Chỉ số đo lường hiệu suất - KPI: Định nghĩa, Phân loại, Thiết lập theo nguyên tắc SMART, Trực quan hóa bằng biểu đồ

"Cái gì mà không đo được thì không hiểu được, không hiểu được thì không kiểm soát được, không kiểm soát được thì không cải thiện được”. ― H. James Harrington

Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs), hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công là một trong những cách giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu đã đề ra.

Doanh nghiệp thường sử dụng KPIs để đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Chỉ tiêu KPIs rất quan trọng cho mọi doanh nghiệp, bởi nó giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu và đảm bảo các mục tiêu được liên kết xuyên suốt trong tổ chức. Sự tập trung này giúp doanh nghiệp thực hiện công việc, dự án có ý nghĩa để tiến tới mục tiêu nhanh hơn.

KPIs có thể dùng để đo lường hiệu suất tại nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp từ Kinh doanh, Marketing, Nhân sự đến Phòng tài chính và kế toán. Mỗi phòng có các chỉ số nhất định cần được đo và phân tích.

Mọi lĩnh vực kinh doanh đều có các chỉ số cụ thể cần được theo dõi, đo lường và phân tích - hiệu suất của bộ phận Marketing đo lường bằng số lượng khách đưa về từ các kênh marketing, các chiến dịch marketing, đối với bộ phận kinh doanh, cách đo lường dễ nhất chính là dựa vào doanh số hay như khối nhân sự kiểm soát dựa vào tỷ lệ thôi việc của nhấn viên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các chỉ số đều là Chỉ số đo lường hiệu suất KPIs.

Thiết lập KPIs cần tuân theo theo nguyên tắc SMART

SMART là phương pháp giúp xác định các tiêu chí đo lường hiệu quả KPIs cho doanh nghiệp của bạn. S.M.A.R.T là một từ viết tắt, đưa ra những tiêu chí hướng dẫn thiết lập mục tiêu chính xác:

S-Specific: cụ thể, dễ hiểu. Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.

M-Measurable: đo lường được . Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

A-Attainable (hay Achievable): vừa sức. Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.

R-Relevant: thực tế. Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc...).

T-Timed: có thời hạn. Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

Nói cách khác, chúng trả lời cho các câu hỏi sau:

- Mục tiêu đặt ra có cụ thể không?

- Bạn có thể đánh giá tiến trình đặt được mục tiêu đó?

- Liệu mục tiêu đó có thực tế, có đạt được?

- Mục tiêu có liên quan đến doanh nghiệp?

- Thời hạn để đạt được mục tiêu là bao lâu?

KPIs có thể được theo dõi, đo lường theo “Leading Indicator - chỉ số trước” (hay còn gọi là “chỉ số sơ cấp”, “chỉ số dẫn dắt hiệu suất”) và “Lagging Indicator - chỉ số sau” (hay còn gọi là “chỉ số thứ cấp”, “chỉ số thể hiện kết quả cuối cùng”).

Lagging Indicator - chỉ số sau” tập trung vào quá khứ. Chúng đo lường kết quả đầu ra. Ví dụ, trong bộ phận nhân sự, tỷ lệ thôi việc là một chỉ số sau. Chỉ số KPI sau chỉ ra cho chúng ta câu chuyện về tình trạng nhân sự hiện tại của doanh nghiệp mà không chỉ ra phương pháp để thay đổi tình trạng này. Trong khi, chỉ số KPI trước tập trung vào tương lai, để giúp nâng cao các kết quả trong tương lai, có nghĩa các chỉ số này phản ánh sự tiên lượng trong tương lai chứ không trực tiếp phản ánh kết quả hiện tại.

4 phương pháp đo lường hiệu suất: KRIs, PIs, RIs, KPIs

KRIs (Key Result Indicator): Tổng quan hiệu suất của một doanh nghiệp trong một viễn cảnh nào đó.

PIs (Performance Indicator): Trình bày các mục tiêu đo lường để cải thiện hiệu suất

RIs (Result Indicator): Trình bày tóm tắt hiệu suất làm việc trong một khu vực cụ thể, ví dụ như số lượng bán hàng của một bộ phận.

KPIs (Key Performance Indicator): Trình bày các mục tiêu đo lường để cải thiện hiệu suất đáng kể.

Mối quan hệ giữa 04 phương thức này có thể được so sánh với cấu trúc củ hành gồm nhiều lớp. Lớp bên ngoài mô tả tổng thể mục tiêu, các lớp bên trong đưa ra các chỉ số hiệu suất và hiệu quả, và lõi chính là nơi chứa Chỉ số đo lường hiệu suất KPIs.

Khi bộ chỉ số đo lường KPIs được thiết lập, nếu chỉ nhìn vào những số liệu thu nhận được thì sẽ khó có thể phân tích. Đây cũng chính là lý do cần trực quan hóa các dữ liệu thu được bằng các biểu đồ nhằm tăng tính hiệu quả, tập trung vào những yếu tố quan trọng, theo dõi diễn biến theo thời gian dài.

Một số dạng biểu đồ trực quan hóa bảng dữ liệu KPIs

1. Biểu đồ Waterfall Chart (hình thác nước)

Biểu đồ thác nước là một loại biểu đồ đặc biệt trong nhóm biểu đồ cột của Excel. Nó thường được sử dụng để chứng minh: từ một vị trí ban đầu đã tăng hoặc giảm qua hàng loạt các thay đổi như thế nào. Cột đầu tiên và cuối cùng của biểu đồ Waterfall điển hình đại diện cho tổng các giá trị. Các cột trung gian xuất hiện lơ lửng, cho thấy được sự thay đổi tích cực hay tiêu cực từ giai đoạn này đến giai đoạn khác, và kết thúc bằng cột tổng giá trị cuối cùng. Theo nguyên tắc, các cột này sẽ được mã hóa thành các màu để phân biệt các giá trị tích cực và tiêu cực. Sở dĩ gọi là biểu đồ thác nước là bởi vì các cột lơ lửng tạo ra hình dáng như những thác nước.

Loại biểu đồ này khá hữu ích cho các mục đích phân tích. Nếu bạn phải đánh giá lợi nhuận của công ty hoặc doanh thu từ các sản phẩm, hãy làm một bản kiểm kê hoặc phân tích doanh số bán hàng thay đổi như thế nào trong suốt năm đó.

2. Biểu đồ Sparkline

Sparklines chính là một biểu đồ mini mà bạn có thể đặt vào bên trong các ô nhằm có thể quan sát dữ liệu và biểu đồ trên cùng một bảng. Sử dụng đúng Sparklines, việc phân tích dữ liệu sẽ nhanh hơn và định hướng hơn và chắc chắn bạn cũng sẽ có một khung nhìn đơn giản hơn khi quan sát các thông tin và đưa ra quyết định.

3. Biểu đồ dạng thanh, cột (Bar chart)

Bar Chart hay còn gọi là Bar Graph là dạng biểu đồ sử dụng thanh đứng hoặc nằm ngang để biểu thị số liệu và sự so sánh giữa một số mục. Một trục của biểu đồ dùng để biểu thị các hạng mục được so sánh, trục còn lại biểu thị các nấc giá trị (số liệu) riêng biệt.

4. Biểu đồ Bullet

Biểu đồ Bullet là một biểu đồ được phát triển từ biểu đồ hình cột, giúp đánh giá mức độ hoàn thành kết quả thực hiện các chỉ tiêu (ví dụ như: đạt yêu cầu, hoàn thành, hoàn thành tốt, hoàn thành xuất sắc) thông qua việc thể hiện cường độ của màu sắc.

5. Pie chart/graph – biểu đồ hình tròn hay biểu đồ dạng bánh

Là dạng biểu đồ hình tròn dùng để phân tích hoặc so sánh ở mức độ tổng thể, trong đó có những phần khác nhau và mỗi phần thường có một màu riêng biệt. Mỗi phần biểu diễn số liệu (thường ở dạng phần trăm) cho một hạng mục nào đó, tên các hạng mục với màu của chúng thường được liệt kê bên cạnh. Phần màu càng lớn thì số liệu càng lớn và ngược lại.

Mẹo trực quan hóa bảng dữ liệu KPI bằng biểu đồ:

- Tránh đưa quá nhiều dữ liệu trong một biểu đồ đơn lẻ;

- Sử dụng các lược đồ màu hiệu quả;

- Không nên so sánh quá nhiều các chỉ số trong một biểu đồ;

- Không sử dụng nền màu tối;

- Các biểu đồ nên được tạo một cách đơn giản, không nhất thiết phải sử dụng các hiệu ứng 3D.

Nguồn iHCM tổng hợp và phiên dịch từ kpi.com