Là sếp, bạn đã giao việc hiệu quả cho nhân viên?

Giao việc cho nhân viên sao cho hiệu quả và hợp lý là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng khi bạn đang trong cương vị của một nhà lãnh đạo. Bạn cần biết rõ nên giao việc gì, cho ai, giao việc như thế nào và hướng dấn nhân viên thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất.

Dưới đây là những bí quyết giúp bạn làm tốt được việc giao phó này, để mỗi “mệnh lệnh” của bạn được thực hiện triệt để nhất:

1. Lên giây cót tinh thần trước khi giao việc

Nhà quản lý sẽ cùng với nhân viên liệt kê rõ những việc cần làm đối với công việc của tuần hay của tháng, phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên “Quan trọng, khẩn cấp, không quan trọng, không khẩn cấp” kèm theo những chỉ dẫn riêng, đặc biệt những công việc này phải gắn với mục tiêu của phòng, của doanh nghiệp.

Điều này càng giúp cho mọi việc có trật tự. Nếu đã có mức thưởng hay chế độ tổng hợp dành cho từng nhiệm vụ càng cần phải thông báo cụ thể cho nhân viên. Tránh thay đổi đột xuất kế hoạch hay người phối hợp mà không có lý do chính đáng.

2. Giao cả những việc đơn giản nhất, bên cạnh những việc lớn

Điều này thực sự cần thiết với nhân viên mới, họ cần phải tuân theo thứ tự công việc từ nhỏ đến lớn, như vậy, ngoài kỹ năng còn rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm và tạo sự tự tin của bản thân họ. Một nhiệm vụ quan trọng có thể được giao cho nhiều nhân viên phối hợp, giúp họ thể hiện năng lực, sự cố gắng và kỹ năng teamwork của mình đối trong công việc.

3. Giao việc đúng người

Tiêu chuẩn đầu tiên để giao trọng trách là khả năng chuyên môn, theo đó sẽ là tinh thần trách nhiệm với công việc. Nếu người mà bạn chỉ định có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao hẳn sẽ nguy hiểm hơn nhiều.

Đối với những nhân viên có phong cách làm việc cẩn trọng, tỉ mỉ, bạn có thể bố trị họ vào những vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo, năng động có thể sắp xếp vào nhóm giải pháp. Đây là những vị trí cần có để đảm bảo đến giờ phút cuối mọi công việc đều tránh được những sai sót không đáng có và đạt hiệu quả nhất định.

4. Định rõ hạn mức công việc được giao

Trong quá trình thực hiện công việc, đôi khi nhân viên thường tự ý vượt quá quyền hạn của mình. Vì vậy, trong quá trình giao việc, bạn cần định rõ hạn mức công việc để mọi người đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào phần việc của người khác.

Bạn có thể tham khảo bảng công việc mục tiêu nhóm trên phần mềm quản lý công việc iHCM, qua đó, sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt khối lượng công việc của mỗi người hay một công việc có bao nhiêu người phối hợp.

5. Nêu rõ yêu cầu về tiêu chí và thời hạn công việc

Mỗi nhân viên cần nắm rõ mục tiêu cụ thể công việc mà mình được giao, tầm quan trọng cũng như mối quan hệ với các công việc khác để định ra thời gian hoàn thành. Từ đây, nhân viên mới có những định hướng cơ bản trước khi bắt tay vào công việc. Khi tạo công việc trên phần mềm iHCM, nhân viên của bạn cần xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, qua đó, nhà quản lý có thể theo dõi dễ dàng tiến độ và có những phản hồi kịp thời khi không thấy sự tiến triển của nhân viên trong công việc đó.

Giao việc không chỉ đơn thuần là đưa ra “lệnh” mà quan trọng nhất là định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên. Đối với nhân viên mới, khi bắt đầu giao việc, bạn có thể theo dõi sát sao, sau đó tạo điều kiện để họ phát huy năng lực làm việc độc lập

6. Thường xuyên trao đổi, phản hồi về công việc

Đừng phó mặc nhân viên sau khi giao việc cho họ! Bạn không nhất thiết phải theo dõi từng động thái của nhân viên, nhưng cần chú ý đến tình hình công việc mà họ đang thực hiện. Khi cần phải đưa ra những ý kiến đóng góp, khi khích lệ nhân viên nếu họ làm tốt. Nếu công việc đòi hỏi yêu cầu khắt khe về thời gian cần nhắc nhở nhân viên chú ý về mặt tiến độ: quá hạn, Cần chú ý, Cảnh báo, Nguy cấp.

Bạn cũng có thể thực hiện phản hồi công việc ngay trên iHCM, theo thời gian thực, nhân viên của bạn có thể nhận notifications ngay tức thì qua ứng dụng trên các thiết bị di động dù họ không có ở văn phòng hay ở bất kỳ nơi đâu.

7. Định hướng phương thức làm việc

Khi giao việc, bạn có thể hướng dẫn nhân viên cách thức làm việc, khi gặp khó khăn họ có thể nhờ đến sự hỗ trợ của ai, công cụ hỗ trợ,… Đối với công việc quan trọng, người được giao có thể được lựa chọn thêm người phối hợp và cùng đưa ra kế hoạch hành động.

Hãy cho nhân viên của bạn hiểu rằng: bất kỳ lúc nào nếu gặp khó khăn, vướng mắc, họ cũng có thể nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên để đạt được kết quả công việc tốt nhất.

8. Đánh giá kết quả công việc sau khi hoàn thành và chuẩn bị cho lần giao việc sau

Sau khi nhân viên hoàn thành công việc, nhà quản lý cần thực hiện đánh giá kết quả, đồng thời nên lắng nghe những chia sẻ của nhân viên, cân nhắc và tìm ra phương thức làm việc phù hợp với nguyện vọng của họ cũng như lợi ích của công ty. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất chính là việc nhà quản lý đánh giá, làm những phép so sánh để có những điều chỉnh cho lần giao việc sau.

9. Giúp nhân viên trưởng thành và thành đạt

Giao việc chính là cách để nhân viên trưởng thành hơn nên khi giao việc, hãy nghĩ đến việc nhân viên học được những gì. Không nên vì sếp quá bận mà giao nhiều việc cho nhân viên, sẽ giống như giúp việc cho sếp mà thôi. Quan trọng nhất là làm thế nào để nhân viên biết việc mình làm không phải để giúp ai mà cho chính mình: phát huy khả năng, khẳng định vị trí và đạt đến một mức đãi ngộ xứng đáng.

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.