Cách "pha trộn" các phong cách làm việc khác nhau trong một nhóm để đạt hiệu suất cao nhất

Bằng cách thấu hiểu mỗi nhân tố, tận dụng điểm mạnh từng người và cho họ sự huấn luyện riêng biệt phù hợp, chúng ta sẽ góp nhặt được những giá trị to lớn cho tập thể. Vậy làm cách nào để chúng ta tăng cường và thúc đẩy sự đa dạng trong phong cách làm việc?

Đa số lãnh đạo ngày nay nhận ra rằng những tổ chức tốt nhất thường thúc đẩy sự đa dạng trong tập thể để đạt được những thành công lâu dài. Tuy nhiên đa số vẫn nghĩ về khái niệm đa dạng theo phạm trù hẹp: đa dạng về giới tính, dân tộc, tôn giáo, xu hướng giới tính hay tuổi tác. Đôi khi họ còn cân nhắc về những tính chất trong tổ chức như chức năng hay thứ hạng.

Nhưng thật ra, có một sự đa dạng hữu ích hơn nhiều: sự khác biệt trong phong cách làm việc, cách suy nghĩ, cách tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ. Trong bất kì một môi trường làm việc nào chúng ta cũng có thể thấy 4 dạng nhân viên sau:

• Người logic, có tư duy phân tích và làm việc tốt với dữ liệu.
• Người có tính tổ chức, tập trung vào kế hoạch và tạo ra những định hướng chi tiết.
• Người hay hỗ trợ, giàu biểu cảm và chi phối bởi cảm xúc.
• Người có tính chiến lược, khả năng tổng hợp và thích làm việc với những ý tưởng.

Khi những cá nhân hay người lãnh đạo của tổ chức đều có cùng một phong cách, chắc chắn chúng ta sẽ nhanh chóng gặp vấn đề. Ví dụ, nếu tất cả mọi người trong tổ chức có một tầm nhìn lớn, tính chiến lược, làm việc theo trực giác trong công việc và bào mòn cấu trúc của kế hoạch dự án, thì có thể sẽ thường xuyên lâm vào tình trạng vượt quá ngân sách và chậm tiến độ.

Hoặc giả như tất cả mọi người đều có cùng có lối tư duy tuân theo quy tắc, khả năng phân tích và làm việc theo kế hoạch, không thích sự gián đoạn thì khi đó việc phát triển cải tiến một sản phẩm mới là hoàn toàn không thể. Dưới đây là một số giải pháp giúp chúng ta tăng cường và thúc đẩy sự đa dạng trong phong cách làm việc:

Quan sát những thành viên trong nhóm

Trong trò chơi poker, người ta chú ý đến những hành vi đáng nghi hoặc tiêu biểu để đoán được bài của đối thủ. Và quy tắc đó cũng có thể áp dụng vào phong cách làm việc. Để đánh giá một bản báo cáo hay một đồng nghiệp, hãy nghĩ theo những hướng sau:

• Họ thường hoàn tất công việc sớm, đúng hạn hay “đợi nước đến chân mới nhảy”?
• Họ viết email chỉ bằng vài từ, hay dài dòng như một “tiểu thuyết”?
• Họ có thường kết hợp điệu bộ, cử chỉ tay khi nói chuyện hay có xu hướng kiểm soát và kiềm chế những hành động?

Những điều này, có thể rõ ràng lẫn thoáng qua, sẽ cho bạn cơ sở để xác định phong cách làm việc của một người. Bạn cũng có thể thử làm những đánh giá nhanh này từ trình độ của mỗi người. Bởi vì phong cách làm việc là bản năng thật sự, tuyển dụng là cách tốt nhất để tạo nên một tổ chức đa dạng. Nếu nhận thấy một hay hai phong cách làm việc quá đặc trưng trong tổ chức, chắc chắn đó là lúc cần phải nhanh chóng đi tìm thêm những tố chất khác cho tập thể.

Làm nổi bật điểm mạnh của từng cá nhân

Một cộng sự với tư duy logic và khả năng phân tích sẽ làm việc tốt nhất với các vấn đề vận hành dữ liệu và giải quyết các vấn đề phức tạp. Người đó sẽ tập trung hết mức vào công việc để có thể đạt bất kì mục tiêu hay thành tựu nào, đồng thời chắc chắn rằng mọi thứ luôn nằm trong ngân sách. Điểm mạnh của một cộng sự có tính tổ chức và chi tiết trong công việc sẽ là khả năng thiết lập hệ thống, tạo ra cấu trúc dự án và hoàn thành công việc một cách chính xác. Người đó sẽ đảm bảo công việc được kết thúc đúng hạn.

Người cộng sự với khả năng thấu hiểu, cảm nhận sẽ thể hiện khả năng tuyệt vời trong việc xây dựng các mối quan hệ, tạo nên sự kết nối, tương tác trong tập thể và thuyết phục mọi người cùng đi theo một ý tưởng. Người này sẽ kéo mọi người vào công việc mọi ngày và truyền đạt những ý tưởng một cách hiệu quả cho cả tập thể.

Một cộng sự có tầm nhìn xa và khả năng tổng hợp có thể là một chất xúc tác tạo nên sự thay đổi, bùng nổ những giải pháp cho vấn đề và tổng hợp những suy nghĩ của nhiều cá nhân trong tập thể. Đó là người sẽ liên tục tìm kiếm sự cải tiến để đảm bảo cho sự phát triển cùng lúc giữa ý tưởng và thực thi, không ngừng thúc đẩy cả tập thể tiến về phía trước. Hãy chắc rằng tất cả mọi người đều hiểu được giá trị mà mỗi thành viên mang đến cho mục tiêu chung, đồng thời phân công cho các cá nhân những nhiệm vụ mà họ có thể thực hiện tốt nhất bằng tố chất riêng biệt của mình.

Huấn luyện cho mỗi phong cách làm việc

Để thúc đẩy khả năng mỗi thành viên đến mức tốt nhất, hãy cân nhắc sử dụng những câu hỏi phù hợp với phong cách làm việc riêng của từng người họ.

Đối với người logic, có tính phân tích:

• Mục tiêu của bạn là gì?
• Bạn đang tìm kiếm điều gì để đạt đến thành tựu?
• Bạn có thể tìm cơ sở thông tin giúp bạn ra quyết định ở đâu?

Đối với người có tính tổ chức và chi tiết:

• Bạn sẽ làm cách nào để giúp việc này trở nên hiệu quả hơn?
• Làm sao để quyết định đâu là bước tiếp theo trong dự án?
• Trong quá khứ, điều gì từng hiệu quả với bạn?

Đối với người giỏi thấu hiểu, giàu cảm xúc:

• Cách cư xử của bạn sẽ tác động như thế nào đến người khác?
• Ai sẽ là người ủng hộ bạn trong việc này?
• Người nào khác sẽ cần được kéo vào trong vấn đề này?

Đối với người nhìn xa trông rộng:

• Ý tưởng trong tương lai sẽ như thế nào?
• Bạn có ý tưởng gì để thể hiện vấn đề này?
• Nếu bạn còn có thể làm điều gì khác thì đó có thể là gì?

Theo cafebiz

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.