chúng tôi theo dõi bảng so sánh dưới đây để nhận biết những hạn chế của Excel!

Như vậy, với sự hỗ trợ của giải pháp phần mềm quản trị hiệu suất như iHCM, quá trình ra quyết định của cấp quản lý sẽ được hiệu quả hơn và dễ dàng hơn nhiều khi cấp quản lý được cung cấp thông tin liên quan, chuẩn hoá, cập nhật theo thời gian thực. Việc có được dữ liệu xác thực về tình hình hoạt động kinh doanh và dữ liệu có khả năng phân tích dễ dàng là nền tảng của việc ra quyết định tốt hơn.

Bạn có thể theo dõi video giới thiệu tổng quan về module quản lý, đánh giá KPI của iHCM ngay dưới đây!

Áp dụng iHCM sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro và khó khăn trên trong quá trình quản lý, đánh giá, thu thập dữ liệu KPI. Việc đánh giá hàng tháng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều do các chỉ tiêu đã được thiết lập rõ ràng ngay từ đầu, người được đánh giá chỉ cần nhập kết quả đạt được, phần mềm sẽ tự động tính toán và đưa ra điểm số dựa theo công thức doanh nghiệp thiết lập sẵn. Tổng hợp kết quả các chỉ tiêu sẽ ra được điểm kết quả KPI của chu kỳ đánh giá.

iHCM sẽ là công cụ tuyệt vời hỗ trợ xây dựng, vận hành, theo dõi, đánh giá, giúp việc triển khai KPI trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều so với cách làm thủ công truyền thống.

- Các thông tin được lưu trữ tập trung trong cùng một hệ thống và xuyên suốt theo thời gian thực.

- Giảm thiểu công tác hành chính thủ công, văn bản giấy tờ, báo cáo. Tiết kiệm thời gian và chi phí.

- Lãnh đạo quản lý luôn theo sát được tình hình và hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề phát sinh.

- Báo cáo kết quả nhanh chóng đảm bảo minh bạch chính xác, giảm thiểu tối đa sự cảm tính trong quá trình đánh giá nhân viên.

* Cuộc khảo sát được Công ty tư vấn CEL Consulting thực hiện vào tháng 02/2014.