Chỉ số KPI - Chỉ số đo lường hiệu suất doanh nghiệp

Chỉ số KPI là gì? Chỉ số KPI (Key Performance Indicator) – là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc. Có thể thấy rằng, chỉ số KPI là một trong những chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đi đúng hướng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn xem KPI là một điều gì đó mới mẻ, hoặc có thực hiện sẽ không tránh khỏi một số sai lầm.

Có 3 loại đo lường hiệu quả, rất nhiều doanh nghiệp thực hiện đo lường hiệu suất bằng sự kết hợp của 3 loại trên, tuy nhiên giữa 3 loại hình này lại có mối liên hệ mật thiết với nhau.

• KRI (Key Result Indicators): Tổng quan hiệu suất của một doanh nghiệp trong một viễn cảnh nào đó.
• PI (Performance Indicators): Các chỉ số đo lường để cải thiện hiệu suất. Thông thường có rất nhiều, nhưng không phải PI nào cũng là là chỉ số trọng yếu (Hay chỉ số KPI).
• KPI (Key Performance Indicator) : Các chỉ số đo lường để gia tăng hiệu suất trọng yếu.

Thông thường chỉ số KRI được sử dụng để đo lường các kết quả lớn cuối cùng của tổ chức, chúng được quan tâm bởi các vị trí quản lý cấp cao, hội đồng quản trị, nhà đầu tư. Có thể kể ra các chỉ số KRI sau:
- Mức độ hài lòng của khách hàng.
- Mức độ hài lòng của nhân viên.
- EBT (Earning Before Tax): Lãi trước thuế.
- Mức độ lợi nhuận từ khách hàng.
- Lợi nhuận trên từng đầu nhân viên.

PI trong một số trường hợp được gọi là Metric (Tạm dịch là "thước đo"), số lượng thước đo rất nhiều, nhưng không phải thước đo nào cũng là KPI. Để phân biệt PI với KPI (Thước đo với chỉ số KPI), quí vị có thể tham khảo bài "Sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số KPI".

 Mối quan hệ giữa KPI, PI, KRI

KRI được xem xét trong một chu kỳ tương đối dài, thông thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Còn KPI là một tập các đo lường tập trung vào khía cạnh hiệu suất, liên kết chặt chẽ hơn với các mục tiêu chiến lược của tổ chức và mang tính hành động cụ thể hơn.

7 đặc trưng cần có của KPI

7 đặc trưng này được thực hiện thông qua thảo luận nhóm, tham gia bởi 1500 chuyên gia về nhân lực

• Có thể định lượng được nhưng không nhất thiết mang tính chất tài chính (Non-financial measures). Điều này có nghĩa là KPI không biểu diễn bởi tiền bằng Dollar, Yên hay Pound,… 
• Tần số đo lường luôn kèm theo (ví dụ hằng ngày, tháng…)
• Có sự tham gia của quản lý cấp cao.
• Dễ dàng hiểu được cách thức đo lường bởi tất cả nhân viên
• Gán trách nhiệm đến cá nhân hoặc đội, nhóm.
• Ảnh hưởng có ý nghĩa (Ảnh hưởng đến các nhân tố thành công then chốt (Critical Success Factor)) 
• Ảnh hưởng tích cực (Ảnh hưởng đến các đo lường hiệu suất khác theo một cách tích cực) 

Yếu tố KPI không có dính đến tính chất tài chính, giả sử là 1000$/ngày chẳng hạn. Là bởi vì nếu điều đó xảy ra thì nó là KRI (Key Result Indicator) và xem hoạt động bán hàng trở thành một kết quả hoạt động. KPI được hiểu sâu hơn thế nhiều. Đó có thể là số lần liên lạc với các khách hàng mà đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. KPI thường được đo lường theo ngày, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm dựa theo từng vị trí công tác trong doanh nghiệp hay chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thời gian gần đây có sự kết hợp giữa yếu tố KPI tài chính và không mang tính tài chính là nhờ sử dụng thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard) của Kaplan và Norton, 4 khía cạnh trong doanh nghiệp mà có thể hình thành KPI.

• Tài chính: như tăng trưởng doanh số bán hàng, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư
• Khách hàng: như thị phần, sự hài lòng của khách hàng
• Quy trình kinh doanh nội bộ: như hiệu quả lao động, doanh thu tài sản vật chất
• Việc học tập và phát triển của nhân viên: sự hài lòng của nhân viên, đầu tư đổi mới và nghiên cứu 

KPI được áp dụng trong iHCM phiên bản Enterprise dành cho doanh nghiệp lớn với các chức năng:

• Thiết lập KPI.
• Xây dựng qui trình nhập KPI nhằm đảm bảo số liệu đáng tin cậy.
• Ghi nhận và giám sát KPI.
• Đánh giá kết quả qua KPI.

Hãy theo dõi chi tiết bài viết của iHCM, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cụ thể việc xây dựng quy trình KPI, thư viện mẫu KPI và những lỗi nên tránh khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp.

Để phân biệt PI và KPI, quí vị có thể tham khảo bài viết Sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số KPI, để hiểu thêm về KPI, quí vị có thể xem thêm các bài Những sai lầm cần tránh khi thiết lập KPI, Các bước triển khai KPI.

Bài viết có sự tham khảo từ nhiều nguồn