Biểu đồ Gantt hay Kanban: Đâu là lựa chọn cho Doanh nghiệp của bạn?

Lĩnh vực Quản lý dự án đang ngày càng phát triển. Các dự án ở khắp mọi nơi: trong sản xuất, bán lẻ, xây dựng, phát triển phần mềm, tiếp thị, tổ chức sự kiện, giáo dục, và vô số các lĩnh vực khác.

Chính vì thế không có gì đáng ngạc nhiên khi rất nhiều vị trí quản lý dự án được tạo ra trên toàn thế giới do có nhu cầu cao. Bản thân nghề này dự kiến sẽ tăng hàng nghìn tỷ đô la một năm và hơn 13 triệu vị trí liên quan sẽ được tạo ra ở các quốc gia hàng đầu thế giới.

Tuy nhiên, điều đầu tiên cần làm trước khi bạn quyết định nhảy vào nghề là cần tìm hiểu rõ ràng phương pháp nào cần tuân theo. Nó có thể là Scrum, Kanban, phương pháp thác nước hoặc một số phương pháp khác. Tất cả các công việc và kết quả sẽ phụ thuộc trực tiếp vào sự lựa chọn của bạn. Vì vậy, hiểu được sự khác biệt chính giữa các phương pháp cốt lõi là một điều vô cùng cần thiết.

Các phần mềm quản lý dự án phần lớn dựa trên hai cách tiếp cận - biểu đồ Gantt và Kanban . Do đó, các công cụ chuyên dụng có thể được gọi là phần mềm biểu đồ Gantt và phần mềm Kanban. Chúng khác nhau về bản chất và cả hai đều có những ưu điểm cũng như nhược điểm. Đã đến lúc tìm ra đâu là lựa chọn phù hợp cho các dự án trong doanh nghiệp của bạn.

Chọn Biểu đồ Gantt hay Kanban?

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh được sử dụng rộng rãi trong lập kế hoạch dự án. Nó có hai trục - một dọc và một ngang. Các tác vụ cần thực hiện được đặt trên trục tung trong khi các khoảng thời gian cho mỗi tác vụ được hiển thị trên đường ngang. Do đó, người quản lý có thể nhanh chóng hiểu được dự án chứa bao nhiêu nhiệm vụ và thời gian họ yêu cầu.

Tham khảo thêm bài viết: Công cụ đắc lực cho quản lý dự án - Biểu đồ Gantt Chart Cổ nhưng không cũ

Ưu điểm của biểu đồ Gantt

● Có cái nhìn tổng quan, rõ ràng về một dự án: nhiệm vụ, người được giao, mốc thời gian, v.v. Người quản lý, cũng như các thành viên trong nhóm, có được một bức tranh rõ ràng về những gì đang diễn ra trong một dự án.

● Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ: Biểu đồ Gantt mở ra các cơ hội để phân loại các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên của chúng.

● Theo dõi được tiến độ: Nó cho phép theo dõi một dự án do đó đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng.

● Quản lý thời gian và thời hạn: Tất cả các ngày trong một dự án đều được xác định rõ ràng vì vậy bạn khó có thể bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nào.

● Quản lý nguồn lực: Người quản lý có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, ngăn không cho họ có quá nhiều nhiệm vụ và ngược lại, giao thêm nhiệm vụ cho những thành viên hoạt động kém.

● Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ: Trong thực tế, các nhiệm vụ được kết nối với nhau: kết thúc một nhiệm vụ sẽ bắt đầu một nhiệm vụ khác, v.v. Biểu đồ Gantt cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các mối liên quan này.

● Đường cơ sở: Tính năng này cho phép xem trạng thái dự án hiện tại và so sánh nó với những gì đã được lên kế hoạch ngay từ đầu. Nó giúp các nhà quản lý thấy trước và tránh rủi ro.

● Tạo trách nhiệm: Biểu đồ Gantt giúp quản lý và các thành viên khác trong nhóm nâng cao ý thức trách nhiệm. Sử dụng biểu đồ Gantt, người ta có thể dễ dàng theo dõi tiến trình của đội, làm nổi bật những chiến thắng lớn cũng như những thất bại lớn. Do đó, nó mang lại cơ hội công bằng cho tất cả mọi người, mọi người sẽ được ghi nhận rõ ràng khi công việc hoàn thành vượt quá mong đợi và nhận được sự công nhận xứng đáng.

Nhược điểm của biểu đồ Gantt

● Sự phức tạp trong các dự án lớn: Quá nhiều nhiệm vụ, người được giao và tài nguyên có thể biến biểu đồ Gantt thành một cấu trúc phức tạp, nơi khó có thể tìm ra cách mọi thứ hoạt động một cách rõ ràng.

● Thời gian để quản lý và cập nhật: Ngay cả khi một dự án đang phát triển theo kế hoạch, dù sao, biểu đồ Gantt yêu cầu cập nhật liên tục. Ngoài ra, việc quản lý thời gian và cập nhật có thể trở nên thực sự tốn thời gian nếu như bạn không ứng dụng một phần mềm có thiết kế biểu đồ GANTT thông minh.

Ai nên sử dụng biểu đồ Gantt?

Người quản lý dự án, thành viên nhóm, các bên liên quan và các bên liên quan khác từ các lĩnh vực khác nhau có thể dễ dàng ứng dụng phần mềm biểu đồ Gantt. Nếu bạn có nhu cầu về một tổng quan dự án rõ ràng với tất cả các nhiệm vụ, khung thời gian và tài nguyên được tạo và sự phân công nguồn lực, Biểu đồ Gantt sẽ là một lựa chọn tuyệt vời.

Mô hình Kanban

Kanban bắt nguồn từ tiếng Nhật và là viết tắt của thẻ card hay Một dự án đại diện cho một bảng ở đây và mỗi nhiệm vụ trông giống như một thẻ trong một cột nhất định.
Nhờ cách tiếp cận này, các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm có thể thấy họ cần làm những gì, có nguồn lực nào và khi nào phải thực hiện. Nói cách khác, hội đồng quản trị chỉ ra những việc cần làm, những gì đang diễn ra và những gì đã được thực hiện trong các cột tương ứng. Nhưng các cột không giới hạn chỉ những cái này. Ví dụ, trong lĩnh vực phát triển phần mềm, bảng cũng có thể bao gồm các cột Backlog, Mã hóa, Kiểm tra, v.v.

Ưu điểm của Kanban

● Dễ hiểu: Có cột, thẻ và bảng. Trong nháy mắt, các nhà quản lý có thể thấy trạng thái của tất cả các nhiệm vụ trong một dự án.

● Ứng dụng: Nhờ tính đơn giản của nó, Kanban có thể được áp dụng trên một hệ thống đã được triển khai. Nó sẽ giúp hình dung công việc đã được thực hiện và nhận ra các khu vực có vấn đề. Cách tiếp cận này không yêu cầu bất kỳ thay đổi trong cấu trúc tổ chức.

● Tính linh hoạt: Kanban phù hợp với các dự án có luồng thay đổi sắp tới và các ưu tiên có thể được thay đổi.

● Tăng nhận thức: Nhờ có quan điểm cột rõ ràng, người quản lý và thành viên trong nhóm có thể giảm thiểu rủi ro khi thực hiện công việc sai. Nó đảm bảo rằng không cần dành thời gian cho các hoạt động không cần thiết.

● Luồng phân phối: Vì thẻ có thể dễ dàng di chuyển giữa các cột, nó nhanh chóng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc vì có một điểm nhấn rõ ràng trong việc phân phối giá trị đúng lúc.

● Thay đổi: Dự án với phương pháp Kanban tập trung vào các cải tiến liên tục.

● Cải thiện hợp tác: Kanban khuyến khích cộng tác dễ dàng và thường xuyên. Các cuộc họp Kanban khác nhau đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm, bao gồm các nhà đầu tư, cổ đông, khách hàng, có thể trao đổi thông tin và giải pháp có liên quan và cộng tác trên các ý tưởng khác nhau.

Nhược điểm của Kanban

● Khung thời gian không chắc chắn: Người quản lý và thành viên nhóm chỉ biết các giai đoạn (thực hiện, đang thực hiện, phải làm) chứ không phải khung thời gian chính xác cho từng nhiệm vụ. Do đó, không có tính năng quản lý thời hạn trong Kanban.

● Điểm nhấn cốt lõi trên WIP (Công việc đang tiến hành) khiến Kanban không phải là một lựa chọn hoàn hảo cho các dự án hướng đến kết quả.

● Những thay đổi quá quan trọng có thể dẫn đến rủi ro cao.

Ai nên sử dụng Kanban?

Kanban là một lựa chọn tuyệt vời cho các đội nhóm cần một bức tranh trực quan rõ ràng về tất cả các nhiệm vụ và trạng thái của họ trong một dự án: một danh sách những việc cần làm, đang tiến hành và đã hoàn thành. Kanban là một lựa chọn tốt cho các nhóm phát triển phần mềm và công việc liên quan đến công nghệ. Nhưng thực tế, trừ một vài ngoại lệ như sản xuất, nó có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể kết hợp với các phương pháp phổ biến khác như Scrum.

Tổng kết

Biểu đồ Gantt và Kanban là những hai phương pháp tiếp cận khác nhau nhưng đều giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Chính vì thế cần cân nhắc chi tiết dự án như mục tiêu, lĩnh vực, thành viên trong nhóm, vai trò của người quản lý và những người khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương pháp tốt nhất để quản lý với dự án. Trong một số trường hợp, sự kết hợp giữa Biểu đồ Gantt và Kanban cũng sẽ hoàn toàn có thể đem lại hiệu quả tốt.

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác