KPI chưa được triển khai thành công tại Doanh nghiệp Việt Nam - nguyên do vì đâu???

Trong một vài năm gần đây, khái niệm về KPI đã trở nên quen thuộc và trở thành công cụ được phát triển rầm rộ tại Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp đã thuê tư vấn bên ngoài hoặc tự xây dựng KPI vận hành trong hệ thống của mình. KPI đạt “độ nóng” đến mức cứ nhắc đến đánh giá nhân viên là mọi người sẽ nghĩ ngay đến việc xây dựng KPI. Tuy nhiên thực tế cho thấy, số doanh nghiệp Việt Nam triển khai KPI thành công là rất ít, có thể kể đến những nguyên nhân sau đây

Nhận thức về vai trò KPI

Hầu hết các doanh nghiệp chỉ hiểu KPI là công cụ đánh giá đơn thuần giúp xác lập và đo lường kết quả thực hiện của nhân viên vào cuối kỳ đánh giá. Trong khi, KPI có một vai trò to lớn hơn – công cụ quản trị chiến lược từ việc xác lập mục tiêu – theo dõi quá trình thực hiện – cảnh báo tiến độ - điều chỉnh mục tiêu kịp thời. Do đó, nếu hiểu KPI chỉ là mục tiêu cuối cùng thì hệ thống đánh giá sẽ được hiểu là MBO – Quản trị theo mục tiêu mà không còn là KPI nữa.

Lấy ví dụ minh họa cho xác lập mục tiêu của đơn thuần của công ty X: “Trong năm nay Phòng Kinh doanh thương mại bằng mọi giá cần tăng 20% doanh thu so với cùng kỳ năm ngoái”. Khi nhìn vào mục tiêu này, có thể thấy công ty này đã quá cứng nhắc trong tầm chiến lược, không quan tâm đến việc phân tích khách hàng, thị trường cũng như việc đảm bảo tính bền vững trong phát triển: doanh thu đến từ tập khách hàng nào? Có cần mở rộng thị trường hay không? Các quy trình làm việc có cần thay đổi hay nguồn nhân lực cần những yêu cầu gì?...

Áp dụng KPI vào mọi nơi

KPI chỉ được áp dụng tại các vị trí công tác mà mục tiêu được cố định, lặp đi lặp lại liên tục, ví dụ như các vị trí sản suất, kinh doanh, nhưng KPI áp dụng không hiệu quả tại các vị trí sáng tạo, theo đó mục tiêu và công việc thay đổi liên tục, ví dụ như các vị trí lập trình, thiết kế, đồ họa,....Trong các trường hợp này OKR (Objectives & Key Results - Phương thức được các công ty Google, Intel, Delloite,... áp dụng) là một lực chọn hoàn hảo. Để hiểu rõ khi nào lựa chọn OKR, khi nào dùng KPI, bạn có thể tham khảo bài viết OKRs và KPIs, doanh nghiệp chúng tôi nên chọn phương pháp đo lường hiệu suất nào?.

Xây dựng KPI với quá nhiều quy trình chuẩn hóa trong thẻ điểm cân bằng

Đây là nguyên nhân thứ hai dẫn đến việc KPI không được triển khai thành công tại Doanh nghiệp Việt. Họ xác lập rất chặt chẽ quy trình giữa các đơn vị và cá nhân, trong khi lại không chú trọng xác lập hệ thống mục tiêu của các quy trình đó hoặc kết quả của các quy trình đó không đo lường được. Do đó, khó có thể đánh giá được kết quả công việc của nhân viên cũng như tổ chức đã đạt được gì. Và với cách thức xây dựng KPI như trên, hệ thống đánh giá sẽ giống như hệ thống đánh giá theo MBP – Quản trị theo quá trình, bị sai lệch so với mục tiêu ban đầu của Doanh nghiệp về KPI.

Tinh thần KPI xuyên suốt từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên

Việc xây dựng KPI cần phải có sự đồng lòng nhất quán từ cấp lãnh đạo xuống từng nhân viên trong doanh nghiệp, tạo thành một văn hóa “Just do it – hãy làm ngay”. Người triển khai phải tạo khí thế, động lực đồng thời giúp từng cá nhân nhận thức đúng về KPI. Bởi nếu nhân viên hiểu sai vai trò KPI, họ sẽ xem đó là công cụ để giám sát mình chứ không phải là công cụ giúp mình cải tiến công việc trong quá trình theo dõi tiến độ công việc. Lý do khác có thể kể đến là khi xây dựng mục tiêu, đội ngũ triển khai thiếu những văn bản hướng dẫn hoặc không đủ năng lực để khích lệ tinh thần nhân viên cùng thực hiện.

Quyết tâm của cấp Lãnh đạo khi triển khai KPI trong doanh nghiệp

Do không được tham mưu để hiểu đúng các yêu cầu khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp của mình nên đôi khi người Lãnh đạo thiếu sự quyết tâm trong quá trình triển khai, phó mặc cho người chuyên trách thực hiện, xem việc triển khai KPI như là cách tạo lớp vỏ “công ty tôi cũng quản trị theo KPI”.
Thực tế, tại những tập đoàn thành công trên thế giới, người Lãnh đạo luôn là những người có quan điểm quản trị rất rõ và thấu hiểu tổ chức, qua đó họ truyền đạt tất cả điều đó cho nhân viên cũng như họ sẽ quyết tâm thực hiện một khi ý tưởng đã được truyền đạt. Chiến lược không tồi, nhưng triển khai tồi là 70% nguyên nhân thất bại của CEO.

Năng lực của đội ngũ triển khai nội bộ

Đội ngũ triển khai nội bộ thường được lấy từ những nhân viên xuất sắc từ các phòng ban trong công ty, nên khi KPI hoàn thành, nhóm chuyên trách này cũng tan giã trở về với công việc thường ngày mà không theo dõi và tổng hợp quá trình thực hiện để đưa ra cảnh báo kịp thời.

Xác lập mục tiêu chưa rõ ràng

Điều khó nhất khi xây dựng KPI là xác lập mục tiêu và thước đo phù hợp. Xác lập mục tiêu chưa rõ ràng, các thước đo cũng như chỉ tiêu đánh giá không phù hợp cũng là nguyên nhân khiến việc triển khai KPI không thành công. Chẳng hạn như trường đại học A khi xây dựng KPI đã đặt ra mục tiêu chiến lược là “Gia tăng lợi nhuận lên 15%”.

Xác lập mục tiêu chưa rõ ràng

Mục tiêu này không phù hợp vì trường học không phải là một tổ chức kinh doanh, nếu dùng chỉ tiêu này làm mục tiêu lớn quan trọng nhất sẽ thay đổi hoàn toàn tính chất của tổ chức, mặc dù xét ở một khía cạnh nào đó, chỉ tiêu này đúng khi xem xét nó ở một khía cảnh nhỏ trong mục tiêu hoạt động có doanh thu để duy trì hoạt động cũng như phát triển cơ sở hạ tầng.

Do đó, để triển khai thành công KPI tại các doanh nghiệp hiện nay, tổ chức cần phải chuẩn bị cơ sở hạ tầng đầy đủ cho việc ứng dụng KPI, tăng cường công tác truyền thông biến KPI thành một nét trong văn hóa doanh nghiệp, lựa chọn một đơn vị tư vấn nhiều kinh nghiệm thực tiễn,… sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua những bế tắc trong quá trình xây dựng.

Bài viết có tham khảo Nhân Viên Mới