Cỗ máy khổng lồ Google chạy êm ru chỉ nhờ một hệ thống quản lý đơn giản?

OKR là hệ thống đơn giản giúp một công ty tổ chức và thi hành những mục tiêu được đề ra. OKR bắt đầu từ những vị trí đứng đầu và di chuyển xuống chuỗi các vị trí lãnh đạo cấp thấp trong công ty. Google không phải là hãng phát minh ra hệ thống phân loại này. OKR bắt nguồn từ tập đoàn Intel. Và có nhiều công ty khác cũng sử dụng hệ thống quản lý tương tự.

Cách đây vài năm, một thành viên của Google Ventures là Rick Klau từng có bài giới thiệu về cách vận hành của OKR. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một dự án khởi nghiệp và không sử dụng hệ thống tương tự như OKR thì bạn nên suy nghĩ lại. Hay nếu bạn làm việc cho một công ty lớn và công ty của bạn không sử dụng OKR thì đã đến lúc nên cân nhắc dùng tới nó. Thậm chí nếu sếp của bạn ghét áp dụng ý tưởng này thì bạn cũng nên áp dụng nó cho bản thân mình.

Dưới đây là nội dung được trang Business Insider trích từ bài thuyết trình của Klau, sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về cơ chế hoạt động đơn giản nhưng hiệu quả của OKR.

Hệ thống quản trị của Google có tên gọi Objectives and Key Results hay OKR
(tạm dịch: Những mục tiêu và kết quả then chốt).

Nhà đầu tư vào Google- John Doerr đã hăng hái xây dựng hệ thống quản lý nội bộ OKR ngay từ khi Google chập chững bước vào làng công nghệ. Đây là trang slide ví dụ về một OKR của John Doerr. Nó gồm một mục tiêu hàng đầu và 3 kết quả then chốt theo sau.

Đây là ví dụ về một OKR được áp dụng cho một đội bóng chày. Vị trí Tổng quản lý có 2 mục tiêu gồm: Chiến thắng giải Super Bowl và đảm bảo chắc chắn mọi người sẽ đến xem các trận bóng.

Và sau đó, thấp hơn vị trí huấn luyện viên, thậm chí chúng ta có thể thấy những cấp độ sâu hơn của hệ thống OKR. Huấn luyện viên muốn những tiền vệ của mình hoàn thành mục tiêu thi đấu nhất định như 200 yards mỗi trận. Tiếp theo, các điều phối viên sẽ tiếp tục triển khai OKR để thực hiện mục tiêu trên.

Vậy tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý này? Có 4 nguyên nhân được đưa ra gồm: Rèn luyện tính kỷ luật, truyền đạt mục tiêu chính xác, thiết lập những chỉ báo đo lường quá trình thực hiện và tập trung nỗ lực.

Sau đây là sơ đồ quá trình điển hình của OKR từ trên xuống dưới. Đầu tiên, CEO sẽ lập ra các mục tiêu, chúng sẽ được truyền xuống các bộ phận, sau đó là các nhóm và tiếp tục là đến từng nhân viên. Nó hoạt động tương tự như ví dụ OKR của đội bóng mà bạn đã tham khảo ở trên.

Để xây dựng được những OKR cụ thể, cần có sự gặp nhau giữa ý kiến của nhân viên và những người quản lý. Nó cũng có thể xem là một dạng đàm phán. Nhân viên cho biết, tôi muốn làm việc X trong khi nhà quản lý nói tôi muốn anh làm việc Y. Họ sẽ gặp nhau tại một điểm giữa và hướng tới mục tiêu Z.

Chu kỳ vận hành của OKR trong 1 năm, phân chia theo từng quý.

Sau đây là một vài điểm cơ bản khi áp dụng một OKR. Điều quan trọng nhất bạn cần nhớ là: Không được đặt ra quá nhiều kết quả then chốt. Điều bạn cần là 4 kết quả then chốt hoặc ít hơn cho mỗi mục tiêu, đồng thời mỗi người không quá 5 mục tiêu, nếu không bạn sẽ rơi vào tình trạng bị dàn trải. Mỗi kết quả then chốt sẽ được phân loại vào cuối mỗi quý dựa trên thang điểm từ 0 đến 1. Mục tiêu của bạn là đạt mức 0,6-0,7. Nếu bạn đạt được 1, đồng nghĩa với bạn đã thiết lập một mục tiêu dễ dàng. Bạn sẽ có động lực phấn đấu cao hơn khi theo đuổi một mục tiêu khó khăn.

Còn đây là những sản phẩm sau cùng khi các OKR hoạt động: tất cả mọi người nỗ lực làm việc hướng tới cùng một kết quả, mọi hoạt động đều liên hệ tới mục tiêu và kết quả then chốt nhằm thúc đẩy tới công ty,…

Vậy làm cách nào để xây dựng được một OKR tốt? Điều quan trọng nhất chính là khiến nó luôn đo lường được. Đừng nói “Tôi muốn làm cho trang web đẹp hơn” mà hãy đưa ra con số định lượng “ Tôi muốn tăng mức độ gắn kết của độc giả lên 15%”. Khát vọng và tính định lượng kết quả là những yếu tố quan trọng của một OKR tốt.

OKR có chức năng khác nhau tùy thuộc vào vị trí thiết lập là cá nhân, nhóm làm việc hay mức độ công ty.

Với tư cách là người thuyết trình, Rick Klau cũng giới thiệu đến người xem những bản OKR của cá nhân anh. Trong khủng hoảng tài chính, mục tiêu của Google là tạo ra doanh thu từ những tài sản đã sở hữu. Quyết định của Google là Blogger có thể kiếm nhiều tiền hơn và vì vậy Klau đã đưa ra ý tưởng để tạo ra doanh thu cho Blogger.

Anh cũng muốn tăng lượng truy cập, vì vậy buộc phải nghĩ ra ý tưởng để thu hút người đọc nhiều hơn nữa.

OKR về cải thiện danh tiếng của Blogger.

Tại thời điểm cuối quý, anh tiến hành đánh giá các kết quả đạt được. Nếu câu trả lời là có thì mức phân loại là 1 còn ngược lại là 0.

Bạn có thể nhìn thấy ở đây anh tự cho mức điểm 0,3 khi kết quả khắc phục lỗi 404 của Blogger không như mong đợi.

Việc xếp hạng này chỉ nên mất một vài phút. Đừng lãng phí quá nhiều thời gian của bạn cho nó.

Một điều cũng khá quan trọng là hãy công bố những bản OKR của bạn. Nói với toàn công ty về chúng. Những nhân viên Google đều có thể thấy OKR của đồng nghiệp mình. Một kỹ sư của Google có thể nhìn thấy những bản OKR của Larry Page và ngược lại.

Dưới đây là cách thức vận hành của OKR theo dòng thời gian.

Theo cafebiz

OKR thực chất là một biến thể của Quản lý theo mục tiêu. iHCM là phần mềm quản trị nguồn nhân lực có đầy đủ chức năng hỗ trợ OKR mà Google đang sử dụng với giao diện trực quan, dễ sử dụng của mạng xã hội, chạy trên phần lớn các hệ điều hành di động, nó giúp tổ chức thiết lập mục tiêu, liên kết mục tiêu của tổ chức với bộ phận và cá nhân, đo lường mục tiêu theo chu kỳ bằng KPI, đánh giá kết quả đạt được. ORK thường được áp dụng tại các công ty ưa thích mô hình quản lý tinh gọn, các công ty này áp dụng Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể của Quản trị hiệu suất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, với phần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất.
- Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu.
- Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất.
- Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể.
- Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa.

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn “Cập nhật trạng thái”, “Cập nhật % hoàn thành” hay “Sửa trọng số”, “Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu suất liện tục và xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

OKRs là công cụ hoàn hảo để quản lý, đo lường kết quả các mục tiêu có tính sáng tạo (Ví dụ như một số mục tiêu của họa sỹ, nhân viên phân tích thiết kế, nhân viên phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,...), các mục tiêu này đổi mới liên tục, nhiều mục tiêu diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn. Đó là lý do nó được Google, Deloitte,.... ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp sáng tạo.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.