Milestone trong quản lý dự án là gì?

Milestone là "Cột mốc" quan trọng của dự án. Các mốc này là những chỉ dấu bắt đầu hoặc kết thúc một dự án hoặc đánh dấu sự hoàn thành của một giai đoạn công việc chính.

Nếu một Milestone tập trung vào những điểm quan trọng trong tiến trình của dự án. Bạn sẽ thấy nó rất hữu hiệu trong tiến trình dự án. Nó có nhiệm vụ chia nhỏ một dự án lớn thành các phần có thể quản lý được và giúp quá trình quản lý dự án "dễ ăn" hơn.

Vì vậy khi khởi động một dự án, nó sẽ giúp ích rất nhiều trong việc lập kế hoạch. Trong các phần mềm quản lý dự án, nó thường được ký hiệu bằng biểu tượng "Kim cương" trên Biểu đồ Gantt Chart.

Biểu đồ Gantt là một dạng lịch trực quan thể hiện kế hoạch của dự án. Được thế hiện dưới dạng dòng thời gian với các công việc nằm dọc theo quá trình thực hiện dự án cho đến lúc dự án thành công. Các Milestone sẽ phân chia các dòng thời gian này thành các giai đoạn.

Lập kế hoạch với Milestone

Các Milestone sẽ cho phép ước lượng chính xác hơn thời gian để hoàn thành dự án. Chính vì thế chúng rất quan trọng trong việc lập kế hoạch thực hiện dự án. Dựa trên các Milestone, bạn có thể xác định giai đoạn chính của dự án. Với các Milestone này bạn có thể tính toán độ chùng của dự án tốt hơn bằng cách chia nhỏ dự án thành các khoảng nhỏ để dễ kiểm soát hơn.

Các Milestone cũng là công cụ để lập kế hoạch trong tâm trí một cách linh hoạt.

Theo dõi tiến trình của bạn với các Milestone

Một phần của việc lập kế hoạch dự án đó là việc giám sát liên tục theo thời gian thực. Các Milestone sẽ giúp bạn biết được bạn đã đi bao xa trong dự án. Khi nhìn vào những Milestone đã hoàn thành, bạn sẽ biết được dự án của mình đã đi bao xa và còn bao lâu nữa thì "chạm" vào vạch đích.

Điều này sẽ rất có ích cho các bên liên quan như: Khách hàng, chủ đầu tư... Họ sẽ không quan tâm đến một báo cáo chi tiết về tiến độ của dự án. Họ muốn nhìn tổng thể của dự án xem nó có đang đi theo đúng kế hoạch hay không. Các Milestone sẽ chỉ ra các giai đoạn chính của dự án mà bạn phải hoàn tất tại các điểm này theo kế hoạch.

Khi trình bày với các bên liên quan, bạn sẽ trình bày cho họ các Milestone bạn đã hoàn thành tháng này và các Milestone mà bạn đang theo dõi sẽ hoàn thành trong tháng tới. Hãy thông báo cho họ biết rằng bạn đạt được các Milestone này theo kế hoạch hay nó đã bị chậm trễ. Đừng che giấu việc bạn đã bị chậm mất 1 Milestone. Họ sẽ hiểu và đánh giá cao sự trung thực và tin tưởng vào sự chuyên nghiệp của bạn trong quản lý dự án.

Milestone có thể đem đến niềm vui?

Mặc dù, Milestone chỉ là các ký hiệu trông giống như các "hạt" hay "con Ốc -vít" nhỏ trên Biểu đồ Gantt. Nhưng ý nghĩa nó mang lại rất lớn, nó cho thấy các thành tựu mà bạn hay đội nhóm của bạn đã đạt được. Rõ ràng, một khi đạt được các "Cột mốc" quan trọng có nghĩa là họ đã làm đúng kế hoạch đề ra. Hãy nhân cơ hội này để chúc mừng họ nhé!

Ăn mừng thành công khi đạt được Milestone bằng những cách phù hợp với bạn và nhóm dự án. Nó có thể chỉ đơn giản là cái bắt tay, một cú Hi - Fi hay chỉ là một ghi chú, một đoạn tin nhắn dành cho team. Tưng bừng hơn thì bạn có thể chiêu đãi họ một bữa trưa hay thưởng cho họ một phần thưởng. Dù cách nào đi nữa, việc công nhận thành tích của nhóm sẽ thúc đẩy mối quan hệ tích cực của nhóm, xây dựng niềm tin và giữ chân nhân viên.

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác